Pengertian, Fungsi, dan Contoh Surat Niaga Lengkap Terbaru!

Sobat Finansialku, yuk cek beberapa contoh surat niaga dalam artikel berikut ini. Lengkap disertai pengertian dan fungsinya.

Kegiatan surat-menyurat sampai saat ini masih banyak dimanfaatkan baik organisasi, perusahaan, atau perseorangan untuk mempermudah kegiatan komunikasi.

Rubrik Finansialku

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya.

Surat niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi tawaran jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.

Definisi surat niaga yang lainnya ialah sebuah surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan tujuan untuk mencari keuntungan.

Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern. Secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri, baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya.

Secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha lain.

Pada umumnya surat niaga bisa disebut juga sebagai surat dagang atau surat bisnis.

Fungsi Surat Niaga

Surat niaga memiliki fungsi yang dapat digunakan sebagai:

• Sebuah wujud nyata atau bukti hitam di atas putih jika terjadi perjanjian.
• Alat pengingat yang dapat diarsipkan dan dilihat lagi saat diperlukan.
• Wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Panduan kerja dalam menjalankan tugas.
• Alat untuk promosi.
• Suatu bahan atau alat dalam mengambil keputusan.
• Bukti sejarah karena kebanyakan informasi sejarah ditulis juga dalam bentuk surat.

[Baca Juga: Berikut Ini Contoh Surat AJB Tanah. Bisa di-Copas!]

Contoh Surat Niaga

Berikut ini adalah beberapa contoh Surat Niaga, silakan disimak!

#1 Surat Perjanjian Jual-Beli

Surat perjanjian jual-beli adalah akta surat tertentu yang harus ditanda tangani dan harus dibuat secara sengaja, dan juga harus dipakai sesuai dengan keperluan apa surat tersebut.

#2 Surat Perjanjian Sewa Menyewa

Salah satu contoh surat perjanjian adalah surat perjanjian sewa menyewa. Surat perjanjian sewa menyewa dibuat oleh dua pihak, yaitu pihak penyewa dan pihak yang menyewakan.

Surat perjanjian ini memuat pernyataan tertulis mengenai kesepakatan sewa menyewa yang disetujui kedua belah pihak dan ditandatangani oleh saksi-saksi.

Surat perjanjian pada umumnya memuat identitas resmi kedua pihak yang hendak melakukan transaksi. Surat perjanjian pada umumnya juga mencantumkan pasal-pasal yang berisi hak, kewajiban, dan kesepakatan yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak yang melakukan transaksi.

Pada bagian akhir surat perjanjian, harus dicantumkan tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang melakukan transaksi serta tanda tangan saksi-saksi yang menyaksikan perjanjian transaksi.

#3 Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak lain yang dituju.

Surat niaga perkenalan berisi tentang perkenalan produk yang dapat diberikan oleh kantor atau badan usaha. Tujuan surat niaga perkenalan ini dibuat agar para pelanggan dapat mengetahui produk dari perusahaan tersebut.

Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang ditawarkan, keunggulan produk, perusahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga produk, bahkan promo.

#4 Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut.

Surat ini umumnya berisi permintaan secara terperinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan lain sebagainya.

Berdasarkan surat permintaan penawaran, pihak penjual akan membalas permintaan tersebut dengan surat balasan permintaan penawaran.

Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga atau booklet sebagai bahan pertimbangan lain dengan maksud untuk mencari harga yang sesuai dengan kemampuan keuangan dan keinginan calon pembeli.

Bahasa surat perlu disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjual atau perusahaan mudah memahami kriteria barang yang diinginkan.

Dalam surat permintaan penawaran yang bersifat resmi, biasanya calon pembeli meminta keterangan- keterangan sebagai berikut:

1. Nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan, dan harga barang.
2. Cara pengiriman barang,
3. Syarat pembayaran,
4. Contoh barang,
5. Pelayanan purnajual

[Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Gadai Emas Di Pegadaian]

#5 Surat Penawaran

Surat penawaran (offerte) adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa.

Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran.

Setiap perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang biasanya punya keinginan untuk menjual barang sebanyak mungkin dengan waktu yang cepat.

Oleh karena itu, sangat penting sekali bagi perusahaan untuk menggunakan surat niaga penawaran barang kepada perusahaan lain dengan tujuan agar perusahaan yang dituju langsung tertarik.

Jika surat penawaran dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran maka disebut sebagai surat balasan permintaan penawaran.

Biasanya surat penawaran tersebut kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirim akan dibandingkan dengan surat penawaran dari perusahaan lainnya.

Sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, maka dalam penyusunan surat perusahaan lebih leluasa dalam mempromosikan barang yang ditawarkan.

Penjual akan lebih aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran atas inisiatif sendiri biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.

[Baca Juga: Pengaturan Surat Sanggup, Jenis dan Contoh Surat Sanggup]

#6 Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon pembeli.

Surat pesanan mempunyai kedudukan yang kuat dalam komunikasi bisnis karena berasal dari pembeli yang sudah tentu ingin melakukan transaksi jual beli. Surat ini dapat dibuat  atas inisiatif sendiri atau adanya penawaran dari penjual.

