Perusahaan memiliki operasional rutin dan tidak terduga. Tugas general affair biasanya menangani urusan tersebut. Lantas, apa fungsi dan tugas general affair untuk kelangsungan perusahaan?

Untuk mengetahui jawabannya, silakan baca ulasan berikut sampai habis!

 

Summary:

  • General Affair merupakan salah satu bagian atau divisi penting dalam perusahaan karena cakupan tugasnya luas dan memastikan ketersediaan berbagai kebutuhan perusahaan.
  • Ada sejumlah fungsi dan tugas dari divisi ini, serta beberapa kualifikasi yang perlu kita perhatikan jika ingin menjadi general affair.

 

Susunan Organisasi di Perusahaan

Perusahaan biasanya memiliki susunan organisasi yang jelas. Hal ini bertujuan agar tidak ada pekerjaan tumpang tindih atau justru terbengkalai. 

Struktur organisasi ini berurut, dari yang paling atas sampai terbawah. Setiap jabatan memegang peran penting untuk kelangsungan bisnis.

General affair adalah salah satu jabatan yang ada di perusahaan. Divisi ini basa bergabung dengan HRD atau di bagian pembelian (purchasing). Job desk utama general affair memastikan kegiatan perusahaan lancar.

Dalam bisnis, divisi ini adalah salah satu aspek vital. Mereka punya tugas jelas dan berdampak terhadap kinerja perusahaan.

Ada beberapa informasi yang harus Anda pahami terkait pekerjaan atau divisi ini. Dalam artikel berikut, kita akan sama-sama membahas general affair dan serba-serbinya. Simak baik-baik, ya!

 

Apa Itu General Affair?

General affair adalah divisi di perusahaan yang mengurus segala sesuatu yang berhubungan operasional perusahaan. 

Tempatnya biasanya bersatu bersama HRD, pembelian, divisi umum, atau operasional.

Dalam menjalankan tugasnya, mereka melakukan hal-hal seputar pengadaan barang atau jasa, pembelian, pemeliharaan aset, penyewaan, dan sebagainya.

 

Apa Saja Tugas General Affair?

Tugas utama bidang kerja ini adalah memastikan perusahaan dapat melakukan kegiatan operasional dengan baik. 

Meski begitu, ada beberapa tugas lain yang menjadi kewajiban utama dari general affair, di antaranya:

 

#1 Mengurus Pengadaan Barang

Tugas pertama general affair adalah memastikan barang yang perusahaan butuhkan tersedia atau selalu terbarui. 

Misal, perusahaan memiliki mesin pres yang sudah cukup lama mereka gunakan, sehingga kinerjanya keluar. 

Maka, para general affair yang akan mengajukan penggantian mesin baru agar proses produksi berjalan lancar.

Ketika membeli mesin baru, mereka akan melakukan perbandingan harga, supplier, dan layanan pendukung yang perusahaan butuhkan jika mesin tiba-tiba tidak berfungsi. 

Divisi ini akan berusaha menekan beban perusahaan. Pengeluaran yang rendah menandakan kinerja general affair yang baik.

[Baca Juga: 6 Contoh Surat Tanda Terima Barang Sederhana (Lengkap)]

 

#2 Pembayaran dan Pembelian Rutin

Tugas ini meliputi pembayaran dan pembelian barang-barang berkala. Misal tagihan telepon, tagihan listrik, serta internet. 

Bisa kita pahami bahwa orang-orang general affair adalah manusia bermata seribu yang harus selalu mengintai hal-hal di perusahaan.

Pembelian per bulan biasanya hampir mirip. Dengan begitu, biasanya mereka membuat hitung-hitungan sebelum membeli.

 

#3 Memastikan Kelancaran Pembayaran Pekerja Harian lepas

Tugas selanjutnya adalah memastikan pembayaran pekerja harian lancar

Pembayaran ini ada di luar gaji karyawan bulanan. Mereka juga melakukan pencatatan di buku, yakni kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM).

