Setiap perusahaan perlu memastikan seluruh karyawannya memiliki kemampuan dan kinerja terbaik.

Lantas, apa itu employee management? Berikut akan Finansialku jelaskan lebih lengkap dalam ulasan di bawah ini.

 

Summary:

  • Employee management mencakup berbagai aspek terkait pengelolaan, pengembangan, dan pemberdayaan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan secara efektif.
  • Dengan melakukan manajemen karyawan, bisa memastikan bahwa karyawan memiliki arah yang jelas dan mendukung pertumbuhan mereka dalam organisasi.

 

Mengenal Apa itu Employee Management

Manajemen karyawan atau employee management adalah sebuah proses untuk memastikan karyawan melakukan pekerjaannya dengan kemampuan terbaik mereka sehingga dapat mencapai tujuan bisnis.

Ini terdiri dari membangun hubungan profesional yang sehat antara perusahaan dengan karyawan, memantau prestasi dan kemajuan karyawan, serta menyediakan kebutuhan karyawan untuk menunjang produktivitas.

Dengan demikian, karyawan akan termotivasi untuk memenuhi tujuan organisasi. Cara ini juga dapat meningkatkan produktivitas, kepuasan, retensi, dan keterlibatan karyawan.

employee-management-_1_

Ilustrasi Employee Management. Sumber: linovhr.com

 

Proses employee management bertujuan untuk merubah kinerja karyawan yang buruk menjadi berpotensi dan lebih baik.

Adapun kegiatan ini berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia seperti rekrutmen karyawan baru, manajemen penggajian, manajemen kinerja, dan lain-lain.

Employee management sendiri mencakup pada 3 bidang utama. Di antaranya, akusisi atau proses rekrutmen karyawan baru, keterlibatan dan mempertahankan karyawan, dan manajemen kinerja.

 

Apa Saja yang Termasuk Employee Management System

Agar setiap karyawan bisa meningkatkan potensinya, terdapat berbagai macam tugas yang termasuk dalam employee management system.

Namun, kegiatan utamanya dapat diatur ke dalam beberapa kategori berikut ini:

 

#1 Selection

Seleksi atau rekrutmen adalah cara perusahaan menarik, menyaring, dan memilih talenta terbaik untuk tim mereka.

Perusahaan harus memastikan keselarasan kegiatan seleksi dengan misi, visi, dan nilai-nilai inti organisasi.

Kegiatan seleksi ini termasuk memposting permintaan peran, menyetujui permintaan, mengumpulkan aplikasi, menyaring kandidat, mewawancarai kandidat, membuat dan menegosiasikan penawaran, dan pre-boarding.

 

#2 Monitoring

Pemantauan atau monitoring termasuk menyediakan kebutuhan karyawan, sumber daya, dan umpan balik yang mereka butuhkan untuk meningkatkan keahlian mereka.

Ini termasuk melakukan check-in satu per satu, evaluasi pengantar segera setelah karyawan mulai, dan mengecek secara berkala kinerja mereka selama bekerja.

 

#3 Interacting

Interaksi tentunya terjadi setiap hari antara karyawan dan pemimpin mereka. Begitulah cara para pemimpin mengkomunikasikan kinerja perusahaan dan memperkuat kebijakan, prosedur, dan nilai-nilai inti.

Aspek employee management ini juga termasuk memberikan umpan balik secara real-time dan mengenal karyawan mereka sebagai manusia seutuhnya.

Interaksi terjadi melalui email, interaksi tatap muka, rapat tim, dan banyak lagi.

 

#4 Rewarding

Konsep rewarding mengacu pada cara kita menghargai keunggulan di tempat kerja. Ini termasuk memberikan penghargaan, pengakuan, promosi, bonus, dan lain sebagainya.

Rewarding juga dapat mencakup cara-cara di mana karyawan mengenali satu sama lain untuk meningkatkan, membantu, dan berkontribusi pada keberhasilan tim.

 

#5 Disciplining

Terakhir, ada pendisiplinan yang mengacu pada cara kita memperbaiki perilaku yang telah menyimpang dari standar perilaku perusahaan.

Pendisiplinan termasuk pembinaan, peringatan lisan, rencana perbaikan, peringatan tertulis, peringatan terakhir, penangguhan, atau bahkan pemutusan hubungan kerja.