Dalam pembuatan surat pesanan perlu diperhatikan poin-poin berikut ini:

• menyebutkan surat pemesanan barang atau jasa berdasarkan dari surat penawaran atau iklan dan lain sebagainya yang berasal dari penjual.
• menyebutkan jenis dan jumlah barang atau jasa yang akan dipesan, sebaiknya dibuatkan dalam bentuk daftar agar lebih mudah dalam proses pengecekan.
• mencantumkan bagaimana cara pengiriman.
• menyebutkan bagaimana cara dari pembayarannya.
• menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
• menyebutkan cara pengepakan.

#7 Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

#8 Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang dibuat oleh penjual setelah penjual dan pembeli setuju dengan aturan pemesanan yang dilakukan.

Surat ini memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dan pemberitahuan mengenai kondisi barang dan asuransi jika ada.

Surat ini merupakan tanda bukti agar pengirim tahu apakah barang sudah dikirim dan diterima sesuai dengan alamat yang tertera.

Download Sekarang! Ebook PERENCANAAN KEUANGAN Untuk USIA 30-an, GRATIS!

#9 Surat Penolakan Pesanan

Ketika barang yang dipesan tidak tersedia maka pihak perusahaan tidak bisa mengirimkan barang. Oleh karena itu, harus dikirimkan surat penolakan pesanan agar tidak mengecewakan pihak pelanggan.

Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.

#10 Surat Penagihan

Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang/jasa bersifat utang. Surat ini dibuat oleh penjual untuk memberitahukan kepada pembeli saat pembayaran atau waktu pembayaran jatuh tempo.

#11 Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli sesudah menerima barang yang dipesan. Surat disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.

#12 Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual.

Surat ini biasanya dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.

#13 Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual atas surat penangguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.

#14 Surat Pengaduan/Komplain

Surat pengaduan (komplain) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai ketidaksesuaian barang-barang yang dikirimkan dengan pesanan disertai tuntutan penyelesaiannya.

Surat ini dibuat oleh pembeli apabila produk yang diterima mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan

Untuk mengajukan tuntutan harus dikemukakan  alasan-alasan yang kuat dan masuk akal. Tanpa alasan yang kuat maka penjual tidak akan memenuhi tuntutan itu.

Tuntutan yang diajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujukan kepada penjual. Tetapi jika kerugian tersebut  terjadi dalam pengangkutan atau dalam gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak tersebut.

Sebelum mengajukan tuntutan, pemesan harus meneliti secara seksama letak kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan bukti-bukti kuat.

[Baca Juga: Contoh Surat Somasi Penipuan Terbaru 2020, Ini Cara Buatnya]

Dengan cara itu, pemesan dapat memperoleh kejelasan tentang siapa yang dituntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal.

Agar tidak terjadi pengalihan tuntutan dari satu pihak ke pihak lain, maka dalam membuat surat komplain harus diperhatikan unsur-unsur sebagai berikut:

• Alasan kuat dalam menunjukan letak kekurangan dan kerusakan seperti: mempunyai bukti-bukti yang sah
• Disampaikan dengan tidak emosi dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap menunjang tinggi keadilan dan kebenaran.

Apabila sudah jelas kepada siapa tuntutan tersebut ditujukan, maka tahap selanjutnya dalam mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat berupa:

• pembatalan pembelian barang,
• permintaan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan.
• permintaan ganti rugi sebesar kerugian yang diderita
• permintaan potongan harga.

#15 Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah yang timbul.

Download Aplikasi Finansialku Sekarang!!

Demikianlah pembahasan mengenai contoh surat niaga dan penjelasan lengkapnya. Semoga dapat menambah pengetahuan Anda mengenai surat menyurat dalam perdagangan atau bisnis.

Anda dapat membagikan informasi artikel di atas kepada rekan yang membutuhkan!

Jika Anda memiliki saran, tanggapan atau pertanyaan, Anda dapat menuliskannya pada kolom yang telah tersedia di bawah ini. Terima kasih!

Sumber Referensi:

• Samhis Setiawan. 20 September 2020. Pengertian Surat Niaga. Gurupendidikan.co.id – http://bit.ly/38NmnST
• Seputar Pengetahuan. Surat Niaga: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya. Seputarpengetahuan.co.id – http://bit.ly/3b8GJc7
• Andika Perdana. 18 Juli 2020. 13 Contoh Surat Niaga Penawaran Barang, Jual Beli Terbaru dan Terlengkap. Noreenfraserfoundation.org – http://bit.ly/3n2GUYo
• Poros Ilmu. Pengertian dan Jenis Jenis Surat Niaga. Porosilmu.com – http://bit.ly/38H9dXe

Sumber Gambar:

• Surat Niaga 1 – http://bit.ly/3om3k8Q
• Surat Niaga 2 – http://bit.ly/2MvtJ5P
• Surat Niaga 3 – http://bit.ly/2XbWqqM
• Surat Niaga 4 – http://bit.ly/3nm0oI0