 

#4 Melakukan Pemeliharaan Aset

Tugas para general affair yang keempat adalah melakukan pemeliharaan aset. Tujuannya untuk menekan penyusutan nilai ekonomis, mengimbau operator aset, serta menjaga kinerjanya.

Hal inilah yang membuat mereka terlihat galak ketika alat tidak karyawan dengan baik. Sebab, jika ada alat yang rusak, merekalah yang bertanggung jawab.

[Baca Juga: Mengenal Inventaris: Manfaat, Tujuan, dan Contohnya, Lengkap!]

 

#5 Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Pembukaan kantor cabang atau renovasi perusahaan turun menjadi job description general affair

Untuk kebutuhan ini, mereka membuat rincian biaya yang mereka perlukan. Mereka juga memastikan kelayakan tiap material bangunan.

Ketika general affair telah setuju dengan rincian estimasi dana, laporan keuangan tetap harus mereka lengkapi dengan nota atau faktur pembelian.

 

Fungsi General Affair

Di perusahaan, para general affair memastikan perusahaan bisa mendapat laba melalui langkah strategis saat membeli, membayar, dan memelihara aset.

Beberapa fungsi general affair adalah sebagai berikut:

 

#1 Memelihara dan Merawat Aset

Fungsi pertama adalah memelihara dan merawat aset. Sebagai pihak yang membeli, mereka juga yang paling tahu cara merawat aset. Misal, perawatan gedung, perawatan instalasi listrik, dan area lain.

Saat mengajukan rancangan untuk kebutuhan, mereka akan mempertimbangkan aspek prioritas. Misalnya, ada dua kebutuhan yang mereka butuhkan, yakni toilet dan perluasan tempat ibadah. 

Maka, mereka harus memilih mana yang paling mendesak. Apapun yang mereka prioritaskan harus membawa dampak positif bagi perusahaan.

 

#2 Membuat Laporan Rutin

Fungsi selanjutnya adalah menyusun laporan rutin untuk rapat anggaran. 

Di sana, mereka mengemukakan aset dan beban kantor. Nantinya, informasi ini mereka dasar analisis efektivitas investasi internal perusahaan.

[Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Perusahaan Sederhana, Mudah Dipahami!]

 

#3 Melancarkan Perizinan

Divisi ini juga akan turun ke lapangan jika ada perizinan. Misal, perusahaan ingin mengadakan kegiatan amal di alun-alun. 

General affair akan membantu menghubungi stakeholder setempat, seperti kepolisian, ormas, pemerintah, dan sebagainya.

 

#4 Menjalin Hubungan Baik dengan Penyedia Barang dan Jasa

Fungsi keempat adalah menjalin hubungan baik dengan penyedia barang dan jasa. Dengan begitu, operasional perusahaan akan tetap berjalan lancar. 

Jika mereka bergabung dengan HRD, maka cakupan kerja mereka akan meluas, yakni membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan membuat komplain mewakili perusahaan.

Perusahaan yang membangun hubungan baik dengan mitra akan meningkatkan citranya. 

Mereka akan mudah menandatangani kesepakatan di masa depan jika strategi ini mereka terapkan dengan baik.

Hubungan yang baik dengan berbagai pihak juga punya dampak langsung ke kinerja karyawan. Mereka akan percaya karena waktu penerimaan gaji tidak ditarik ulur.

 

#5 Membuat Survei Kepuasan

Mereka juga bertanggung jawab untuk membuat survei. Biasanya, survei ini mereka lakukan ke karyawan untuk melihat angka kepuasan mereka terhadap pelayanan atau sistem kerja. 

Dari sini, general affair dapat menentukan langkah untuk melakukan perbaikan, peningkatan pelayanan, atau memperbaiki beberapa fasilitas.

Beberapa survei yang sering mereka buat adalah survei kebersihan toilet, kebersihan tempat ibadah, fasilitas kerja, dan keamanan area parkir.

