Selain absensi, presensi adalah istilah yang kerap digunakan. Karena pengucapannya yang mirip, banyak orang menyangka keduanya memiliki arti yang sama.

Lalu, apa sebenarnya presensi itu? Simak pembahasannya dalam artikel berikut!

 

Summary:

  • Presensi merupakan salah satu informasi penting untuk mengukur kinerja karyawan bagi sebuah perusahaan, salah satunya mengantisipasi fraud.
  • Terdapat beberapa jenis sistem kehadiran yang bisa perusahaan terapkan, dan presensi ini berkaitan erat dengan produktivitas karyawan.

 

Presensi dalam Kehidupan

Presensi adalah istilah yang banyak muncul di banyak bidang, seperti akademik, kantor, maupun lingkungan perumahan.

Dalam keseharian, istilah ini merujuk pada kehadiran seseorang di suatu tempat, perkumpulan, forum, atau acara, terutama acara formal.

Presensi juga kerap disamakan dengan absensi. Karena mirip, banyak orang bingung bagaimana cara menggunakan dua kata tersebut. Nah, agar Anda makin paham, kali ini kita akan kupas tuntas presensi. Simak dengan saksama, ya!

 

Apa Itu Presensi?

Presensi adalah kata serapan dari bahasa Inggris, present, yang berarti kehadiran. KBBI pun mengartikannya dengan kata yang sama.

Sementara itu, menurut istilah presensi adalah suatu sistem yang diaplikasikan untuk menunjukkan atau membuktikan kehadiran seseorang di suatu acara, forum, dan sebagainya.

Dalam kegiatan formal, presensi adalah unsur penting. Pengisiannya menjadi salah satu tolok ukur prestasi seseorang di bidangnya.

Di dunia kerja, hal ini penting untuk mengetahui produktivitas karyawan. Mereka bisa memperkirakan kinerja secara umum melalui kehadiran di tempat kerja.

[Baca Juga: Kemampuan Dasar di Dunia Kerja Ini, Penting Kamu Miliki!]

 

Fungsi Presensi Bagi Perusahaan

Presensi yang terpenuhi dengan baik menjadi salah satu faktor keberhasilan bisnis. Bagi perusahaan, beberapa fungsinya adalah sebagai berikut:

 

#1 Mengumpulkan Data Kehadiran Karyawan

Fungsi pertama adalah mengumpulkan data kehadiran karyawan. Sebab, mereka akan mengisi presensi tiap hadir dan pulang dari kantor.

Nantinya, perusahaan menggunakan informasi ini untuk menentukan kebijakan terhadap karyawan yang dimaksud.

Beberapa keputusan penting, seperti kenaikan gaji dan promosi jabatan bisa dipertimbangkan melalaui aspek ini, termasuk dalam hal pemberian bonus.

 

#2 Menghitung Upah Kerja

Fungsi berikutnya yaitu untuk menentukan upah kerja, terutama pada bisnis yang menerapkan upah harian. Upah harian diberikan dengan sepengetahuan Human Resource (HR).

 

#3 Mengetahui Waktu Cuti Karyawan

Sebagai file yang berisi informasi kehadiran karyawan, maka perusahaan juga bisa melihat sisa cuti yang karyawan miliki dalam bulan berjalan.

Misal, jika seseorang sudah menggunakan 5 hari cuti dalam 3 bulan, maka dia tidak bisa mengajukan cuti kembali di bulan berjalan.

 

#4 Merapikan Pencatatan Administrasi

Dengan adanya data ini, pencatatan administrasi kehadiran karyawan lebih teratur. Sehingga akan memudahkan bagian keuangan saat menghitung gaji, HR memberikan cuti, dan kebutuhan lain.

 

#5 Meminimalisasi Risiko Kecurangan

Kecurangan presensi, seperti titip absen masih sering terjadi. Hal tersebut menyebabkan karyawan yang alpa terlihat datang ke kantor di hari tersebut.

Dengan sistem ini, terutama berbasis biometri (sidik jari), potensi fraud akan menurun. Meski tidak sepenuhnya hilang, kehadiran karyawan akan lebih teratur.

 

Jenis Presensi

Berikut adalah beberapa jenis presensi yang dapat perusahaan atau bisnis Anda gunakan, antara lain:

 

#1 Magnetic Card

Jenis pertama adalah magnetic card. Sistem ini bekerja menggunakan sistem yang sama seperti kartu ATM, yakni dengan menempelkan kartu ke scanner. Setelahnya, catatan kehadiran langsung tertulis di sistem.

Kekurangannya, jenis ini rawan rekayasa. Beberapa karyawan bisa saja menitipkan kartunya ke rekan kerja agar terlihat hadir. Selain itu, kartu tersebut juga rawan hilang.

 

#2 Password

Tak hanya kartu magnetic, sistem kehadiran berikutnya bisa dengan password. Karyawan cukup mengetik password mereka ke mesin agar tercatat hadir di hari tersebut.

Sayang, jenis ini juga rawan rekayasa. Karyawan masih bisa memberitahukan password-nya ke rekan kerja untuk titip absen. Selain itu, karyawan juga bisa lupa password.

 

#3 Presensi Digital

Jenis selanjutnya adalah digital. Perusahaan menerapkan jenis yang satu ini lantaran mudah digunakan. Karyawan mengakses presensi menggunakan jaringan internet.

