Bagaimana cara menulis surat dinas yang tepat? Biar gak bingung, yuk lihat contoh surat dinas yang baik dan benar.

Simak artikel berikut selengkapnya.

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Lifestyle (rev)

 

Apa itu Surat Dinas?

Menulis surat secara khusus terkadang bukanlah hal yang mudah, terutama bagi Anda yang tidak terbiasa dalam hal tulis menulis surat.

Seperti yang kita ketahui, terdapat berbagai jenis surat, salah satunya yang akan kita bahas dalam artikel ini yaitu surat dinas. Sudah tidak asing di telinga bukan? Tapi tahukah Anda apa itu surat dinas?

Jenis-jenis Surat dan Penjelasannya 01 - Finansialku

[Baca Juga: Jenis-Jenis Surat dan Penjelasannya yang Wajib Kamu Ketahui dan Pahami]

 

Dilansir dari Maxmanroe.com, pengertian surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas.

Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.

Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan.

Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain, seperti kepada karyawan di instansi/lembaga terkait.

Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

 

Kegunaan Surat Dinas

Beberapa jenis surat tentunya memiliki kegunaan dan fungsi yang berbeda-beda, sama halnya dengan surat dinas ini. Berikut ini adalah kegunaan dan fungsi dari surat dinas:

  • Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin, dan surat keputusan.
  • Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut. Itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
  • Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
  • Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.

 

Ciri-ciri Surat Dinas

Bagaimana cara agar bisa membedakan surat dinas dengan surat yang lainnya? Salah satunya Anda bisa melihat dari karakteristik atau ciri-ciri surat tersebut. Berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:

  • Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/lembaga pada bagian kepala surat.
  • Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.
  • Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
  • Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
  • Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang mengeluarkannya.

 

Syarat-syarat Surat Dinas

Setiap surat tentunya memiliki syarat-syarat dalam penulisannya, terutama surat-surat resmi seperti surat dinas ini. Agar Anda tidak salah, berikut ini syarat-syarat penulisan sebuah surat dinas:

  • Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi dengan format yang teratur.
  • Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
  • Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.
  • Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.

 

Jenis-jenis Surat Dinas

Tidak hanya satu ‘surat dinas’, ternyata ada beberapa jenis surat dinas yang harus Anda ketahui lho!

Agar Anda lebih memahaminya, dilansir dari Pelajaran.click, terdapat 10 jenis Surat Dinas, yaitu sebagai berikut:

 

#1 Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja.

Dimana surat ini berfungsi agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan untuk dinas.

Mengenal Pengertian, Fungsi, Kegunaan dan Contoh Surat Jalan yang Umum Digunakan 01 - Finansialku

[Baca Juga: Mengenal Pengertian, Fungsi, Kegunaan dan Contoh Surat Jalan yang Umum Digunakan]

 

#2 Surat Undangan

Surat undangan adalah surat yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.

 

#3 Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut.

Hal tersebut dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

 

#4 Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

 

#5 Surat Memo atau Nota Dinas

Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

 

#6 Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

 

#7 Surat Pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

 

#8 Surat Perintah

Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang berada di posisi/jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak/instansi yang lebih rendah.

Hal ini agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

 

#9 Surat Instruksi

Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk-petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.

 

#10 Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak/pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu.

 

Struktur Surat Dinas

Untuk membantu Anda dalam menulis surat dinas, salah satu yang paling penting untuk Anda ketahui adalah struktur dari surat dinas itu sendiri.

Dilansir dari Maxmanroe.com, bagian-bagian surat dinas tersebut diantaranya adalah:

 

#1 Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian ini berada paling atas pada surat resmi. Dalam kepala surat terdapat logo, nama dan alamat lembaga/instansi.

 

#2 Tanggal Surat

Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat.

 

#3 Nomor Surat

Nomor surat terdiri dari kode, nomor surat yang dikeluarkan, identitas lembaga/instansi, serta tahun pembuatan surat.

Surat Keterangan Kerja 03 Surat Keterangan Kerja 3 - Finansialku

[Baca Juga: Beginilah Contoh Surat Pemberitahuan yang Tepat dan Benar]

 

#4 Lampiran

Lampiran adalah berkas pendukung yang akan disampaikan dapat berupa lembaran kertas atau dokumen lain.

 

#5 Perihal atau Hal

Bagian ini dituliskan isi pokok surat dinas, seperti ditujukan untuk siapa dan untuk apa surat tersebut.

 

#6 Alamat

Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain.

 

#7 Salam Pembuka

Guna salam pembuka ini adalah untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.

 

#8 Isi Surat

Isi surat harus sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan dan dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.

 

#9 Salam Penutup

Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup merupakan bentuk rasa hormat atau sopan santun serta menunjukkan akhir dari surat.

