LPJ atau laporan pertanggungjawaban merupakan dokumen yang berisi hasil capaian dan evaluasi terkait program atau rencana yang sudah direalisasikan.

Untuk lebih memahami fungsi dan cara membuatnya, simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut ini.

 

Summary:

  • Dalam perusahaan atau organisasi, umumnya perlu membuat laporan pertanggungjawaban sebagai dokumen acuan sekaligus bukti atas terlaksanananya program atau kegiatan.
  • Ketika membuat LPJ, ada beberapa prinsip dan format yang perlu kita perhatikan agar isi laporan mudah dipahami dan sesuai harapan.

 

Pengertian Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Laporan pertanggungjawaban atau (LPJ) mungkin sudah tidak asing kita dengar, apalagi bagi para pekerja atau yang tergabung dalam organisasi. Sebetulnya, apa itu LPJ?

LPJ adalah susunan dokumen yang mengukur sebuah pencapaian, efisiensi serta tanggung jawab suatu unit organisasi pada unit organisasi di atasnya.

Jika kita tarik ke konteks perusahaan, dokumen ini sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengadakan kegiatan atau program besar.

Data di dalamnya harus komprehensif, sehingga bisa memberikan gambaran tentang misi perusahaan, struktur, dan strategi yang sudah diterapkan untuk mencapai sebuah tujuan.

Dalam prosesnya, perlu merincikan bagaimana sebuah kinerja dan informasi mengenai keuangan ditangani dengan baik, sehingga menyajikan data yang akurat dan lengkap. LPJ juga menjadi dokumen yang perlu setiap perusahaan buat dari berbagai sektor industri.

 

Fungsi LPJ

Mengingat perannya yang penting, maka dari itu dokumen ini memiliki sejumlah fungsi, antara lain:

 

#1 Bentuk Tanggung Jawab Kepada Stakeholder atau Klien

Ketika sebuah perusahaan sedang mengadakan kegiatan atau program besar, maka fungsi LPJ ini sebagai bentuk tanggung jawab.

Sama halnya jika perusahaan mengerjakan pekerjaan yang melibatkan klien, maka klien harus tahu apa saja yang sudah kita kerjakan.

 

#2 Bukti Kredibilitas Perusahaan

Kegiatan atau program yang perusahaan jalankan tentu melibatkan banyak pihak dan mengeluarkan anggaran yang tidak sediki.

Maka LPJ ini berfungsi sebagai kredibilitas sebuah kinerja sekaligus transparansi ke semua pihak.

 

#3 Bahan Evaluasi di Masa Mendatang

Berjalan atau tidaknya sebuah acara atau program yang perusahaan buat, tentu menjadi bahan evaluasi untuk tahun mendatang.

Itu sebabnya dokumen pertanggungjawaban ini harus kita lampirkan, agar mengetahui mana yang kurang dan perlu kita tambah.

 

#4 Mengukur Kualitas Pelaksana Kegiatan

Karena melibatkan banyak orang, LPJ ini bisa mengukur setiap individu yang terlibat di dalam program atau sebuah acara, sehingga bisa menjadi bahan evaluasi.

 

#5 Laporan Lengkap

Dengan adanya laporan pertanggungjawaban, bukan sebagai bentuk mengetahui program berjalan dengan baik atau tidak. Tetapi bisa mengetahui alur setiap kegiatan, siapa yang terlibat dan alat monitoring keadaan kas dan rekening yang dimiliki.

Sehingga akan berfungsi banyak hal, termasuk transparansi. Jika setiap kegiatan kita laporkan dengan baik, maka di masa yang akan datang kegiatan atau program akan berjalan lebih baik lagi.

[Baca Juga: Apa Itu Laporan Keuangan? Ketahui Definisi dan Jenisnya]

 

Format LPJ

Menyusun LPJ juga tidak sembarangan, Sobat Finansialku. Ada beberapa tahapan dan format yang perlu kita perhatikan.

Berikut beberapa format penyusunan laporan pertanggungjawaban, antara lain:

 

#1 Pendahuluan

Bagian ini harus memuat alasan yang melatarbelakangi terlaksananya sebuah kegiatan. Di dalam pendahuluan ada tiga sub bagian, yaitu latar belakang, nama kegiatan, visi dan tujuan kegiatannya.

 

#2 Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bagian ini mengandung penjelasan mengenai rencana pelaksanaan sebuah kegiatan, dan harus menjelaskan keterangan waktu, target peserta, fasilitas, dan hal penting lainnya.

Dalam bab ini punya tiga sub bagian, yakni rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya dan daftar susunan panitia atau yang terlibat di project atau program tersebut.

 

#3 Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Selanjutnya, bagian ini berisikan proses jalannya kegiatan yang terlaksana, dan harus menjelaskan manfaat, tujuan dan proses berjalannya kegiatan. Apakah suatu kegiatan sesuai tujuan atau tidak?

 

#4 Laporan Penggunaan Dana

Bab ini mengandung asal sumber dana, sebab laporan penggunaan dana bisa perusahaan manfaatkan untuk membentuk laporan keuangan tahunan.

Artinya, hal ini sangat penting untuk mengetahui apakah perusahaan berhasil mendapatkan keuntungan atau justru kerugian.

 

#5 Evaluasi

Bagian ini harus mengungkapkan hasil pelaksanaan kegiatan, termasuk memaparkan hambatan selama program ini berlangsung.

Perlu juga untuk menjelaskan kesimpulan dan saran untuk evaluasi di masa yang akan datang.

 

#6 Penutup dan Lampiran

Bagian penutup berisikan penyampaian terima kasih dan permohonan maaf jika tidak maksimal.

