Perlu contoh surat dinas untuk keperluan Anda? Tepat sekali Anda mengunjungi artikel ini karena di sini akan membahas tentang surat dinas.
Yuk, simak bersama.
Summary
- Surat dinas termasuk surat resmi, yang pembuatannya harus menggunakan bahasa sesuai PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia).
- Fungsi surat dinas tidak hanya sebatas untuk menyampaikan penugasan seseorang, juga untuk mengingatkan, memberi informasi mengenai hal tertentu, bahkan sebagai bukti fisik yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi. Seperti kebanyakan surat resmi, pembuatan surat dinas menggunakan bahasa sesuai PUEBI, lugas, sederhana, sopan, serta menarik.
Secara sederhana, surat dinas berarti surat resmi baik dari perusahaan, lembaga pemerintahan, atau sektor formal lain untuk keperluan dinas.
Hingga sekarang, surat masih berguna untuk menugaskan seseorang atau kelompok.
Karena berkaitan dengan penugasan atau pemberitahuan, maka, isi surat dinas berisi pengumuman, izin, surat kuasa, maupun penugasan.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas merupakan berkas untuk menugaskan seseorang. Dengan begitu, fungsi utamanya adalah untuk menyampaikan penugasan seseorang. Tetapi, ternyata fungsinya tidak sesempit itu.
Berikut adalah beberapa fungsi surat dinas:
- Surat dinas dapat berfungsi sebagai pedoman tugas. Hal itu tercermin pada beberapa jenis surat dinas, seperti surat instruksi, surat pengambilan keputusan, dan surat izin perusahaan.
- Surat dinas memiliki fungsi mengingatkan. Sebab, setiap surat yang keluar pasti dijadikan arsip.
- Surat dinas dapat berfungsi sebagai bukti untuk mengukur perkembangan lembaga tertentu.
- Untuk memberi informasi mengenai hal-hal tertentu yang boleh dan tidak boleh petugas dinas tersebut lakukan selama penugasan.
- Sebagai bukti fisik yang dapat dipertanggungjawabkan.
[Baca Juga: Ini 8 Contoh Surat Pernyataan dan Cara Membuatnya]
Syarat Pembuatan Surat Dinas
Syarat-syarat pembuatan surat dinas adalah sebagai berikut.
- Penulisan surat dinas menggunakan Bahasa Indonesia dengan bahasa baku sesuai PUEBI. Setiap bagian surat juga diketik rapi dan sesuai kaidah.
Jika terdapat bahasa asing, maka penulisannya harus mengikuti kaidah yang ada dalam PUEBI.
- Menggunakan kalimat yang sederhana, lugas, efektif, dan jelas.
- Penulisannya menggunakan format surat resmi.
- Penulisannya dengan gaya yang sesuai reputasi perusahaan atau instansi untuk menggambarkan citra baik dan profesional
Format Surat Dinas
Anda perlu memperhatikan struktur surat dinas yang baik dan benar. Sebab, hal ini menyangkut instansi tempat Anda bernaung.
Berikut adalah format penulisan surat dinas.
#1 Kop Surat
Kop surat memuat nama instansi, logo, alamat, serta kontak yang dapat dihubungi. Bagian ini terletak di atas halaman.
#2 Tanggal Surat
Tanggal surat menginformasikan tanggal penerbitan surat tersebut.
#3 Nomor Surat
Karena termasuk surat resmi, maka Anda perlu membubuhkan nomor surat. Penulisan nomor surat mengikuti standar di instansi masing-masing.
Tapi, acuan paling umum terdiri atas nomor urut surat, inisial kode organisasi, kode unit kerja (jika ada), sub unit kerja (jika ada), bulan terbit, dan tahun terbit.
#4 Hal dan Lampiran
Hal berisi tujuan surat, misal penugasan, penunjukan, pengangkatan, dan sebagainya. Sementara lampiran menjelaskan berkas pendukung yang disertakan dalam surat.
#5 Alamat yang Dituju
Anda perlu menuliskan alamat singkat penerima surat. Alamat yang lebih lengkap ditulis di sampul surat.
[Baca Juga: Cara Menulis Tembusan Surat yang Baik dan Benar]
#6 Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan sebagai tanda menghormati seseorang. Sebaiknya gunakan salam pembuka yang formal.
#7 Isi Surat
Di bagian ini, Anda menjelaskan maksud surat dengan rinci. Hindari bahasa yang bertele-tele.
#8 Salam penutup
Tutup surat Anda dengan salam penutup. Seperti salam pembuka, bagian ini juga menunjukkan penghormatan kepada penerima surat.
#9 Nama dan Stempel
Dua aspek ini menjelaskan pihak yang menjadi penanggung jawab surat.jangan lupa sertakan stempel instansi!
#10 Tembusan (Jika Ada)
Di bagian paling bawah, Anda bisa menuliskan tembusan jika perlu. Tembusan berfungsi untuk memberi tahu penerima bahwa surat dinas tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain yang perlu mengetahuinya.
