Sejak lahir ke dunia hingga memiliki keluarga sendiri, kita mempunyai banyak dokumen penting. Bagaimana cara menyimpan dokumen tersebut dengan baik, supaya tidak hilang atau rusak?

Inilah beberapa tips yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen penting, supaya tidak hilang dan mudah juga untuk dicari saat perlu.

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Lifestyle (rev)

 

Pentingnya Menyimpan Dokumen Dengan Baik

Dokumen atau surat-surat penting wajib disimpan dengan baik. Karena terbuat dari material yang mudah rusak, Anda perlu memikirkan tempat yang tidak lembab, jauh dari sinar matahari, dan jauh dari jangkauan anak-anak.

Dokumen penting yang pada umumnya kita miliki selama hidup kita di antaranya:

  1. Akta kelahiran
  2. Ijazah lulus Sekolah (SD, SMP, SMA/SMK)
  3. Ijazah lulus Perguruan Tinggi (S1, S2, S3)
  4. Surat Tanah
  5. Surat Kepemilikan Rumah
  6. Polis Asuransi
  7. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
  8. Surat Ijin Mengemudi (SIM)
  9. BPKB Kendaraan Bermotor
  10. STNK
  11. Paspor, dan dokumen lainnya.

 

Mengapa dokumen-dokumen tersebut harus disimpan dengan aman? Alasannya, beberapa dokumen di atas bisa menjadi sasaran pencurian.

Namun alasan utamanya adalah orang-orang seringkali tidak cermat dalam menyimpan dokumen, sehingga hilang atau rusak karena salah tempat penyimpanan.

Dokumen penting rawan rusak karena terbuat dari material kertas, sehingga kita harus berhati-hati untuk mencegah dokumen tersebut robek, dimakan rayap, ataupun basah.

Pasalnya, untuk membuat kembali dokumen penting yang hilang atau rusak biasanya tidak mudah. Dibutuhkan banyak persyaratan, waktu yang tidak sebentar, dan pastinya ada biaya administrasi yang harus kita keluarkan.

 

Ini Cara Menyimpan Dokumen yang Aman!

Enam cara menyimpan dokumen ini dapat membantu anda mengamankan surat-surat penting.

 

#1 Fotokopi dan Scan Dokumen

Setelah menerima dokumen penting, yang harus Anda lakukan adalah memfotokopi dokumen tersebut  kurang lebih 5 hingga 10 lembar.

Tujuan memfotokopi dokumen adalah:

  • Saat memerlukan dokumen tersebut, Anda tidak harus mengeluarkan yang asli, sehingga mengurangi risiko hilangnya dokumen.
  • Jika terjadi kerusakan atau hilangnya dokumen asli, Anda akan lebih mudah melakukan pengurusan pembuatan dokumen yang baru.

 

Untuk kepentingan melamar pekerjaan atau pendaftaran sekolah, biasanya akan diminta fotokopi ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat TOEFL yang sudah dilegalisasi.

Jadi Anda perlu memfotokopi dokumen tersebut (minimal 5 copy) untuk dilegalisasi, supaya tidak bolak-balik ke sekolah asal.

Perhatikan Cara Menyimpan Dokumen Penting Milik Anda Agar Tidak Rusak! 02 - Finansialku

[Baca Juga: 10 Motor Termahal di Dunia yang Bakal Bikin Kamu Tampil Keren]

 

Saat ini, ada beberapa sekolah, kampus, atau perusahaan yang menggunakan email atau pendaftaran online.

Untuk itu, simpanlah juga dokumen dalam bentuk PDF dengan men-scan dokumen tersebut.

 

#2 Laminasi

Untuk mengatasi masalah kertas yang mudah rusak, basah, atau terlipat, Anda bisa menggunakan cara ini.

Laminasi adalah melapisi dokumen dengan plastik khusus yang akan dipanaskan, sehingga dokumen terlindung dan tidak cepat rusak.

Untuk melaminasi dokumen, Anda bisa pergi ke tempat fotokopi.

Jika ingin menghemat biaya, Anda bisa membeli sendiri plastik khusus laminasi, dan menggunakan setrika baju.

Perlu diingat, sebelum melakukan laminasi sendiri, Anda harus mempelajari trik-trik khusus supaya hasilnya baik, bukan malah merusak dokumen Anda.

 

#3 Menyimpan di Map Display Book

Map display book dipenuhi dengan beberapa kantong plastik bening, ada yang berisi 20 sampai dengan 100 kantong plastik.

Pilihlah map dengan jumlah plastik yang cukup dengan kebutuhan Anda.

Dengan map jenis ini, Anda bisa menemukan dokumen yang Anda cari dengan lebih mudah.

Sebagai saran tambahan, Anda bisa menyediakan minimal 2 display book, 1 untuk dokumen asli, 1 lagi untuk hasil copy-an dokumen. Supaya dokumen asli tidak terlalu banyak keluar masuk tempat penyimpanan, gunakan saja copy-an nya.

