Apa yang dimaksud dengan Standard Operational Procedures (SOP)? Ketika memulai bisnis, Anda wajib mengetahui tentang SOP.

Karena itu, kupas tuntas serba-serbi SOP dalam artikel Finansialku berikut ini.

 

Apakah SOP Itu?

Pernah mendengar istilah SOP? Istilah ini memang tidak asing bagi pekerja kantoran, anak sekolah atau seseorang yang terikat pada sebuah kelembagaan.

SOP sendiri merupakan singkatan dari standar operasional prosedur.

Sebuah perusahaan atau organisasi bagaimana pun jenis dan bentuknya membutuhkan SOP guna memandu berbagai tugas dan fungsi dari setiap elemen yang ada dalam unit organisasi tersebut.

Untuk itu, SOP penting ada sebagai sistem yang disusun untuk mengatur, menertibkan, memudahkan serta merapikan pekerjaan dari tupoksi unit-unit dalam perusahaan tersebut.

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini adalah pembahasan mengenai definisi, manfaat dan cara membuat SOP.

 

Definisi dan Pengertian SOP

Sebagai salah satu instrumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, yaitu mengetahui pengertian SOP yang cukup penting apalagi bagi Anda yang berkecimpung dalam dunia organisasi atau bekerja pada sebuah perusahaan.

SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur yang secara definisi dapat dikatakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas.

Hal ini didasarkan pada fungsi dan alat penilaian kinerja instansi terhadap indikator tertentu.

 

Kupas Tuntas 5W+1H Tentang SOP

Jadi, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah pedoman atau panduan atau acuan untuk melaksanakan tupoksi dari sebuah unit kerja dalam instansi, perusahaan atau organisasi yang menjawab pertanyaan 5W + 1H dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.

 

#1 What = Apa Tujuan Dibuatnya SOP?

Tujuan SOP dibuat adalah untuk menjaga konsistensi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu, petugas yang bekerja, kondisi ataupun konsistensi tingkat penampilan kerja tersebut.

Selain itu, SOP juga menjelaskan alur tugas, wewenang serta tanggung jawab dari unit keja yang bersangkutan.

Definisi Standard Operational Procedures SOP Adalah 02 - Finansialku

[Baca Juga: Inilah Tips Penting Cermati Catatan Kaki Laporan Keuangan Perusahaan]

 

Dengan adanya SOP pada sebuah instansi maupun perusahaan maka tugas dan pekerjaan lebih rapi dilakukan karena pekerjaan tersebut dikerjakan sesuai dengan fungsi unit kerja di dalamnya.

 

#2 Why = Mengapa SOP Harus Dibuat?

Mengapa SOP harus dibuat? Karena SOP merupakan sebuah panduan atau acuan dalam melaksanakan tugas kerja. Ketika terjadi kesalahan atau dugaan dalam sebuah tugas, maka untuk memastikan hal tersebut harus ditinjau dengan SOP yang berlaku.

Selain sebagai acuan SOP juga disusun guna menjadi kerangka penilaian terhadap unit kerja dalam melaksanakan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya.

Manfaat lain dan alasan SOP harus dibuat secara umum bagi instansi atau organisasi dijelaskan dalam Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008, yaitu:

  • SOP sebagai standardisasi cara yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, serta mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  • Adanya SOP membuat staf lebih mandiri karena tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga hal tersebut mengurangi keterlibatan dalam pelaksanaan kerja sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas organisasi dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas unit kerja.
  • SOP menciptakan ukuran standar kinerja unit kerja dan memberikan cara konkret dalam memperbaiki kinerja apabila terdapat kesalahan, serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan.

 

Definisi Standard Operational Procedures SOP Adalah 03 - Finansialku

[Baca Juga: Pengertian Laporan Keuangan Perusahaan dan Jenis Laporan Keuangan yang Harus Diketahui Investor Saham Pemula]

 

  • SOP menjelaskan dan menciptakan bahan training yang membantu pegawai/anggota baru dalam menjalankan tugasnya sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan konsisten.
  • SOP menunjukkan bahwa kinerja organisasi atau instansi tersebut efisien dan dikelola dengan baik.
  • SOP menghindari tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
  • Membantu menyelesaikan permasalahan kinerja prosedural dalam pelaksanaan tugas dengan melakukan penelusuran terhadap masalah-masalah tersebut. Serta menjamin proses pelaksanaan tanggung jawab tetap berjalan dalam berbagai situasi kondisi.

 

#3 Who = Siapa yang Wajib Terlibat dalam Pembuatan SOP?

Dalam membuat SOP, menyusun pekerjaan sangatlah penting agar SOP yang merupakan acuan dan pedoman kerja dapat dimanfaatkan dengan baik.