Fungsi tembusan sama dengan CC (carbon copy) pada email.
[Baca juga, Ketahui 7 Contoh Surat Izin Sakit untuk Pelajar dan Pekerja]
Contoh Surat Dinas
Berikut adalah contoh-contoh surat dinas dan template-nya:
#1 Surat Dinas Kesehatan
Simak contoh surat dinas kesehatan berikut ini.
Contoh Surat Dinas Kesehatan. Sumber: Akseleran
#2 Surat Dinas Pengantar Pemerintah
Simak contoh surat dinas pengantar pemerintah berikut ini.
Contoh Surat Dinas Pengantar Pemerintah. Sumber: Slideshare
#3 Surat Dinas Sekolah
Simak contoh surat dinas sekolah berikut ini.
Contoh Surat Dinas Sekolah. Sumber: SMKN 4 Depok
Contoh 2
[Kop Surat]
Depok, 16 Januari 2023
Nomor: 03/OSIS/V/2023
Perihal: Permohonan ijin kegiatan ekstrakulikuler
Kepada Yth.
Kepala SMA Negeri XYZ
Jalan Raya Margonda No.12345
Kota Depok
Dengan hormat,
Saya Ketua Osis SMA XYZ, dengan ini mengajukan permohonan ijin untuk menyelenggarakan kegiatan ekstrakurikuler bagi siswa kelas X pada hari Rabu, 1 Februari 2023 di ruang perpustakaan sekolah. Kegiatan ini bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan siswa tentang bidang studi tertentu.
Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan siswa dapat lebih aktif dan memiliki minat yang lebih tinggi dalam bidang studi tersebut. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada pukul 13.00-15.00 WIB dan tidak mengganggu jadwal kegiatan sekolah lainnya.
Demikian permohonan ijin ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Â
Jajang Nur
Ketua OSIS SMA XYZ
Â
#4 Surat Dinas Memorandum
Simak contoh surat dinas memorandum berikut ini.
Contoh Surat Dinas Memorandum. Sumber: Contohsurat
#5 Surat Dinas Penugasan Karyawan
Simak contoh surat dinas penugasan karyawan berikut ini.
Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan. Sumber: Popbela
Contoh 2
[Kop Surat]
Bandung, 16 Januari 2023
Nomor: 03/XYZ/V/2023
Lampiran: –
Hal: Permohonan ijin absensi
Kepada Yth.
Manager PT. XYZ
Jalan Sangkuriang No. 123
Kota Bandung
Dengan hormat,
Saya selaku Kepala Bagian Personalia, dengan ini mengajukan permohonan ijin absensi untuk saya dan tim saya pada tanggal 1-5 Februari 2023 untuk mengikuti pelatihan pengembangan profesi di Kota GHI.
Sebagai bagian dari upaya kami untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan, kami sangat mengharapkan ijin dari Bapak/Ibu untuk mengikuti pelatihan tersebut. Kami yakin bahwa pelatihan ini akan memberikan manfaat yang signifikan bagi perkembangan profesi kami dan kualitas pelayanan yang kami berikan kepada pelanggan.
Demikian permohonan ijin ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tatang Sutarman
Kepala Bagian Personalia
Â
Buat Surat Dinas dengan Baik
Surat dinas merupakan berkas yang penting dalam penugasan atau pemberitahuan resmi. Maka, sebaiknya Anda mengikuti kaidah yang benar.
Ada satu hal lain yang tak kalah pentingnya, yaitu kondisi keuangan Anda. Sudahkah Anda tahu bagaimana kondisi keuangan Anda? Apakah sehat atau malah tidak baik?
Daripada mengira-ngira, yuk coba cek kesehatan keuangan Anda dengan fitur ‘Financial Check Up’ di aplikasi Finansialku.
Setelah dicek, Anda bisa langsung diskusikan bersama perencana keuangan Finansialku apabila Anda memiliki kendala seputar keuangan, lho. Tak usah pikir panjang, yuk langsung cek sekarang juga!
Semoga informasi di atas bisa membantu Anda jika mengalami kesulitan dalam pembuatan surat dinas. Jangan lupa untuk bagikan informasi ini pada rekan-rekan lain, ya. Terima kasih.
Editor: Ratna Sri H.
Sumber Referensi:
- Faozan Tri Nugroho. 10 Desember 2021. Pengertian Surat Dinas, Ciri-ciri, Fungsi, dan Unsur-unsurnya. Bola.com – https://bit.ly/3M2Vhcv
- Gadis Saktika. 25 Januari 2022. 15 Contoh Surat Dinas Resmi Yang Baik Dan Benar Dari Berbagai Instansi. Lengkap! 99.co – https://bit.ly/3r6z7ha
- Niko Ramadhani. 29 Juli 2021. 7+ Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar! co.id – https://bit.ly/3x9ohe9
Leave A Comment