Pahami Filosofi Bisnis Kaizen, untuk Perubahan yang Berkelanjutan!

Berasal dari bahasa Jepang, kaizen adalah sebuah konsep untuk menyebut suatu perubahan ke arah yang lebih baik.

Yuk, pahami apa itu metode kaizen terutama buat kamu yang masih suka menunda-nunda pekerjaan!

Summary:

Istilah Jepang “Kaizen” berasal dari dua kata: “kai” yang berarti “perubahan” dan “zen” yang berarti “perbaikan”.

Konsep kaizen adalah salah satu prinsip yang sangat penting dalam manajemen perusahaan.

Daftar Isi

Mengenal Apa Itu Kaizen

Kaizen adalah sebuah filosofi produktivitas yang telah menjadi kunci rahasia bagi masyarakat Jepang dalam memerangi rasa malas mereka.

Istilah Kaizen berasal dari bahasa Jepang yang terdiri dari 2 kata, yaitu kai yang berarti perubahan dan zen bermakna lebih baik.

Sederhananya, kaizen memiliki arti perubahan ke arah yang lebih baik atau perbaikan berkelanjutan.

Ilustrasi Kaizen. Sumber: gaugehow.com

Pada dasarnya, kaizen adalah upaya-upaya sederhana yang seseorang lakukan sembari membangun kebiasaan baik agar sampai pada kesuksesan berskala besar.

Forbes juga menegaskan bahwa kaizen adalah kumpulan praktik kecil-kecilan yang berfokus pada perbaikan diri secara terus-menerus hingga mengantarkan usaha pada pintu kesuksesan.

Dalam perkembangannya, kaizen tumbuh menjadi filosofi bisnis yang banyak perusahaan anut guna merangsang perubahan yang lebih baik secara terus-menerus.

Banyak anggapan bahwa kaizen merupakan usaha pengoptimalan produktivitas yang dapat mengembangkan kemampuan dalam sistem-sistem operasional suatu perusahaan.

Konsep kaizen juga menjadi salah satu upaya yang cukup krusial dalam praktik manajemen perusahaan.

Khususnya dalam inventaris, produktivitas kelompok, hingga proses penyelesaian problematika kontrol kualitas.

Beberapa prinsip paling signifikan dari kaizen adalah budaya tepat waktu, usaha optimalisasi biaya, serta segala efektivitas untuk mencapai tujuan dan kesuksesan.

Sejarah Kaizen

Kaizen muncul setelah Perang Dunia II, ketika Jepang berusaha untuk pulih dari kerusakan besar akibat perang.

Pada saat itu, Jepang banyak mengadopsi praktik manajemen dari Amerika Serikat, termasuk konsep Statistical Quality Control (SQC) oleh W. Edwards Deming.

Istilah kaizen kemudian menjadi terkenal di sektor manufaktur Jepang. Mantan Vice President Toyota Motors Corporation, Taiichi Ohno, pertama kali memperkenalkan konsep kaizen.

Ide ini bermula dari sang pendiri grup Toyota, Sakichi Toyoda. Toyota memainkan peran kunci dalam mengembangkan dan menyebarkan prinsip kaizen di antara para pekerja dan manajer.

Sistem produksi Toyota kemudian terkenal sebagai Toyota Production System (TPS), yang menjadi landasan bagi prinsip-prinsip kaizen.

Selama dekade ini, konsep kaizen terus berkembang dan menyebar ke berbagaii sektor industri di Jepang.

Pendekatan ini tidak hanya berfokus pada perbaikan proses produksi, tetapi juga melibatkan pekerja dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah secara terus-menerus.

Metode Kaizen

Istilah kaizen juga terkenal dengan nama Continuous Improvement atau perbaikan atau peningkatan yang berlangsung secara terus-menerus.

Metode kaizen melibatkan pendekatan sistematis terhadap perbaikan berkelanjutan dalam suatu organisasi.

Pendekatan ini sering menggunakan metode PDCA (Plan-Do-Check-Act), 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), Kaizen Events, dan upaya kolaboratif.

Tujuannya untuk mencapai efisiensi, kualitas, dan inovasi yang berkelanjutan.

