Sobat Finansialku, yuk, kenalan apa itu personal assistant, jenis-jenis, tugas, skill yang harus dimiliki hingga prospek karier seorang PA.

Simak selengkapnya dalam artikel Finansialku berikut ini, ya!

 

Summary: 

  • Profesi personal assistant dalam suatu perusahaan memiliki peran yang tanggung jawabnya cukup besar dan harus menguasai skill khusus.
  • Selain untuk perusahaan, profesi ini juga dapat bekerja untuk artis atau publik figur. 

 

Apa Itu Personal Assistant?

Personal assistant seringkali kita artikan sama dengan sekretaris. Padahal, sekretaris bekerja untuk satu tim atau departemen, sementara personal assistant bekerja untuk individu.

Pada dasarnya, personal assistant merupakan individu yang menjalani tugas sebagai ‘tangan kanan’ seseorang, yang biasanya memiliki jabatan tinggi dalam perusahaan.

Seorang PA bekerja untuk membantu individu tertentu dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, baik pekerjaan profesional hingga urusan pribadi yang bersifat personal.

Kehadirannya juga akan meringankan pekerjaan atasan yang kurang mendesak, sehingga mereka dapat lebih fokus untuk pekerjaan penting dan strategis.

Misalnya, seorang PA yang bekerja untuk seorang CEO di suatu perusahaan.

Personal assistant tersebut akan bertugas untuk mengelola buku harian serta pertemuan dan janji temu, serta mengontrol akses bertemu dengan pihak eksekutif.

Selain itu, ia juga bekerja sama dengan staf manajerial perusahaan untuk mengerjakan tugas yang bersifat administratif dan kesekretarisan.

 

Jenis-jenis Personal Assistant

Sebagai orang yang bekerja untuk individu, pekerjaan PA tentunya menyesuaikan dengan bidang dari masing-masing atasan. Dalam praktiknya, PA memiliki beberapa jenis, antara lain:

 

#1 Private Personal Assistant

Private personal assistant bekerja untuk mengurus hal-hal yang bersifat personal dari atasannya.

Jenis PA ini akan membantu atasannya dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Mulai dari mengelola jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga, dan mengatur pertemuan antara rekan kerja.

Atasannya pun dapat berasal dari berbagai kalangan, seperti manajer, ibu rumah tangga, dan lain-lain.

[Baca Juga: Konsultan Keuangan: Tugas, Biaya, dan Cara Memilihnya]

 

#2 Personal Assistant Artist

Sobat Finansialku pasti sudah tahu bahwa seorang artis atau publik figur selalu memiliki seorang personal assistant.

PA harus siap sedia menemani atasan selama 24 jam dari satu lokasi syuting ke lokasi syuting lainnya. Selain itu, PA artist juga harus siap berhadapan dengan wartawan, staf televisi, sampai fans dari atasan.

 

#3 Personal Assistant Eksekutif

Berbeda dengan jenis lainnya, seorang PA eksekutif menjalani tugas untuk atasan yang bekerja di bidang bisnis atau orang penting. Misalnya, CEO atau direktur di tingkat dewan.

Sebagai seorang PA eksekutif, mereka dituntut untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang perusahaan.

Tidak hanya itu, mereka juga harus mengetahui siapa orang-orang penting lainnya di perusahaan tersebut.

[Baca Juga: Mengenal Definisi Chairman, Tanggung Jawab dan Tugasnya]

 

Tugas Seorang Personal Assistant

Seperti yang Finansialku sebutkan, seorang PA bertugas membantu seseorang dengan jabatan tinggi untuk mengurus hal-hal yang kurang mendesak.

Seorang PA juga memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda tergantung dari atasan mereka. Akan tetapi, secara umum tugas dan tanggung jawab meliputi:

 

#1 Mengatur Jadwal Atasan

Tugas pertamanya adalah mengatur dan mengorganisir jadwal atasan. Sebagai PA, seseorang harus bisa mengatur berbagai jadwal atasan, seperti pertemuan dan rapat penting, agar tidak ada jadwal yang bentrok.

 

#2 Sebagai Perantara Komunikasi Atasan

Personal assistant juga bekerja sebagai kontak pertama atasan dengan pihak lain, seperti partner kerjasama, klien, atau divisi lain di internal perusahaan.

Oleh karena itu, salah satu tugasnya adalah menjadi perantara komunikasi atasan yang paling efektif.

 

#3 Mengorganisir Dokumen

Selanjutnya, personal assistant juga bertugas untuk mengarsipkan dan mengorganisir dokumen-dokumen atasannya.

Biasanya, hal ini berkaitan dengan dokumen perjalanan dinas yang akan dilakukan hingga berkas proyek atau kerja sama yang tengah berjalan.

[Baca Juga: 5 Contoh Surat Dinas Terlengkap untuk Berbagai Keperluan]

 

#4 Mengatur Pertemuan

Selain mengatur jadwal atasan, seorang PA juga harus mengatur pertemuan atasan. Mulai dari mengatur ruang pertemuan hingga memastikan semua akomodasi rapat sudah lengkap.

Sebelum memulai rapat, seorang PA wajib memastikan seluruh komponen rapat sudah siap dengan fasilitas yang aman dan nyaman.

 

#5 Membuat Notulen

Terakhir, personal assistant bertugas untuk membuat notulen tentang jalannya rapat dan melaporkannya kepada atasan. Dalam hal ini, ia dapat bekerja sama dengan asisten perusahaan.

