Dalam dunia bisnis, surat quotation dan invoice merupakan surat-surat yang sering digunakan. Keduanya memiliki peran dan fungsinya masing-masing.

Agar tidak salah, simak penjelasan surat quotation dan invoice berikut beserta contohnya.

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Lifestyle (rev)

 

Quotation dan Invoice Dibutuhkan dalam Proses Purchasing

Quotation dan invoice biasa digunakan pada kegiatan pembelian barang dalam proses bisnis yang berjalan. Walaupun sama pentingnya, kedua surat ini memiliki fungsi yang berbeda sehingga penggunaannya pun tidaklah sama.

Quotation merupakan surat penawaran, sedangkan invoice merupakan faktur penjualan. Seringkali, beberapa orang masih bingung akan perbedaan dari kedua jenis surat tersebut.

Jika seseorang ingin menjalankan proses purchasing dalam sebuah bisnis, maka ia harus memahami fungsi masing-masing surat tersebut dengan benar agar dapat menghindari kesalahan yang tidak diinginkan.

 

Quotation dan Invoice: Definisi, Perbedaan, dan Peran

Untuk mengenal masing-masing jenis surat dengan baik, pahami terlebih dahulu definisi, perbedaan, hingga peran surat quotation dan invoice dalam dunia purchasing. Berikut penjelasannya:

 

#1 Quotation

Quotation merupakan surat penawaran yang diberikan setelah permintaan dilakukan. Dalam transaksi B2B, pelanggan akan melakukan permintaan dengan menghubungi kamu selaku pihak penyedia barang atau jasa.

Selanjutnya, surat quotation akan kamu kirimkan kepada pelanggan tersebut sebagai surat penawaran akan barang atau jasa yang kamu jual.

Di dalam quotation, umumnya terdapat beberapa hal penting yang mencakup kode, deskripsi, dan harga satuan dari barang atau jasa yang ditawarkan. Data perusahaan pun harus ditulis dengan lengkap.

Mulai dari alamat, nomor telepon, sales, dan penanggung jawab dari perusahaan. Jika ada promo, maka potongan harga juga harus dicantumkan dengan jelas dan rinci dalam quotation. Lalu setelah, itu barulah harga penawaran diberikan.

Contoh Surat Quotation dan Cara Membedakannya dengan Invoice 01 - Finansialku

[Baca Juga: 3 Contoh Surat Permohonan Resmi Untuk Berbagai Kepentingan]

 

Untuk tata cara pembayaran dapat dilakukan dengan 2 metode yaitu cash on delivery dan cash before delivery. Pemilihan metode pembayaran ditentukan berdasarkan kesepakatan.

Biasanya, jika sudah menjadi langganan maka pembayaran dapat dilakukan setelah barang diterima atau cash on delivery. Terlepas dari apapun metode pembayarannya, nomor rekening tetap harus dilampirkan dengan jelas.

Surat quotation merupakan surat yang penting dalam jalannya proses pembelian. Jadi, jika kamu berada pada posisi pembeli, sampaikan surat tersebut sesegera mungkin kepada pihak manajer sebagai penentu keputusan setelah kamu menerimanya.

 

#2 Invoice

Jika quotation merupakan surat penawaran, maka invoice merupakan surat permintaan atau penagihan untuk melakukan pembayaran.

Invoice menjadi media komitmen antara penjual dan pembeli mengenai perjanjian tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan.

Isi dari invoice sendiri ialah rincian barang atau jasa sesuai harga yang telah PO. Harga tersebut tidak akan berubah tanpa adanya penambahan biaya apapun.

Invoice diberikan bersamaan dengan lampiran tanda terima barang dan faktur pajak.

Karena invoice diberikan saat pembeli sudah menerima barang, maka invoice menjadi bukti penting yang menunjukkan bahwa jasa sudah terlaksana atau barang sudah sampai. Oleh karena itulah, invoice harus disimpan dengan baik.

Contoh Surat Quotation dan Cara Membedakannya dengan Invoice 02 - Finansialku

[Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Setengah Resmi]

 

Pembuatan invoice tidak sesulit quotation. Perusahaan dapat menyesuaikan invoice dengan kebutuhan masing-masing. Namun secara umum, invoice bertujuan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan.

Untuk itulah, maka beberapa kelengkapan dalam penulisan invoice harus diperhatikan. Seperti identitas perusahaan dan nomor surat pemesanan yang akurat.

Jika dalam bentuk barang, maka invoice berisikan daftar barang yang dibeli dengan lampiran deskripsi barang, jumlah, harga, total pembayaran, hingga total pajak yang perlu dibayarkan.

 

Kelengkapan, Tips, dan Contoh Surat Quotation

Sebelum melihat contoh surat quotation, kamu harus memahami kelengkapan-kelengkapan surat yang wajib dituliskan dalam quotation dan tips dalam menulis surat.

 

#1 Kelengkapan Quotation

Surat quotation terdiri dari 3 bagian surat, yaitu bagian pembuka, isi, dan penutup sebagai berikut:

  1. Pembuka

Berisi sumber informasi atau iklan dari perusahaan terkait yang memuat kebutuhan akan mitra penyedia barang atau jasa. Profil singkat perusahaan juga dimuat pada bagian ini.

 

  1. Isi

Berisi informasi lengkap tentang detail barang atau jasa yang ditawarkan serta pernyataan untuk meyakinkan calon pembeli agar proses transaksi dapat terjadi.