Kaizen mendorong partisipasi aktif dari seluruh anggota organisasi dan menciptakan budaya kerja yang fokus pada peningkatan berkesinambungan.

Dengan demikian, budaya kaizen dalam suatu organisasi akan meningkatkan kesadaran setiap orang bahwa mereka memiliki tanggung jawab terhadap kualitas dan efisiensi kerja.

Bagaimana Cara Kerja Filosofi Bisnis Kaizen

Filosofi bisnis kaizen bekerja dengan menerapkan prinsip-prinsip perbaikan secara terus-menerus dan keterlibatan seluruh anggota organisasi.

Metode kaizen melibatkan lima prinsip utama, antara lain mengenali pelanggan, membiarkannya mengalir, gemba walks (mengunjungi langsung tempat kerja), memberdayakan masyarakat, dan bersikap transparan.

Kelima prinsip tersebut menghasilkan tiga hasil utama, yaitu penghapusan pemborosan (efisiensi ekonomi), tata kelola yang baik, dan standarisasi.

Idealnya, kaizen sudah tertanam dalam budaya perusahaan sehingga pada akhirnya menjadi hal yang wajar bagi karyawan.

Arti kaizen menyatakan bahwa tidak ada akhir yang sempurna, dan segala sesuatunya dapat kita perbaiki. Oleh karena itu, masyarakat harus berusaha keras untuk terus berkembang dan berinovasi.

Pada dasarnya, metode kaizen memiliki ide atau pemikiran bahwa orang yang melakukan tugas dan aktivitas tertentu mengetahui paling banyak tentang hal tersebut.

Memberdayakan orang-orang tersebut untuk melakukan perubahan adalah strategi terbaik untuk perbaikan.

Keuntungan Menerapkan Metode Kaizen

Filosofi kaizen mengajarkan kepada banyak perusahaan untuk tidak cepat berpuas diri tetapi selalu membuat perkembangan kecil yang berkelanjutan.

Kaizen menawarkan banyak manfaat berharga bagi perusahaan. Beberapa keuntungan menerapkan metode kaizen dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

#1 Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Keuntungan menerapkan metode kaizen dalam perusahaan yang paling utama adalah meningkatkan produktivitas.

Produktivitas tim akan ikut berkembang seiring kemajuan perusahaan dengan merangsang perkembangan dan pembangunan yang konsisten.

Dengan demikian, produktivitas pun sudah menjadi hal yang membudaya dalam sebuah perusahaan.

#2 Menjaga Kualitas Produk

Kualitas produk adalah salah satu kunci sukses dari value perusahaan. Penerapan pengembangan yang berkelanjutan dapat menjaga kualitas produk, bahkan meningkatkan kualitas produk yang jauh lebih baik.

Alhasil, perusahaan dapat menjaga kredibilitasnya dan value di mata masyarakat serta mempertahankan konsumen setia.

#3 Menjaga Keamanan Fasilitas Perusahaan

Saat sedang proses untuk pengembangan yang lebih baik, perusahaan mungkin akan mengalami banyak masalah dalam fasilitasnya.

Bahkan tak jarang ada masalah yang dapat membahayakan karyawan selama bekerja.

Permasalahan dalam fasilitas perusahaan ini bisa kamu atasi atau diminimalisir dengan menerapkan metode kaizen.

Karena karyawan akan terstimulasi untuk mengerjakan hal kecil tapi dapat berpengaruh terhadap keamanan fasilitas perusahaan.

#4 Memotivasi Karyawan

Karyawan yang termotivasi dengan lingkungan kerja juga akan menghasilkan kinerja yang lebih baik daripada karyawan yang tidak termotivasi.

Menjaga karyawan tetap terlibat dengan peningkatan atau perkembangan perusahaan adalah cara yang bagus untuk memotivasi karyawan memberikan kinerja terbaiknya.

Dari sini, para HRD dapat mengidentifikasi karyawan mana yang berpotensi untuk mengisi posisi penting dalam perusahaan.

