Ada saatnya Anda harus kirim dokumen penting, bagaimana cara memastikan dokumen sampai di tempat tujuan dengan aman?

Simak informasi selengkapnya pada rubrik berikut ini!

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Lifestyle (rev)

 

6 Tips Kirim Dokumen Penting

Mengirim dokumen sekarang ini semakin mudah. Anda sudah bisa menggunakan email untuk melakukan pengiriman dokumen.

Namun ada saatnya dokumen asli pun perlu dikirim fisiknya. Pengiriman dokumen mengandung risiko kehilangan. Bagaimana ya supaya dapat meminimalisasi risiko kehilangan dokumen?

Inilah tips kirim dokumen penting agar sampai di tempat tujuan dengan aman.

 

#1 Usahakan Agar Dokumen Dikemas dengan Rapi

Dokumen penting terkadang perlu dikirim fisik aslinya. Dokumen yang pada umumnya berbentuk kertas, akan mudah rusak jika tidak hati-hati.

Pastikan dokumen Anda aman dari kerusakan saat proses pengiriman.

Anda dapat melapisi dokumen dengan cara laminasi. Dengan begitu, dokumen aman dari basah dan tidak mudah tertekuk.

Kemudian kemas dokumen pada amplop/map yang cukup besar. Jika Anda menggunakan amplop yang terlalu kecil, ada risiko yang tinggi dokumen bisa terselip dan hilang. Jadi walaupun dokumennya kecil pastikan amplopnya besar sehingga mudah terlihat.

Tips Jitu Kirim Dokumen Penting Tanpa Alamat Palsu 02 - Finansialku

[Baca Juga: Punya Rumah Sendiri Jadi Kenyataan! Ini Strategi Kredit Rumah Murah]

 

Setelah amplop, jangan lupa membuat kemasan menjadi tahan air dengan 2 cara.

Cara yang pertama, seluruh amplop dibalut dengan selotip bening besar sampai semua bagian tertutup selotip.

Cara kedua, amplop masukan ke dalam plastik, kemudian rekatkan bagian yang terbukanya dengan selotip atau hekter. Dengan begitu amplop menjadi kedap air.

Sebelum dikemas rapat, Anda harus pastikan kembali semua dokumen yang akan dikirim sudah masuk ke dalam amplop.

 

#2 Pastikan Alamat Tujuan Benar

Apakah Anda sudah yakin alamat tujuan pengiriman dokumen Anda benar dan penerimanya pun sesuai? Ini pertanyaan penting. Jangan sampai alamat tujuan ternyata alamat palsu atau fiktif.

Orang-orang di tahun 90-an masih banyak menggunakan Yellow Pages untuk mencari alamat dan nomor telepon. Tetapi karena Yellow Pages ini terbit 1 tahun sekali, maka sulit untuk memperbarui data penduduk di Indonesia secara real-time.

Cara paling cepat saat ini untuk memastikan alamat tujuan itu benar adalah dengan menggunakan search engine melalui internet. Dengan bantuan Google, Anda bisa mencari alamat atau kantor tujuan.

Sudah yakin alamatnya benar, buatlah label yang berisi data penerima dokumen dengan jelas.

Anda sebaiknya mengetik tulisan yang akan dicantumkan pada label untuk menghindari tulisan tangan yang tidak terbaca oleh kurir pengantar dokumen.

Bisa jadi alamat pengiriman dokumen ada di pinggiran kota atau wilayah pedesaan, maka pastikan data yang tertulis harus selengkap-lengkapnya.

Tips Jitu Kirim Dokumen Penting Tanpa Alamat Palsu 03 - Finansialku

Tips Jitu Kirim Dokumen Penting Tanpa Alamat Palsu 04 - Finansialku

[Baca Juga: Laksanakan! Cara Mendapatkan Uang Tambahan di Pekerjaan Anda!]

 

Inilah yang harus ada di amplop dokumen supaya bisa sampai tujuan:

  1. Nama perusahaan tujuan.
  2. Nama penerima.
  3. Alamat lengkap penerima (nama jalan, nomor rumah, RT/RW, kelurahan/desa, kecamatan, kota, kode pos, dan keterangan lainnya).
  4. Nomor telepon penerima.
  5. Nama pengirim.
  6. Alamat lengkap pengirim.
  7. Nomor telepon pengirim.

 

Data Anda sebagai pengirim ini penting dilengkapi juga.

Seandainya alamat tujuan tidak ditemukan, kurir mengetahui ke mana dokumen tersebut harus dikirimkan kembali.

 

#3 Simpan Resi Pengiriman Dokumen

Sudah selesai mengemas dokumen dan melengkapi keterangannya, segera pergi ke perusahaan ekspedisi pilihan Anda.

Perusahaan ekspedisi akan menerima dokumen Anda, mungkin juga menanyakan hal-hal terkait dengan dokumen yang Anda kirim.

Jasa pengiriman barang saat ini sudah terkomputerisasi, jadi pegawai akan mencatatkan data-data penerima dan pengirim pada program komputer.