 

  1. Penutup

Berisi tentang harapan untuk dapat menjalin sebuah kerja sama yang saling menguntungkan di antara kedua belah pihak.

Contoh Surat Quotation dan Cara Membedakannya dengan Invoice 03 - Finansialku

[Baca Juga: Kegunaan dan Contoh Surat Referensi Bank Terbaru 2020]

 

#2 Tips Menulis Quotation

Dari penjabaran di atas, jelas bahwa quotation memegang peranan penting dalam meningkatkan peluang kerjasama. Agar kerjasama dapat terjalin, berikut beberapa tips dalam penulisan quotation:

  1. Selain profil perusahaan, tuliskan juga kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan. Seperti tenaga ahli, peralatan yang digunakan, fasilitas dan lain-lain sehingga terlihat meyakinkan calon pembeli.
  2. Lampirkan daftar rekam jejak, pekerjaan, atau proyek sejenis yang pernah ditangani sebelumnya agar calon pembeli menganggap kamu telah berpengalaman.
  3. Sertakan daftar rekam jejak (TDR), surat izin perdagangan (SIUP) dan nomor pokok wajib pajak (NPWP) perusahaan sebagai identitas resmi dan data pendukung perusahaan.

Contoh Surat Quotation dan Cara Membedakannya dengan Invoice 04 - Finansialku

[Baca Juga: Semua yang Harus Kamu Tahu Soal Surat Berharga Negara (SBN)!]

 

#3 Contoh Penulisan Quotation

Berikut beberapa surat quotation yang baik dan benar sebagai gambaran yang dapat dijadikan referensi.

 

BAYU CAKRA SANTOSA

Jalan Jend. Sudirman 236, Jakarta Selatan

Telepon (021) 5591212 | Email: info@bcs.com | Website: bayucakra.com

 

Jakarta, 11 Juli 2020

 

Nomor Surat   : 113/b.2.3.4/SKS/BCS/VII/2020

Lampiran         : 7 (tujuh) lembar

Perihal             : Penawaran Jasa Instalansi Water Sprayer

 

Kepada Yth.

Direktur Utama PT PTPN Persero XII

di

Jakarta

 

Sehubungan dengan proyek Pelelangan Pekerjaan Pembangunan Instalasi Water Sprayer di Area Perkebunan PTPN X Bandung pada tanggal 1 Juli 2020 di website www.ptpnxii.com, kami selaku perusahaan distributor alat dan mesin pertanian mengajukan penawaran kerja sama dalam bentuk penyediaan tenaga kerja dan jasa instalansi water sprayer.

Adapun bersamaan dengan surat ini kami lampirkan beberapa dokumen pendukung sebagai bahan pertimbangan Bapak memilih perusahaan kami, dokumen tersebut antara lain:

  1. Dokumen Perjanjian Kerja Sama Operasional
  2. Profil Perusahaan
  3. Daftar Pengalaman Penanganan Proyek Sejenis selama 5 (lima) tahun terakhir;
  4. Review Pengalaman Penanganan Proyek Sejenis 5 (lima) tahun terakhir;
  5. Daftar Riwayat Hidup tenaga kerja yang diusulkan
  6. Surat pernyataan kesediaan untuk ditugaskan dari tenaga kerja yang diusulkan
  7. Dokumen lain yang dipersyaratkan

 

Dengan mengirimkan surat penawaran kerja sama ini, kami menyetujui segala persyaratan yang telah dicantumkan.

Demikian surat penawaran ini kami buat sebagai bahan pertimbangan. Besar harapan kami untuk dapat terjalin kerja sama yang menguntungkan dengan adanya proyek ini.

 

Presiden Direktur PT Bayu Cakra Santosa

 

 

(Herman Sulistyo, SP.MSi)

 

 

Ciptakan Peluang Kerjasama dengan Quotation yang Tepat, Simpan Invoice Sebagai Bukti Penerimaan

Quotation dan invoice memiliki fungsi yang berbeda namun keduanya menjadi penting dalam dunia bisnis.

Maksimalkan quotation untuk menjalin kerjasama dan simpan invoice sebagai tanda terima atas setiap barang yang telah dibeli/dijual.

Kamu dapat menggunakan kedua surat tersebut untuk membantumu dalam proses purchasing yang berjalan dalam perusahaan. Pastikan bahwa penulisannya telah tepat dan mencakup seluruh bagian yang diharuskan.

Jangan sampai perusahaanmu terlihat tidak profesional hanya karena kesalahan penulisan.

Selain contoh surat quotation di atas, Finansialku juga menyediakan ebook gratis tentang pembuatan surat pengunduran diri beserta contohnya. Download sekarang, ya.

Landing page cara membuat surat resign-03

Download Sekarang

 

Sekian ulasan mengenai surat quotation dan invoice. Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa bagikan pula kepada rekan-rekanmu yang membutuhkan informasi serupa.

 

Sumber Referensi:

  • Admin. 22 Desember 2018. Contoh Surat Quotation Resmi yang Benar. Contohsurat.org – https://bit.ly/2ZBQbx9
  • Admin. 27 Februari 2019. Cara Mudah untuk Membedakan Quotation dan Invoice. Insight.mbiz.co.id – https://bit.ly/2NPQSx9

 

Sumber Gambar:

  • Quotation 1 – https://bit.ly/38LPS73
  • Quotation 2 – https://bit.ly/2ZYv8VH
  • Quotation 3 – https://bit.ly/2ZhzBn6
  • Quotation 4 – https://bit.ly/2OcTbL9