Selain itu, kinerja terbaik karyawan juga berkaitan dengan tingkat kesejahteraan mereka.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memfasilitasi para karyawan untuk melakukan upgrade diri terkait peningkatan literasi keuangan.

Hal ini akan berpengaruh pada produktivitas, mindset, hingga mengurangi fraud dengan perencanaan keuangan yang matang.

Yuk, cari tahu informasi lengkapnya seputar program In House Training Finansialku dengan cara klik banner berikut!

#5 Penghematan Biaya

Metode kaizen juga dapat membantu menghemat biaya untuk pengelolaan operasional suatu perusahaan.

Dengan membuat evaluasi dan pengembangan secara berkelanjutan, perusahaan akan lebih mudah untuk menentukan anggaran yang akan digunakan di periode mendatang.

Sehingga perusahaan dapat menekan anggaran biaya semaksimal mungkin.

#6 Komunikasi yang Lebih Baik

Pengembangan yang berkelanjutan dapat membentuk pola komunikasi yang lebih baik.

Sederhananya, strategi kaizen yang efektif dapat membantu mendorong peningkatan komunikasi, sehingga karyawan bisa merasa diberdayakan untuk berkomunikasi dengan manajemen.

Komunikasi yang baik juga akan memelihara sense of belonging dalam perusahaan yang dapat membantu menekan angka employee turnover rate.

#7 Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Pelanggan setiap perusahaan tentu akan lebih puas terhadap produk dari perusahaan yang kualitasnya selalu terjaga dengan baik.

Perusahaan pun tidak hanya melakukan pengembangan dari satu aspek, melainkan dari beberapa aspek termasuk di bagian operasional dan distribusi.

Kepuasan pelanggan pada akhirnya akan memperkuat perusahaan di hadapan pesaing atau kompetitor lain.

Contoh Penerapan Filosofi Kaizen

Kaizen adalah metode perbaikan yang diperlukan oleh seluruh lapisan manajemen di perusahaan, baik level teratas hingga paling bawah sekalipun.

Dalam hal ini, seluruh karyawan sebaiknya mengakui komitmen untuk saling meningkatkan kinerja satu sama lain.

Contoh penerapan filosofi kaizen di tempat kerja yang sebaiknya kamu lakukan secara teratur guna tercapainya segala misi perusahaan adalah sebagai berikut:

#1 Standarisasi Alur Kerja

Contoh kaizen di tempat kerja yang pertama adalah standarisasi alur dalam pekerjaan.

Artinya, penting bagi perusahaan untuk menetapkan pembakuan alur kerja secara menyeluruh berdasarkan siklus hingga urutan waktu kerja itu sendiri.

#2 Standarisasi Metode Kerja

Penetapan standar metode termasuk contoh pelaksanaan kaizen di tempat kerja yang cukup krusial.

Sebab, para karyawan harus punya pedoman pasti saat melaksanakan seluruh kewajiban dan tugas.

Oleh karena itu, standarisasi metode dan segala urusan teknis akan mempermudah proses pengerjaan produk di perusahaan.

#3 Standarisasi Proses Produksi

Selanjutnya, contoh kaizen adalah standarisasi proses produksi.

Dalam hal ini, perusahaan perlu menetapkan standar mengenai kuantitas dalam proses produksi guna mengurangi risiko pemborosan.

Beberapa contoh nyata kerap terjadi ketika proses produksi membutuhkan waktu lebih lama.

Dengan begitu, produsen harus menyiapkan komponen tersebut dalam jumlah banyak sebelum beralih ke proses lainnya agar menghindari pembuangan unit secara sia-sia.

#4 Standarisasi Waktu Siklus

Selain standarisasi produksi, waktu siklus (cycle time) juga bersifat krusial dalam menciptakan sebuah produk.

Menurut prinsip kaizen, siklus kerja sebaiknya berkisar beberapa hari sebelum atau di hari yang sama dengan waktu siklus.

Pasalnya, siklus kerja yang berjalan sesuai dengan waktu siklus akan meningkatkan efektivitas produksi sebelum jatuh ke tangan konsumen.

Apabila waktu siklus ternyata lebih besar dari yang telah perusahaan tentukan, maka perusahaan harus mengutamakan pendistribusian menyeluruh (heijunka) agar prosesnya berjalan lancar.