Sedangkan lampirkan berupa data pendukung seperti foto kegiatan, nota atau kwitansi bukti pembelian dan dokumen pendukung lainnya.

[Baca Juga: Pengertian dan Cara Mencatat Prive dalam Laporan Keuangan]

 

Prinsip-prinsip LPJ

Menulis LPJ memang perlu informasi yang sesuai dengan keadaan. Maka dari itu, ada beberapa prinsip dalam penulisan laporan pertanggungjawaban ini, yaitu:

 

#1 Detail

Setiap kegiatan harus kita paparkan secara rinci dan tidak boleh ada satu data yang terlewat. Sehingga pembaca memahami dengan baik kegiatan yang sudah terlaksana.

 

#2 Transparan

Isi dari dokumen ini harus kita paparkan sesuai apa adanya, baik proses berjalannya kegiatan atau dana yang digunakan. Jadi tidak boleh menambahkan atau mengarang isi laporan sesuka hati.

 

#3 Sistematis

Laporan pertanggungjawaban perlu kita buat dengan urutan kegiatan dan laporan yang telah menjadi standar.

Dokumen ini juga harus memiliki kesinambungan antara satu bagian dan bagian lain, sehingga mudah mencari dan memahami informasi terkait pelaksanaan kegiatan.

 

#4 Komprehensif

Isi laporan LPJ ini haruslah lengkap dan mencakup semua informasi dan data yang sesuai selama kegiatan berlangsung. Penulisannya pun harus menggunakan kaidah penulisan baku dan formal.

 

Cara Membuat LPJ yang Baik dan Benar

Setiap orang yang mendapat tugas sebagai pelaksana, harus melampirkan LPJ, dan berikut ini tata cara membuat laporan pertanggungjawaban yang baik dan benar.

Sebelum menuliskan rincian, sebaiknya atur format penulisan yang umum digunakan, walaupun setiap perusahaan terkadang memiliki ketentuan tersendiri. Berikut formatnya:

  • Menggunakan kertas berukuran F4
  • Ukuran margin atas 3, kiri 4, kanan 3, dan bawah 3
  • Penulisan LPJ menggunakan tipe huruf Times New Roman
  • Ukuran huruf adalah 12
  • Spasi 1
  • Paragraf 1.5
  • Alignment justify

 

Setelah mengatur format penulisan, mulailah menyusun laporannya dengan benar, seperti berikut ini:

  • Kumpulkan data-data dan informasi selama program berlangsung.
  • Susun informasi sesuai dengan format yang sudah perusahaan miliki.
  • Lakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah berlangsung untuk kemudian disertakan juga dalam LPJ.

Evaluasi sebaiknya dilakukan untuk semua divisi, bukan hanya evaluasi secara umum.

  • Lakukan pemeriksaan ulang data dan segala data yang ada dalam laporan ini.
  • Susun laporan keuangan secara rinci, baik itu pemasukan dan pengeluaran selama kegiatan.
  • Pastikan laporan keuangan selaras dengan pemasukan, pengeluaran, dan sisa dana kegiatan. Untuk memastikan dana tidak disalahgunakan.
  • Lengkapi dengan tanda tangan semua pihak yang melaksanakan kegiatan tersebut di dalam LPJ.

[Baca Juga: Teks Laporan Hasil Observasi: Pengertian, Ciri-ciri, dan Contohnya]

 

Pentingnya Membuat Laporan, Termasuk dalam Hal Keuangan

Sobat Finansialku, demikian penjelasan seputar laporan pertanggungjawaban. Dalam proses pembuatannya, kita perlu teliti dan buat serinci mungkin, agar bisa menjadi acuan untuk pelaksanaan kegiatan atau project berikutnya.

Terlebih jika berkaitan dengan keuangan yang tidak sedikit. Tentu saja, menjadi tanggung jawab besar bagi setiap pelaksana kegiatan.

Berbicara tentang keuangan, kita juga perlu memantau kondisi keuangan pribadi supaya mudah melakukan kontrol terhadap pemasukan dan pengeluaran.

Kamu bisa manfaatkan beragam fitur di Aplikasi Finansialku, salah satunya ‘Laporan Keuangan’ untuk dapat mengecek cash flow secara mudah dan praktis.

Jika kamu merasa perlu diskusi lebih lanjut seputar keuangan, langsung saja buat janji konsultasi bersama ahlinya, Perencana Keuangan Finansialku. Klik banner di bawah ini, ya!

Banner Konsul Atur Keuangan

 

Setelah membaca artikel di atas, sudah tahu kan cara membuat LPJ yang baik dan prinsip yang harus dijalankan? Bagikan artikel ini kepada teman-teman kamu yang sedang menyusun laporan pertanggungjawaban yuk!

 

Editor: Ismyuli Tri Retno

Sumber Referensi:

  • Debora Danisa. 19 Oktober 2022. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Fungsi, Format, dan Cara Buat. Detik.com – https://bit.ly/3LhWHmj
  • Admin. Laporan Pertanggungjawaban, Begini Cara Membuatnya!. Jurnal Enterpreneur – http://bit.ly/3mwYrgQ
  • Andre oliver. 23 Januari 2022. Lembar Pertanggungjawaban: Arti, Isi, Format, Prinsip, hingga Fungsinya. Glints Blog – http://bit.ly/3ydFIcU
  • Niko Ramadhani. 24 Mei 2022. LPJ Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Cara Membuatnya. Akseleran – https://bit.ly/3Yq2SY0
  • Jessica Wijaya. 28 Oktober 2022. Fungsi LPJ bagi Event yang Perusahaan Selenggarakan. Business Tech Hash Micro – http://bit.ly/3ykR12Q