Surat peringatan adalah suatu bentuk teguran tertulis kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran atau kesalahan.
Untuk lebih jelasnya, simak artikel Finansialku berikut yang akan membahas contoh surat peringatan secara lengkap.
Summary:
- Setiap karyawan jika melakukan kesalahan berkali-kali dan melanggaran aturan tanpa ada perubahan sikap, akan mendapat teguran berupa surat peringatan (SP).
- Perusahaan memberikan SP kepada karyawan sebagai peringatan dan apabila sudah melewati batas maka bisa terkena PHK.
Apa Itu Surat Peringatan?
Setiap karyawan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan akan mendapat ultimatum melalui surat dari perusahaan.
Surat peringatan atau SP ini perusahaan keluarkan setelah seorang karyawan melakukan pelanggaran secara berulang tanpa adanya perubahan sikap.
Misalnya, perusahaan akan memberikan surat peringatan kepada karyawan yang tidak masuk kerja selama berhari-hari tanpa keterangan yang jelas.
Maka dari itu, SP diberikan sebagai teguran sebelum karyawan mendapat sanksi yang lebih berat.
Umumnya, kita dapat membedakan SP berdasarkan kategori pelanggaran atau kesalahan. Surat peringatan pertama (SP 1) dan kedua (SP 2) adalah untuk kesalahan yang masih bisa perusahaan toleransi.
Sedangkan surat peringatan ketiga (SP 3) untuk pelanggaran yang sudah melebihi batas yang biasanya berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK).
Aturan SP dalam Undang-undang
Pada dasarnya, pemerintah telah mengatur pemberian surat peringatan pada Pasal 161 Undang-undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 yang berbunyi:
“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”
Jadi, surat peringatan adalah bentuk teguran tertulis yang perusahaan berikan kepada karyawan karena telah melanggar aturan perusahaan, dengan harapan karyawan tidak lagi mengulang kesalahannya.
[Baca Juga: Pilih Mana, Lebih Baik Jadi Karyawan atau Pebisnis?]
Tujuan Pembuatan Surat Peringatan Karyawan
Seperti yang telah Finansialku jelaskan sebelumnya, melalui surat ini perusahaan punya tujuan agar karyawan tidak mengulang kesalahannya.
Selain itu juga berfungsi sebagai pengingat dan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilakunya yang melanggar aturan dan ketentuan perusahaan.
Lumrahnya, kebijakan pemberian surat teguran baru akan perusahaan lakukan ketika manajer sudah memberikan teguran lisan kepada karyawan yang bersangkutan.
Jika karyawan mendapat SP 1 kemudian SP 2 dan SP 3 secara berturut-turut, status kerja karyawan pada suatu perusahaan dapat diputus.
[Baca Juga: 7 Contoh Surat Cuti Melahirkan untuk Karyawan Berbagai Profesi]
Format Surat Peringatan Karyawan
Dalam kebijakannya, SP ini memiliki regulasi, ketentuan, dan struktur tertentu yang wajib perusahaan (bagian SDM) penuhi.
Contoh SP umumnya dikeluarkan atas teguran tidak masuk kantor tanpa pemberitahuan, sering terlambat masuk kantor, dan tidak memenuhi tugasnya sebagai karyawan.
Karyawan juga akan mendapat SP apabila tidak profesional dalam menjalankan tugasnya, atau bahkan membocorkan rahasia kantor.
Surat peringatan masih tergolong dalam jenis surat formal, sehingga terdapat aturan penulisan yang perlu perusahaan perhatikan.
Berikut adalah beberapa hal-hal penting yang harus ada dalam SP untuk karyawan:
- Judul, nomor, dan tanggal surat.
- Nama lengkap dan jabatan karyawan yang bersangkutan.
- Alasan dikeluarkannya surat teguran yang dijelaskan dengan lengkap.