Sedikit Perubahan untuk Masa Depan yang Lebih Baik

Sesuai maknanya, metode kaizen adalah proses yang seseorang lakukan dalam membuat perubahan kecil namun berkesinambungan dengan tujuan agar bisa memperoleh hasil jangka panjang.

Tak hanya dalam bisnis ataupun pekerjaan, penerapan kaizen juga bisa dalam banyak hal termasuk pendidikan dan kehidupan pribadi.

Harapannya, perubahan kecil ke arah yang lebih dapat menjadi kebiasaan serta dapat memberikan hasil yang maksimal di masa mendatang.

Namun, sebelum memulai metode kaizen, pastikan kamu mempunyai niat keikutsertaan yang tinggi.

Dengan niat dan motivasi dalam diri, maka kamu akan lebih mudah dalam menerapkan metode kaizen ini.

Selain kaizen, masih ada banyak filosofi terbaik dari Jepang yang bisa kamu terapkan dalam kehidupan sehari-hari.

Mulai dari filosofi tentang kehidupan, pekerjaan, hingga cara menabung yang efektif dari negeri Jepang.

Ngomong-ngomong soal menabung, Finansialku juga mau kasih rekomendasi ebook gratis yang bisa kamu pelajari untuk mengelola keuangan dan merencanakan keuangan dengan bijak.

Sobat Finansialku bisa membaca ebook Cara Mengatur Keuangan dengan Mudah yang bisa kamu unduh secara gratis.

Jika butuh saran keuangan, kamu juga bisa berkonsultasi dengan Perencana Keuangan Finansialku. Cari tahu tawaran menarik dan informasi lebih lanjut dengan menghubungi WhatsApp 0851 5866 2940.

Sebagai tambahan referensi seputar keuangan bisnis, simak YouTube Finansialku berikut ini!

Disclaimer: Finansialku adalah perusahaan perencana keuangan di Indonesia yang melayani konsultasi keuangan bersama Certified Financial Planner (CFP) seputar perencanaan keuangan, rencana pensiun, dana pendidikan, review asuransi dan investasi.

Finansialku bukan platform pinjaman online dan tidak menerima layanan konsultasi di luar hal-hal yang disebutkan sebelumnya. Artikel ini dibuat hanya sebagai sarana edukasi dan informasi.

Itu dia pembahasan seputar filosofi kaizen dan contoh penerapannya dalam pekerjaan.

Tuliskan pendapat Sobat Finansialku di kolom komentar dan bagikan artikel ini ke rekan-rekan kantor kamu. Semoga bermanfaat!

Editor: Muhammad Dicky Syaifudin

Sumber Referensi:

Admin LinovHR. 11 Agustus 2022. Kaizen: Pengertian, Manfaat, dan Cara Penerapannya. Linovhr.com – https://bit.ly/3QDtTpe

Alifia Seftin Oktriwina. 27 Januari 2023. Kaizen: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya. Glints.com – https://shorturl.at/eoM89

Marshall Hargrave. 28 September 2023. Kaizen: Understanding the Japanese Business Philosophy. Investopedia.com – https://shorturl.at/tUVZ0

Muchlisin Riadi. 05 Januari 2021. Kaizen (Pengertian, Prinsip, Konsep dan Pelaksanaan). Kajianpustaka.com – https://bit.ly/3QOoBHC

Tim Redaksi. 09 November 2023. Kaizen: Continuous Improvement. Safetyculture.com – https://shorturl.at/bipN7

Tim Redaksi. 06 Januari 2022. Mengenal Metode Kaizen: Manfaat dan Cara Menerapkannya. Ocbc.id – https://shorturl.at/oDFV4

Tim Redaksi. 01 Juni 2021. Metode Kaizen: Definisi dan Manfaat Penerapannya dalam Perusahaan. Payrollbozz.com –https://shorturl.at/bzBRV

Wrike Team. 29 Juli 2023. The Kaizen Principles: A Guide to Business Efficiency. Wrike.com – https://shorturl.at/qsAWX