 

#10 Nama

Bagian ini diisi dengan nama lengkap pengirim surat.

 

#11 Tembusan

Pihak lain yang perlu mengetahui tentang surat tersebut harus diberikan tembusan atau copy dari surat yang asli.

 

#12 Inisial

Inisial biasanya dicantumkan pada bagian kiri bawah tembusan surat dinas tersebut. Ini dibuat jika diperlukan saja.

 

Contoh Surat Dinas

Terdapat berbagai surat dinas yang dapat dibuat. Dilansir dari Suratresmi.id, berikut ini contoh surat dinas untuk perusahaan dan pemerintah:

 

#1 Surat Dinas Perusahaan

PT. JAYA MAKMUR ABADI

Jl. Jendral Sudirman Km. 5 Palembang 30115

Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766

 

Palembang, 15 Februari 2018

 

Nomor                 : 005/PTJMA/60/VIII/2016

Perihal                 : Pemberitahuan Cuti Bersama

Lampiran            : –

 

Yth.

Seluruh Karyawan Dan Staff

PT Jaya Makmur Abadi

Di tempat

 

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun PT Jaya Makmur Abadi yang jatuh pada tanggal 19 Februari 2018, maka melalui surat ini kami beritahukan bahwa akan diadakan cuti bersama pada tanggal tersebut untuk seluruh pegawai PT Jaya Makmur Abadi dan masuk kembali pada Senin, 26 Februari 2018.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih dan harap gunakan waktu hari libur sebaik mungkin.

 

 

Palembang, 15 Februari 2018,

Direktur Utama PT Jaya Makmur Abadi,

 

#2 Surat Dinas Instansi Pemerintah

PEMERINTAH DAERAH KOTA SURABAYA

DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA

Jl. Slamet Riady No. 1 Surabaya 31987

Telp. 031 – 539029 Fax. 031 – 539028

 

Surabaya, 15 Februari 2018

 

Nomor                 : 008/PK/60/X/2018

Perihal                 : Undangan

 

Kepada Yth,

Dinas Pertamanan dan Tata Kota

Kota Surabaya

Di tempat

 

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan mengucap Bismillahirohmanirrohim dan mengharapkan ridho Allah SWT, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri acara Pengajian Rutin Bulanan di Lingkungan Dinas Pertamanan dan Tata Kota Kota Surabaya, yang akan dilaksanakan pada:

 

Hari/Tanggal :         Senin/19 Februari 2018

Waktu              :         Pukul 08.30 WIB – Selesai

Tempat            :         Masjid Agung Pertamanan Surabaya

Acara               :          Tausyiah KH. Umar Ali, MA

 

Mengingat pentingnya acara ini, kami mohon kepada Bapak/Ibu/Saudara/i agar dapat hadir tepat waktu.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.

 

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

 

Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota

Pemerintah Kota Surabaya,

 

Yuk Mulai Menulis Surat Dinas dengan Tepat

Sudah jelas bukan penjelasan mengenai surat dinas di atas? Pastikan kembali isi surat yang sudah Anda buat sesuai dengan kriteria dan syarat-syarat dalam menulis surat dinas yang tepat.

Adapun tips cara agar Anda bisa pandai dalam menulis surat ialah Anda harus lebih sering berlatih dan membiasakan diri untuk menulis dan membaca, ketika sudah terbiasa maka semuanya dapat berjalan dengan lebih mudah.

Oh iya, Ada satu lagi nih yang perlu Anda perhatikan, yaitu kondisi keuangan Anda. Anda perlu merencanakan keuangan Anda dengan matang.

Anda bisa membaca ebook dari Finansialku di bawah ini, agar tujuan keuangan Anda bisa tercapai sesuai rencana.

Gratis Download Ebook Perencanaan Keuangan untuk Usia 30 an

Perencanaan Keuangan Untuk Usia 30 an - Finansialku Mock Up

 

Ayo bagikan artikel ini kepada teman dan kerabat kamu, agar bisa mengetahui bagaimana cara menulis surat dinas yang baik dan benar.

Share artikel ini dan jadi bermanfaat untuk orang lain. Terima kasih!

 

Sumber Referensi:

  • Admin. Pengertian Surat Dinas dan Ciri-Cirinya, Fungsi, serta Contohnya. Maxmanroe.com – http://bit.ly/2YK73mY
  • Admin. Jenis – Jenis Surat Dinas dan Pengertiannya. Pelajaran.click – http://bit.ly/2ZJrOwm
  • Admin. Contoh Surat Dinas. Suratresmi.id – http://bit.ly/2M7UfAW

 

Sumber Gambar:

  • Menulis Surat – http://bit.ly/2yN903g