 

#6 Membuat SOP

Tugas terakhir adalah membuat dan menciptakan sistem kerja beserta pengadaan dan perawatan aset perusahaan. 

Misal, mereka membuat jadwal pembersihan toilet, jadwal pembersihan kaca gedung, dan pemeliharaan kendaraan operasional perusahaan.

 

Keterampilan yang Harus Dimiliki

Di perusahaan, ada beberapa jenjang karier untuk general affair, yakni staff general affair, supervisor general affair, manager general affair, sampai head of general affair

Tingginya jabatan mereka berbanding lurus dengan beban kerja yang masing-masing posisi pegang.

Beberapa keterampilan yang harus seorang general affair miliki adalah sebagai berikut:

  1. Teliti
  1. Jujur
  1. Punya kemampuanyang baik tentang problem solving
  1. Berpengalaman dalam pengadaanbarang di departemen tertentu
  1. Punya kemampuan menyusun, mencatat, penilaian, serta perawatan asetdengan baik dan sesuai prosedur.
  1. Memiliki kemampuankomunikasi interpersonal yang baik
  1. Mampu berkomunikasidua arah dengan baik dan efektif
  1. Memiliki time management yang baik
  1. Mampu melakukan lobi dan negosiasi

[Baca Juga: Mengenal Global Mindset dan Gunanya Di Era Disruptif Ini]

 

Pertimbangkan Karirnya!

General affair adalah salah satu jabatan yang cukup strategis di perusahaan. Anda dapat mempertimbangkan posisi ini jika merasa memenuhi kualifikasinya.

Selagi mempertimbangkan karir, Anda bisa sembari merencanakan berbagai tujuan keuangan secara lebih matang dan spesifik bersama Aplikasi Finansilku.

Seperti rencana membeli rumah, perhitungan dana pendidikan anak, membeli barang tanpa utang, dan sebagainya yamg bisa kamu manfaatkan untuk menambah skill dalam membuat sebuah perencanaan.

Download Aplikasi Finansialku Sekarang!!

Download Aplikasi Finansialku

 

Melalui Aplikasi Finansialku, Anda juga bisa menerapkan pengelolaan keuangan secara lebih praktis dengan beragam fitur yang tersedia di dalamnya. Jika Anda memerlukan advice seputar keuangan atau investasi, Perencana Keuangan Finansialku pun siap membantu.

Anda bisa hubungi lewat aplikasi atau klik banner di bawah ini untuk buat janji, ya.

Banner Konsultasi WA - DM NEW

 

Itulah ulasan tentang general affair. Yuk, share artikel ini ke rekanmu. Siapa tahu mereka ingin switch career! Terima kasih!

 

Sumber Referensi: 

  • Admin. Ketahui Tugas dan Fungsi General affai r di Perusahaan. talenta.co –https://bit.ly/3EsIi1e
  • Ayu Isti Prabandari. 05 Januari 2021. General affai r adalah Jabatan di Bawah Kepala Operasional, Ini Tugas dan Fungsinya. Merdeka.com – https://bit.ly/3ADNz56
  • M Hardi. General affai r: Pengertian, Tugas, Fungsi, Gaji, dan Jenjang Karir. Gramedia.com – https://bit.ly/3V5oQ1S
  • Muhammad Yazid. 17 Oktober 2022. General affai r Adalah: Pengertian, Tugas, Fungsi dan Jenjang Karier. Dailysocial.id – https://bit.ly/3hZkJpg
  • Nisa Maulan Shofa. 05 November 2022. 7 Tugas General affai r, Skill, Jenjang Karir, dan Gajinya. Kitalulus.com – https://bit.ly/3V66DBk
  • Nur Lella Juanedi. 05 Oktober 2022. General affai r: Kualifikasi, tugas, skills, dan proyeksi karier. Ekrut.com – https://bit.ly/3XvnTBl