- Keterangan tambahan dari pemberian surat teguran. Misalnya, surat untuk memberikan peringatan awal agar karyawan yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan.
- Nama pembuat surat dan tanda tangan.
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Bagi yang membutuhkan referensi untuk membuat SP, berikut adalah contoh SP 1, contoh SP 2, dan SP 3 yang baik dan benar.
#1 Contoh Surat Peringatan 1
Berikut adalah contoh SP1 untuk karyawan yang melanggar kontrak atau peraturan dari perusahaan.
#1 Contoh SP Karyawan Terlambat Masuk Kerja
Jika karyawan melakukan kesalahan terlambat kerja yang mana termasuk tidak disiplin, berikut adalah contoh SP 1:
#2 Contoh SP Karyawan karena Absensi Kehadiran
Absensi dalam dunia kerja menjadi salah satu hal yang jadi penilaian perusahaan terhadap karyawannya, jika mereka melanggar maka akan terkena SP sebagai berikut:
#3 Contoh SP Karyawan karena Tidak Mencapai Target
Berikut adalah contoh SP jika karyawan tidak memenuhi target yang ditugaskan kepadanya:
#4 Contoh SP Karyawan Karena Pelanggaran
Kepada Yth,
Sdr. Deni Depok
Staff Keuangan PT ABC Lima Dasar
di Tempat
Dengan Hormat,
Sebagai pimpinan perusahaan, kami menyampaikan bahwa kami telah menerima laporan dari tim anda bahwa anda telah melanggar tata tertib yang berlaku di perusahaan.
Setelah kami melakukan investigasi dan menelaah seluruh bukti yang ada, kami telah memutuskan bahwa anda bersalah atas tindakan [deskripsikan tindakan yang melanggar].
Ini merupakan pelanggaran serius yang sangat merugikan perusahaan dan karyawan lain. Kami mengharapkan agar anda memahami betapa pentingnya mematuhi tata tertib perusahaan dan bertanggung jawab atas pekerjaan anda.
Oleh karena itu, kami memberikan surat peringatan ini sebagai tindakan pencegahan agar anda tidak melakukan pelanggaran yang sama lagi.
Harap diketahui bahwa tindakan lebih lanjut akan diambil jika pelanggaran ini terulang.
Kami harap anda dapat memperbaiki diri dan mematuhi tata tertib yang berlaku di perusahaan.
Hormat kami,
Heri Sugandi
Kepala Personalia
#2 Contoh Surat Peringatan 2
Selanjutnya, contoh SP 2 untuk karyawan yang tidak disiplin, serta pemberian sanksi pemotongan gaji atau insentif, yaitu:
#1 Contoh SP Karyawan Tidak Disiplin
Kedisiplian juga jadi bahan penilaian bagi perusahaan, karyawan yang melanggar aturan bisa dapat surat seperti di bawah ini:
#2 Contoh SP Karyawan dengan Sanksi Pemotongan Insentif
Berikut adalah contoh SP bagi karyawan yang terkena sanksi insentif karena melakukan kesalahan yang lebih fatal dari sebelumnya.
#3 Contoh SP Karyawan dengan Sanksi Pemotongan Gaji
Berikut adalah contoh SP bagi karyawan yang mendapat sanksi pemotongan gaji.
[Baca Juga: 12 Contoh Slip Gaji Karyawan dan Cara Membuatnya]
#4 Contoh SP Karyawan Karena Perilaku Tidak Etis
Nomor: SPII/003/01/2022
Lampiran: 1 Lembar
Perihal: Surat Peringatan Kedua (SP 2)
Yth,
Sdr. Dominic Statham
Staf IT PT Pantang Mundur
di Tempat
Kami memberikan peringatan kerja karena perilaku yang tidak etis yang dilakukan oleh Anda pada [Tanggal Perilaku]. Perilaku tersebut [deskripsikan perilaku yang tidak etis].