 

Skill yang Harus Dimiliki

Setelah mengetahui tugas dan tanggung jawab seorang PA di atas, Sobat Finansialku pasti berpikir bahwa pekerjaan ini bukanlah pekerjaan yang mudah.

Terlebih lagi seorang PA disebut sebagai ‘tangan kanan’ atasannya.  Karena itu, perlu skill khusus dalam menangani semua pekerjaan dengan baik dan benar.

Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki:

 

#1 Kemampuan Manajemen Waktu

Skill pertama yang harus seorang PA miliki tidak terlepas dari menjaga jadwal atasan tetap teratur dan tidak bentrok.

Kemampuan organisasi dan manajemen waktu ini sangat penting, karena PA harus bisa mengatur semua jadwal atasan secara efektif dan efisien.

Selain itu, PA juga perlu pintar mengatur waktu agar tugas-tugas pribadi mereka dapat terselesaikan dengan baik dan tidak ‘terlantar’.

[Baca Juga: 7+ Soft Skill Paling Dicari 2022, Cari Kerja Bisa Lebih Mudah!]

 

#2 Kemampuan Komunikasi Verbal dan Tertulis

Kemampuan kedua adalah komunikasi, baik secara verbal maupun secara tulisan.

Sebab, PA akan sering bertemu dengan orang-orang penting, menulis korespondensi, melakukan presentasi, atau menulis laporan dan notulensi.

Karena itulah, seorang PA membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik untuk bisa memahami dan mengikuti instruksi, serta menyampaikan informasi kepada yang berkepentingan dengan jelas.

 

#3 Menguasai Teknologi Terkait Pekerjaan

Tidak hanya soft skill, seorang personal assistant juga harus memiliki hard skill. Salah satunya adalah melek teknologi dengan menguasai berbagai software terkait pekerjaan.

Software yang dimaksud seperti software pengolah kata, pengolah angka (spreadsheet), pengolah slide presentasi hingga database dan kalender.

 

#4 Teliti pada Setiap Detail Pekerjaan

Seorang personal assistant tentunya harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam melakukan tugasnya sebagai asisten pribadi.

Apabila terdapat jadwal atau pekerjaan yang terlewat, hal ini akan merugikan proses kerja dan mengurangi profesionalitas atasanmu.

 

#5 Dapat Menjaga Kerahasiaan Perusahaan

Sebagai orang yang bekerja untuk orang penting dengan jabatan tinggi, bukan tidak mungkin jika mereka akan mengetahui hal-hal sensitif terkait pengambilan keputusan.

Tidak hanya itu, seorang PA juga akan mengetahui beberapa rahasia pribadi atasan, dokumen penting, dan perjanjian antara atasan dan klien.

Karena itulah, seorang PA harus bisa menjaga kerahasiaan perusahaan, bersikap bijaksana, dan mampu bereaksi tenang serta menjaga setiap informasi rahasia yang diterima.

 

Prospek Karier

Prospek karier PA tentunya sangat menjanjikan. 

Apabila Sobat Finansialku mampu meningkatkan kemampuan pengetahuan bisnis dan administrasi, kamu bisa menjadi PA eksekutif ataupun sekretaris perusahaan.

Gaji seorang personal assistant juga cukup menjanjikan, yakni berkisar Rp4.700.000 sampai Rp7.000.000 tergantung pengalaman dan dengan siapa kamu bekerja.

[Baca Juga: Cara Menabung 10 Juta dalam 3 Bulan dari Gaji UMR, Pasti Bisa!]

 

Tertarik Menjadi Seorang Personal Assistant?

Nah, itu dia ulasan singkat mengenai profesi PA yang perlu Sobat Finansialku ketahui.

Kalau Sobat Finansialku tertarik profesi ini, pastikan kamu telah memiliki skill yang dibutuhkan agar kamu bisa menjadi asisten pribadi yang dapat diandalkan.

Sobat Finansialku juga perlu memiliki kemampuan dalam mengatur keuangan untuk menjadi nilai tambah sebagai seorang PA.

Jangan khawatir, karena Finansialku punya ebook menarik yang dapat menambah pengetahuan kamu dalam mengelola keuangan.

Melalui ebook Cara Mengatur Keuangan dengan Mudah, Sobat Finansialku bisa dengan mudah mengelola cashflow serta memahami solusi untuk menekan pengeluaran.

Yuk, unduh ebook-nya sekarang!

Ebook Gratis! Cara Mengatur Keuangan dengan Mudah

 

Tertarik menjadi personal assistant? Pelajari tugas dan tanggung jawab serta skill yang harus dimiliki dalam artikel Finansialku di atas.

Jangan lupa bagikan informasinya ke orang terdekatmu dan ajak mereka mengatur keuangan dengan baik melalui aplikasi Finansialku. Semoga bermanfaat. Terima kasih.

 

Editor: Ari A. Santosa

Sumber Referensi:

  • Putri Prima. 22 September 2022. Mengenal Personal Assistant, Tugas, Gaji, Hingga Jenjang Karirnya. Kitalulus.com – https://bit.ly/3jD5bsk
  • Niko Ramadhani. 16 November 2022. Personal Assistant: Arti, Tugas hingga Skill yang Dibutuhkan. Akseleran.co.id – https://bit.ly/3PYRuQm