Proses ini biasanya memerlukan kombinasi dokumentasi relevan terpusat dan pertemuan tatap muka bila memungkinkan.

[Baca Juga: 11 Strategi Retensi yang Bikin Karyawan Makin Produktif, Catat!]

 

Keuntungan Jika Memiliki Employee Management System

Employee management system adalah sebuah sistem yang mampu menyimpan dan mengelola informasi pribadi karyawan terkait dengan pekerjaan dengan aman dan rahasia.

Sistem manajemen karyawan ini sangat penting karena tenaga kerja bisnis adalah aset terbesar perusahaan. Sistem ini memudahkan dan mempercepat pengelolaan aktivitas karyawan oleh perusahaan.

Perusahaan juga akan memiliki lebih banyak waktu untuk terhubung dengan karyawan dan menciptakan inisiatif strategis yang akan menarik dan mempertahankan bakat mereka.

Secara sederhana, employee management system akan membuat perusahaan lebih efektif dalam mengelola karyawannya. Adapun manfaat dan keuntungan jika memiliki employee management system adalah sebagai berikut:

 

#1 Meningkatkan Produktivitas dan Motivasi Karyawan

Karyawan yang tidak merasa dihargai cenderung menjadi tidak peduli dengan pekerjaannya. Itulah mengapa, perusahaan perlu menghargai setiap karyawannya agar produktivitas karyawan dapat meningkat secara signifikan.

Sebab, perusahaan dan karyawan akan terhubung untuk mendapatkan feedback mereka atas berbagai kebijakan dan proses bisnis.

Dengan begitu, karyawan akan percaya bahwa perusahaan menghargai dan memperhitungkan pendapat mereka saat membuat keputusan bisnis.

Berbicara tentang produktivitas, hal ini juga berkaitan dengan kondisi kesehatan finansial karyawan secara keseluruhan. Pasalnya, kesehatan finansial karyawan bisa berdampak langsung pada keterlibatan dan produktivitas di tempat kerja.

Untuk mencapai hal ini, sebaiknya perusahaan menyediakan workshop edukasi keuangan dan menjalin kemitraan dengan perusahaan perencanaan keuangan karyawan.

Kabar baiknya, Finansialku siap memberikan edukasi keuangan kepada karyawan melalui program kesejahteraan keuangan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Program Employee Financial Wellness dari Finansialku ini akan membantu karyawan untuk merencanakan keuangan, melunasi utang, investasi, hingga persiapan dana pensiun.

Klik banner di bawah ini untuk informasi lebih lanjut atau hubungi WhatsApp 0851 5866 2940.

Employee Financial Wellness

 

#2 Merangsang Kinerja Karyawan

Ketika mengelola karyawan secara efektif, perusahaan tidak akan kesulitan dalam mempersiapkan alur kerja. Seperti akuisisi, keterlibatan dan mempertahankan karyawan, serta manajemen kinerja.

Sebab, perusahaan dapat mempekerjakan karyawan dengan keahlian yang tepat untuk setiap tugas dan pekerjaan. Perusahaan juga dapat memantau aktivitas mereka dengan mudah untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.

 

#3 Memastikan Keamanan Data Karyawan

Selanjutnya, employee management system dapat membantu perusahaan melacak dokumen dan data-data lainnya, sehingga dapat mengurangi inefisiensi dalam penanganan data.

Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu khawatir lagi tentang keamanan data karyawan maupun data perusahaan.

 

Tips-tips dalam Menjalankan Employee Management System

Berikut ini adalah beberapa tips efektif untuk menjalankan employee management system.

 

#1 Tetapkan Tujuan dan Sasaran

Pertama, tetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk karyawan. Apa yang Anda harapkan dari karyawan? Apa peran dan tanggung jawab mereka?

Lalu, buatlah daftar langkah-langkah realistis yang akan karyawan ambil untuk mencapainya. Dari sana, tetapkan tenggat waktu dan pastikan beban kerja dapat dikelola berdasarkan timeline.

Penetapan tujuan biasanya merupakan proses kolaboratif antara manajer dan karyawan. Tidak hanya memperhitungkan tujuan organisasi, tetapi juga mempertimbangkan tujuan profesional karyawan.