Perilaku seperti itu tidak sesuai dengan standar perilaku etis yang diterapkan oleh perusahaan kami dan merugikan citra perusahaan. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan agar Anda mengubah perilaku Anda dan memperbaiki kinerja Anda segera.
Harap dicatat bahwa jika perilaku seperti itu terus berlanjut, perusahaan berhak untuk mengambil tindakan yang lebih berat, termasuk pemecatan.
Kami berharap bahwa Anda akan memperhatikan peringatan ini dan memperbaiki perilaku Anda secepat mungkin.
Hormat kami,
Abdul Aziz
Kepala Personalia
#3 Contoh Surat Peringatan 3
Contoh SP 3 untuk karyawan yang melanggar kebijakan perusahaan sekaligus pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sebagai berikut:
#1 Contoh SP Karyawan Melanggar Kebijakan Perusahaan
Apabila karyawan melanggar kebijakan perusahaan maka bisa dibilang fatal karena bisa kena SP 3, berikut ini contohnya.
#2 Contoh SP Karyawan Sekaligus PHK
Paling terakhir ini cukup mengerikan bagi setiap karyawan karena menyangkut keberlangsungan hidupnya, berikut adalah contoh SP sekaligus PHK.
[Baca Juga: Gelombang PHK Belum Berakhir, Sektor Usaha Ini Diprediksi Aman]
Pentingnya Mengikuti Setiap Aturan!
Demikian contoh SP 1, SP 2, dan SP 3 yang bisa kamu jadikan referensi. Namun, sebelum menerbitkan SP, ada baiknya bagian SDM juga berupaya menawarkan solusi kepada karyawan.
Seperti mendengarkan dan mengajak karyawan berdiskusi terkait masalah yang tengah mereka alami. Selain itu, cobalah meninjau kembali prestasi pencapaian kerja yang pernah mereka raih.
Dengan begitu, bagian SDM dapat membantu perusahaan memutuskan langkah yang tepat untuk karyawan tersebut.
Nah, sebagai karyawan kita pun perlu mengikuti aturan di masing-masing perusahaan. Sebab, adanya aturan bisa membuat hidup lebih bertanggung jawab. Termasuk dalam hal keuangan.
Jika kamu masih bingung mengenai cara mengatur keuangan, yuk, perluas wawasanmu dengan membaca ebook gratis dari Finansialku Cara Mengatur Keuangan Dengan Mudah.
Lalu, terapkan pengelolaan keuanganmu secara lebih praktis bersama Aplikasi Finansialku. Nikmati beragam fitur yang ada di dalamnya sekarang juga!
Sobat Finansialku jangan lupa untuk mematuhi segala peraturan yang ada di perusahaan agar tidak mendapatkan surat peringatan, ya!
Bagikan juga informasinya kepada rekan kerja dan orang terdekat lainnya agar terhindar dari teguran perusahaan. Semoga bermanfaat!
Editor: Ari A. Santosa
Sumber Referensi:
- Meidiana Aprilliani. 05 Oktober 2022. 9 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP1, SP2, SP3), Pahami Aturannya! Glints.com – https://bit.ly/3WoAkgS
- Nuril Hidayah. 01 September 2022. 11 Contoh Surat Peringatan Karyawan Sesuai Aturan yang Berlaku. Mekari.com – https://bit.ly/400YgKe
- Admin. Contoh Surat Peringatan Karyawan Berdasarkan Aturan di Indonesia. Talenta.co – https://bit.ly/3QSNUaY
- Niko Ramadhani. 04 Agustus 2021. 4 Contoh Surat Peringatan Karyawan yang Baik dan Benar. Akseleran.com – https://bit.ly/3ZNNkzp
- Zihan Berliana Ram Ghani. 30 Juni 2021. 5 Contoh Surat Peringatan Karyawan & Hal yang Harus Dicantumkan. Tokopedia.com – https://bit.ly/3J0PiXa
Leave A Comment