Mintalah pada kepala bagian perusahaan atau organisasi untuk menyusun SOP secara bersama dan menentukan apa saja yang harus dibahas dalam SOP tersebut.

SOP adalah instrumen yang akan dilakukan oleh setiap elemen dan unit dalam instansi atau organisasi. Dengan begitu dalam membuat sebuah SOP hendaknya melihat dari berbagai sudut pandang agar SOP tersebut dapat disetujui dan dijalani bersama.

Definisi Standard Operational Procedures SOP Adalah 04 - Finansialku

[Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Perusahaan: Laporan Laba Rugi, Neraca, Laporan Arus Kas dan Cara Bacanya untuk Investor]

 

Lakukan wawancara terhadap pekerja, pegawai atau anggota untuk mengetahui aktivitas kerja mereka dan bagaimana kinerja dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

 

#4 When = Kapan SOP Dapat Disosialisasikan?

Setelah wawancara dilakukan kemudian memeriksa kembali dokumen tata kerja, maka selanjutnya bisa dilakukan penulisan SOP dan membahasnya dengan pihak-pihak terkait.

Pembahasan tersebut dimaksud agar tidak ada lagi kesenjangan dalam peraturan yang berlaku nantinya antara pihak pegawai atau anggota dengan organisasi tersebut.

Apabila sudah mencapai kesepakatan maka setelah itu bisa dilakukan sosialisasi.

 

#5 Where = Dimana Tempat Pembuatan SOP?

Seperti ketentuan dan aturan hukumnya, maka SOP harus dibuat di perusahaan yang bersangkutan dengan mengedepankan kondisi lapangan.

SOP harus sesuai dengan aturan hukum yang berlaku dan bersifat humanis. Artinya, perusahaan harus membuat SOP untuk setiap tempat dimana pekerja melakukan standar tersebut. Misalnya SOP di kantor atau di pabrik tentunya akan berbeda.

Tips Investasi Properti Ala Soetjipto Nagaria, Pendiri Summarecon 05 Kultur Perusahaan - Finansialku

[Baca Juga: Infografis #3 : Mengelola Arus Kas Cashflow dan Dana Darurat]

 

#6 How = Bagaimana Cara Membuat SOP?

Membuat SOP harus dilakukan dengan memperhatikan kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, kepastian hukum, keteraturan terhadap hukum serta berorientasi kepada pengguna.

Merencanakan alur proses berarti menentukan format SOP. Apabila format SOP tersebut telah disetujui selanjutnya membuat template dan menetapkan alur proses serta menentukan bagaimana SOP yang telah dibuat tersebut dapat diakses dengan mudah.

Setelah SOP disosialisasikan, langkah selanjutnya adalah pelatihan terhadap SOP yang telah ditetapkan.

Diadakannya pelatihan ini guna mempermudah pelaksanaan kerja sesuai dengan SOP yang berlaku sehingga SOP dapat berjalan baik sesuai yang diharapkan.

Iklan Banner Online Course Yuk Buat Sendiri Rencana Keuangan Anda - Finansialku 728 x 90

Iklan Banner Online Course Yuk Buat Sendiri Rencana Keuangan Anda - Finansialku 336 x 280

SOP Perlu Dievaluasi Secara Berkala

Inilah salah satu poin penting tentang SOP, yaitu evaluasi secara berkala.

Perlu dilakukan evaluasi terhadap SOP, hal ini dilakukan agar relevansi berjalannya SOP dapat dinilai dan menentukan apakah ada yang dihilangkan atau ditambah.

 

Apakah artikel ini bermanfaat? Yuk bagikan artikel ini kepada orang-orang di sekitar Anda supaya mereka mengetahui informasi ini. Terima kasih

 

Sumber Referensi:

  • Admin. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) Beserta Contohnya. Thegorbalsla.com – https://bit.ly/2Vvuw5N
  • Admin. Pengertian SOP: Arti, Tujuan, Fungsi, Manfaat, dan Prinsip SOP. Maxmanroe.com – https://bit.ly/2VyvGNE
  • Novia Widya Utami. 25 Oktober 2017. Mengenal Manfaat, Cara Pembuatan, dan Contoh SOP. Jurnal.id – https://bit.ly/2JvIlj9
  • Admin. Pengertian SOP – Apa itu SOP Standard Operating Procedures. Ahlipresentasi.com – https://bit.ly/30qovuJ

 

Sumber Gambar:

  • Standard Operational Procedures SOP Adalah 01 – https://bit.ly/30sRWwg
  • Standard Operational Procedures SOP Adalah 02 – https://bit.ly/2JJbO8k
  • Standard Operational Procedures SOP Adalah 03 – https://bit.ly/2JMRBOU
  • Standard Operational Procedures SOP Adalah 04 – https://bit.ly/2JrY2re