Menariknya, karyawan yang berorientasi pada tujuan memiliki kemungkinan 3,6 kali untuk tetap setia kepada organisasi mereka. Mereka juga 6,5 kali lebih mungkin untuk percaya bahwa organisasi adalah tempat kerja yang ideal.

 

#2 Ciptakan Lingkungan Kerja yang Positif

Selanjutnya, ciptakan lingkungan kerja yang positif dan kolaboratif, di mana karyawan dapat mengungkapkan pemikiran dan pendapat mereka.

Perusahaan bisa mendorong karyawan untuk mengungkapkan pendapat mereka dan mendiskusikan pandangan mereka tentang cara paling efektif untuk meningkatkan perusahaan.

 

#3 Berikan Kepercayaan kepada Karyawan

Beberapa manajer mungkin mengatur karyawan secara mikro untuk memastikan pekerjaan mereka selesai.

Namun, 71% karyawan melaporkan manajemen mikro mengganggu kinerja mereka, sementara 85% percaya bahwa itu berdampak negatif terhadap moral mereka.

Alih-alih mengelola karyawan secara mikro, sebaiknya berikan kepercayaan kepada karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Berinvestasi dalam pelatihan dan sumber daya yang akan menambah pengetahuan dan keterampilan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Perusahaan dapat memberikan tiket ke acara atau konferensi terkait industri yang selaras dengan tujuan profesional mereka.

 

#4 Lakukan Tinjauan Kinerja

Karyawan tentu haus akan umpan balik tentang kinerja mereka. Umpan balik yang konstruktif dapat membantu karyawan memahami apa yang dapat mereka lakukan dengan lebih baik untuk mencapai pertumbuhan profesionalnya.

Meskipun menerima umpan balik negatif yang membuat mereka mungkin tidak nyaman, ini akan membantu karyawan menentukan area perbaikan diri mereka.

Sebagai contoh, jika Anda mendiskusikan deadline karyawan yang terlewat, tunjukkan data terkait dengan kinerja mereka di masa lalu dan saat ini.

Tanyakan apakah deadline saat ini terlalu banyak atau jika perubahan dalam kebijakan perusahaan membuat mereka sulit untuk memenuhi pekerjaannya.

Lakukan tinjauan kinerja rutin untuk memastikan komunikasi ini sering terjadi sesuai keperluan.

 

#5 Tingkatkan Keterlibatan Karyawan

Kemudian, tingkatkan keterlibatan karyawan dalam hal-hal berikut ini:

  • Menjaga visi misi, dan nilai-nilai inti di garis depan.
  • Belajar lebih banyak tentang tujuan mereka dan bantu mereka melihat potensi dalam perusahaan.
  • Mendorong peluang untuk membangun tim dan persahabatan.
  • Memastikan program gaji dan tunjangan yang kompetitif.
  • Memberikan fleksibilitas bila memungkinkan untuk work-life balance yang optimal.

[Baca Juga: Cara Hitung THR Karyawan Tetap, Kontrak, dan Kurang dari 1 Tahun]

 

Rekomendasi Tools yang Digunakan dalam Employee Management System

Untuk mengoptimalkan proses employee management system dalam perusahaan, ada beberapa tools yang bisa Anda gunakan. Mulai dari perekrutan dan orientasi hingga pelatihan berkelanjutan dan offboarding.

Berikut adalah lima perangkat lunak sistem manajemen karyawan yang perlu Anda pertimbangkan sebagai profesional HRD.

 

#1 Monday.com

Monday.com adalah platform berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan untuk membuat alat dan aplikasi manajemen kerja. Platform ini menawarkan berbagai fitur SDM yang sangat membantu dalam manajemen karyawan.

Sebagai sistem manajemen karyawan, monday.com dapat memudahkan untuk merekrut karyawan baru dan mengawasi tim serta proyek.

Selain itu, monday.com dapat membantu HRD membangun alur kerja kolaboratif, menetapkan tugas, melaporkan indikator kinerja utama, dan mengirim pengingat otomatis untuk tugas penting.

Berkat fitur-fiturnya, manajer dan personel SDM bisa mendapatkan gambaran lengkap tentang kinerja harian tim mereka.