Kemudian mereka akan membuatkan resi/tanda bahwa Anda mempercayakan pengiriman dokumen kepada perusahaan ekspedisi tersebut.

Resi ini harus disimpan dengan baik, minimal sampai dengan dokumen/barang yang Anda kirim sudah tiba dengan selamat di tangan penerima.

Dengan memegang resi, Anda pun dapat menelusuri perjalanan dokumen Anda.

Jika terjadi masalah pada pengiriman dokumen, maka resi ini menjadi bukti yang sah untuk Anda melapor.

Jadi, jangan langsung dibuang jika Anda menerima resi ya.

 

#4 Cek Biaya Pengiriman Dokumen Sebelumnya

Anda perlu membayarkan sejumlah uang sebagai pengganti jasa pengiriman dokumen. Besaran tarifnya tergantung dari jauh dekatnya antara lokasi pengirim dan penerima.

Hal lainnya yang mempengaruhi tarif adalah berat dan volume barang.

Saat memasukkan data mengenai lokasi penerima, sistem pada komputer akan memunculkan berapa biaya pengiriman dokumen/barang Anda.

Supaya lebih siap, sebelum pergi mengirimkan dokumen, Anda bisa menggunakan lagi search engine untuk mendapatkan informasi tarif pengiriman dokumen ke tempat tujuan.

Umumnya ada 2 jenis jasa pengiriman, Reguler dan Kilat.

Tips Jitu Kirim Dokumen Penting Tanpa Alamat Palsu 05 - Finansialku

[Baca Juga: Pasangan Baru, Ini 10 Hal yang Tidak Anda Sadari Bisa Bikin Anda Bangkrut! Yuk Cegah Sekarang Juga!]

 

Tarif pengiriman reguler lebih kurang Rp5.000 hingga Rp10.000, dengan perkiraan 2-3 hari barang/dokumen tiba di tujuan. Tarif pengiriman kilat biasanya akan lebih tinggi, dengan perkiraan dalam 1 hari barang sudah tiba di tujuan.  

Tetapi untuk dokumen yang penting sebaiknya Anda memilih jenis pengiriman kilat.

Semakin cepat perjalanan dokumen dari pengirim ke penerima, kemungkinan hilang atau terselip lebih kecil.

 

#5 Informasikan Pengiriman Dokumen Kepada Pihak Penerima

Segera informasikan kepada penerima dokumen setelah Anda selesai melakukan pengiriman.

Anda pun bisa mengambil gambar resi pengiriman dokumen dengan ponsel dan mengirimkan via aplikasi messenger seperti Whatsapp atau Line dan yang lainnya.

Lewat satu atau dua hari setelah pengiriman, jangan lupa konfirmasi kembali kepada pihak penerima dokumen, apakah dokumen tersebut sudah diterima.

Konfirmasi kepada penerima dokumen perlu dilakukan untuk memastikan dokumen Anda diterima pada jangka waktu yang dijanjikan oleh jasa pengiriman.

Jika terjadi masalah pada saat pengiriman, Anda dapat segera menindaklanjuti.

 

Kirim Dokumen Penting, Prosesnya Cepat

Teknologi menghadirkan berbagai kemudahan bagi masyarakat saat ini. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa ekspedisi rata-rata sudah memiliki sistem yang terkomputerisasi dan menggunakan jaringan internet.

Sistem komputer membantu mengurangi berbagai risiko bisnis ini dibandingkan dilakukan secara manual.

Sistem komputer juga mempercepat proses yang harusnya panjang.

Dulu saat orang tua Anda akan mengirimkan barang/dokumen, mereka harus mengisi formulir pengirimannya.

Berbeda dengan sekarang ini. Saat Anda datang ke kantor jasa ekspedisi, staf akan mencatatkan langsung pada sistem komputer, dan kurang dari 5 menit Anda sudah akan menyelesaikan transaksi dan menerima resi pengiriman barang/dokumen Anda.

Prosesnya cepat bukan? Yang membuat Anda harus menunggu lama biasanya ada antrian panjang dari pengguna jasa ekspedisi tersebut.

 

Yuk beri komentar Anda pada kolom di bawah ini!

 

Sumber Referensi:

  • Admin. 21 November 2017. Ingin Mengirim Dokumen Penting? Lakukan 4 Tips Berikut Ini. Posindonesia.co.id – https://goo.gl/ZPRivj

 

Sumber Gambar:

  • Kirim Dokumen Penting 1 – https://goo.gl/FF96Yj
  • Kirim Dokumen Penting 2 – https://goo.gl/65x9ay
  • Dokumen Dikemas – https://goo.gl/JC26mC
  • Penulisan Alamat Dokumen Bagian Depan – https://goo.gl/T65yCX
  • Penulisan Alamat Dokumen Bagian Belakang – https://goo.gl/GpW2oU

 

Free Download Ebook Panduan Investasi Saham Untuk Pemula

Ebook Panduan Investasi Saham untuk Pemula Finansialku.jpg

Download Ebook Sekarang