Perhatikan Cara Menyimpan Dokumen Penting Milik Anda Agar Tidak Rusak! 03 - Finansialku

[Baca Juga: Apakah Anda Tahu Seperti Apa Berlian Asli? Simak Dulu Biar Anda Tidak Tertipu]

 

Dalam sebuah keluarga, pasti ada lebih dari 1 orang. Ada baiknya setiap orang memiliki display book.

Kelak, ketika anak-anak Anda keluar dari rumah setelah menikah dan bekerja di tempat lain, dokumen mereka sudah tersimpan rapi di mapnya masing-masing.

Dokumen yang merupakan bukti kepemilikan aset seperti BPKB, Surat Tanah, dan Surat Rumah ada baiknya disimpan di map terpisah dari dokumen yang bersifat pribadi.

 

#4 Beri Label Nama pada Display Book

Jangan lupa untuk memberi label nama untuk setiap display book. Misalnya dengan stiker label, tuliskan “Akta Kelahiran (nama pemilik akta)”.

Label ini akan memudahkan pencarian dokumen. Saat Anda mengeluarkan dokumen, jangan lupa mengembalikan dokumen tersebut ke display book yang benar ya.

Merapikan penyimpanan dokumen penting mungkin cenderung merepotkan di awalnya.

Tetapi jika sudah rapi, ke depannya Anda akan sangat dimudahkan, lho. Jadi jangan malas ya!

 

#5 Brankas atau Lemari Penyimpanan

Setelah dokumen Anda tersusun rapi di dalam display book, sekarang Anda perlu memikirkan tempat menyimpan display book ini.

Jangan sebarluaskan tempat penyimpanan dokumen kepada sembarang orang, beritahukan saja kepada keluarga inti.

Untuk memilih tempat penyimpanan dokumen, Anda bisa memilih brankas atau hanya sekadar lemari penyimpanan biasa.

Ada beberapa jenis brankas yang tersedia. Namun karena fungsi brankas untuk melindungi dokumen dari pencurian dan kebakaran, jadi pilihlah brankas Fire Safes atau Fires and Burglar Safes.

Anda bisa membeli sendiri brankas sesuai dengan kebutuhan, tetapi bisa juga memilih fasilitas bank yang namanya Safe Deposit Box.

Perhatikan Cara Menyimpan Dokumen Penting Milik Anda Agar Tidak Rusak! 04 - Finansialku

[Baca Juga: Simak 50 Kata-kata Bijak Dale Carnegie Yang Membuat Anda Anda Semakin Sukses Dan Bersemangat]

 

Untuk menggunakan fasilitas ini, Anda bisa datang langsung ke bank yang menyediakan fasilitas Safe Deposit Box untuk mengetahui persyaratannya.

Ada yang syaratnya cukup dengan membuka rekening di bank tersebut, ada juga yang tidak perlu membuka rekening, tetapi menerapkan sistem sewa.

Safe Deposit Box ini juga aman, karena untuk membukanya diperlukan 2 kunci, yaitu milik bank dan milik penyewa. Selain kunci, disertai juga dengan pin yang hanya diketahui penyewa.

Yang wajib disimpan di Safe Deposit Box adalah dokumen asli dan beberapa copy-annya.

Sementara untuk display book yang berisi copy-an, bisa Anda simpan di lemari yang aman di rumah Anda.

 

#6 Taruh Kamper atau Silica Gel

Lemari penyimpanan yang bukan brankas memiliki kecenderungan menjadi lembab seiring berjalannya waktu.

Untuk mengurangi risiko kerusakan dokumen, Anda bisa menaruh kamper, kapur barus, atau silica gel. Ketiga benda tersebut dapat menyerap lembab.

 

Perhatikan Cara Menyimpan Dokumen yang Benar

Jangan menyepelekan cara menyimpan dokumen penting Anda. Karena kalau terjadi apa-apa pada dokumen tersebut, Andalah yang akan kerepotan.

Dengan menerapkan cara-cara di atas, dokumen Anda akan mudah dicari dan bisa tahan lama bahkan hingga berpuluh-puluh tahun.

 

Apakah Anda mendapatkan manfaat dari artikel Finansialku ini? Jangan lupa membagikan untuk sahabat dan keluarga Anda.

Jika ada saran atau tanggapan setelah membaca konten ini, silahkan tuliskan pada kolom komentar di bawah ini.

 

Sumber Referensi:

  • Kurniawan. 2017. Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting yang Terbukti Aman. Brangkas.id – https://goo.gl/YFrRDd

 

Sumber Gambar:

  • Cara Menyimpan Dokumen – https://goo.gl/Ah9xx1
  • Cara Menyimpan Dokumen Fotokopi dan Scan – https://goo.gl/u2Jgnp
  • Cara Menyimpan Dokumen Map Display Book – https://goo.gl/xcSWQf
  • Cara Menyimpan Dokumen Brankas – https://goo.gl/eMtGVg

 

Free Download Ebook Panduan Investasi Saham Untuk Pemula

Ebook Panduan Investasi Saham untuk Pemula Finansialku.jpg

Download Ebook Sekarang