 

#2 LinovHR

LinovHR adalah salah satu perangkat lunak HR yang berfungsi untuk membantu menyederhanakan alur kerja kegiatan perusahaan dalam manajemen SDM.

Perangkat lunak ini memungkinkan sistem manajemen karyawan menjadi lebih mudah dan efektif.

Software ini juga memudahkan dalam pengelolaan data karyawan, penghitungan PPh, dan pengelolaan payroll gaji, yang bisa perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan dan proses bisnis masing-masing.

 

#3 JazzHR

JazzHR merupakan sistem pelacakan pelamar dan software rekrutmen yang membantu keseluruhan proses rekrutmen dalam perusahaan.

Sistem ini dilengkapi fitur yang memfasilitasi permintaan pekerjaan, penjadwalan wawancara, penyimpanan resume, serta background checking secara terintegrasi.

 

#4 BambooHR

BambooHR merupakan tools manajemen kinerja paling populer yang berfokus untuk membantu usaha kecil dan menengah dalam menyelesaikan proses rekrutmen mereka.

Perangkat ini memberikan sistem pelacakan pelamar, seperti template surat penawaran yang dapat disesuaikan, sistem surat otomatis, dan rangkaian lengkap fitur pre-boarding serta onboarding.

 

#5 Zoho Recruit

Berikutnya, ada perangkat lunak Zoho Recruit yang menangani setiap aspek rekrutmen. Mulai dari daftar permintaan pekerjaan, penjadwalan wawancara, hingga menemukan kandidat yang tepat.

Software ini dapat membantu pengelolaan SDM perusahaan, proses rekrutmen karyawan, serta penggajian karyawan.

 

Bantu Karyawan Tingkatkan Produktivitas!

Dari penjelasan di atas, bisa kita simpulkan bahwa employee management adalah salah satu penentu keberhasilan kualitas kinerja karyawan.

Employee management memegang peran penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif, menginspirasi karyawan, dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Proses employee management yang benar dan sesuai akan menghasilkan kinerja karyawan yang baik.

Hal ini akan lebih maksimal jika perusahaan membantu memafasilitasi karyawan untuk mampu mengelola keuangannya dengan bijak. Sebab, masalah keuangan yang dialami karyawan bisa memengaruhi kinerja dan produktivitasnya.

Sebagai referensi dalam mengatur keuangan karyawan, download ebook gratis Panduan Sukses Atur Gaji Ala Karyawan.

Selain itu, Anda juga bisa tonton YouTube Finansialku berikut ini untuk menambah keahlian dalam mengatur uang agar bisa meningkatkan aset.

 

 

Disclaimer: Finansialku adalah perusahaan perencana keuangan di Indonesia yang melayani konsultasi keuangan bersama Certified Financial Planner (CFP) seputar perencanaan keuangan, rencana pensiun, dana pendidikan, review asuransi dan investasi.

Finansialku bukan platform pinjaman online dan tidak menerima layanan konsultasi di luar hal-hal yang disebutkan sebelumnya. Artikel ini dibuat hanya sebagai sarana edukasi dan informasi.

 

Demikian informasi selengkapnya mengenai employee management yang perlu Anda ketahui.

Tuliskan pendapat Anda di kolom komentar dan jangan lupa bagikan artikel ini kepada rekan-rekan kerja lainnya. Terima kasih.

 

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News

 

Editor: Ismyuli Tri Retno

Sumber Referensi:

  • Monique Danao. 24 Mei 2023. Employee Management: Definition, Process & Best Practices. Forbes.com – https://shorturl.at/giuvH
  • Tim Redaksi. Employee management. Adp.com – https://shorturl.at/gkoqC
  • Julia Lopes. 14 April 2023. The Official Handbook to Employee Management. Pipefy.com – https://shorturl.at/qtHY9
  • Indeed Editorial Team. 12 September 2023. What is An Employee Management System? (With Benefits). indeed.com – https://shorturl.at/glsJ0
  • Kim Behnke. 12 Maret 2024. 30 Best Employee Management Systems of 2024: Reviewed & Compared. Peoplemanagingpeople.com – https://shorturl.at/bektA

 

Sumber Gambar:

  • Cover: Canva