Karyawan bisa mengisinya melalui tabel digital. Setelahnya mereka meng-input data sebagai tanda kehadiran. Sama seperti sistem sebelumnya, jenis digital ini tetap ada potensi untuk dipalsukan.

 

#4 Presensi Biometri

Sistem biometri dianggap sebagai jenis presensi yang lebih aman dan rendah rekayasa. Sebab, mesin mengidentifikasi data fisik setiap karyawan, salah satunya dengan scan sidik jari.

Tak sebatas sidik jari, kini sistem ini bahkan mampu mengenali mata, suara, dan wajah. Saking pintarnya, mesin bahkan bisa membedakan wajah asli dengan foto.

Sekarang, sistem ini paling banyak perusahaan gunakan. Dengan efektivitasnya yang tinggi, karyawan yang tidak bertanggung jawab tidak bisa berbuat nakal.

 

#5 Presensi Online

Jenis terakhir adalah berbasis online. Dengan cara ini, karyawan bisa mengisi presensi dari mana pun.

Penerapan sistem ini cocok untuk karyawan lapangan. Mereka tidak harus ke kantor untuk sekadar mengisi daftar kehadiran. Jika bertugas di tempat yang jauh, tentu ini sistem ini sangat memudahkan.

Anda juga bisa menggali informasi lebih lanjut mengenai presensi lewat artikel berikut Selain Fingerprint, Sistem Presensi Karyawan Apa yang Efektif?.

 

Cara Mengelola Presensi Karyawan

Berikut adalah cara yang bisa perusahaan lakukan untuk mengelola presensi karyawan:

 

#1 Menentukan Kebijakan Absensi yang Jelas

Cara pertama untuk mengelola sistem kehadiran ini yaitu menentukan kebijakan yang jelas.

Misal, dalam satu bulan, karyawan mendapat dua hari di luar hari libur untuk cuti. Jika melakukannya lebih dari itu, perusahaan menerapkan sanksi.

 

#2 Membedakan Jadwal WFH dan WFO

Pandemi membuat perusahaan harus berpikir keras mengatur jadwal kerja karyawan. Memisahkan jadwal kerja WFH dan WFO akan membantu pengumpulan informasi kehadiran makin mudah dan efektif.

Dengan begitu, potensi salah hitung sistem kehadiran ini akan makin kecil.

 

#3 Memantau Jam Masuk dan Keluar Karyawan

Selanjutnya, membuat jadwal keluar masuk karyawan bisa perusahaan lakukan agar pengelolaan presensi lebih efektif.

Perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi sehingga karyawan yang belum scan biometri dapat terlacak.

 

#4 Menyiapkan Manajemen Database Presensi

Data akan tertulis dengan benar jika da staf khusus yang menanganinya. Untuk itu, perusahaan perlu punya manajemen yang mengurus aspek ini. Agar aman, mereka bisa menggunakan cloud terenkripsi.

 

#5 Memperbarui Data Secara Berkala

Cara terakhir untuk mengelola sistem kehadiran ini adalah memutakhirkan data secara berkala. Dengan begitu, HR akan tahu perkembangan informasi.

Pembaruan juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi karyawan baru atau yang resign.

 

Hubungan Antara Presensi dan Produktivitas Karyawan

Dalam jurnal “Pengaruh Tingkat Absensi dan Peran Insentif Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Bagian Produksi Pada PT Dekor Asia Jayakarya” oleh  Rina Fitriana, ditemukan bahwa presensi adalah aspek yang berpengaruh terhadap produktivitas karyawan.

Produktivitas dipengaruhi oleh kehadiran karena karyawan punya lebih banyak waktu untuk bekerja. Logisnya, jika jam kerja lebih banyak, seseorang bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

[Baca Juga: Probation, Fase Angker di Dunia Kerja? Pahami Seluk-beluknya!]

 

Peraturan dan Regulasi Tentang Presensi dan Absensi

Indonesia memiliki peraturan terkait presensi dan absensi, yakni Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003. Karena mendapat penghasilan dari perusahaan, sudah seharusnya karyawan mematuhi aturan yang berlaku di dalam negeri.

Berikut adalah peraturan mengenai presensi dan absensi menurut Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003 Pasal 93 Ayat 3 butir 4:

presensi-adalah_aturan-presensi-dan-absensi

Aturan Mengenai Presensi dan Absensi

 

Dalam Pasal 93 Ayat 1, disebutkan bahwa pekerja yang tidak bekerja tanpa alasan jelas tidak akan dibayar.

Sementara itu, dalam Pasal 168 Ayat 1, 2, disebutkan bahwa karyawan diberi waktu 5 hari sebelum di-PHK karena mangkir dari kerja:

Ayat 1: Pekerja/buruh yang mangkir selama 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh pengusaha 2 kali secara patut dan tertulis dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri.

Ayat 2: Keterangan tertulis dengan bukti yang sah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus diserahkan paling lambat pada hari pertama pekerja/buruh masuk bekerja.

Ayat 3: Pemutusan hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pekerja/buruh yang bersangkutan berhak menerima uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4) dan diberikan uang pisah yang besarnya dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

 

Perbedaan Presensi dengan Absensi

Presensi adalah istilah yang sering muncul bersama absensi. Bahkan beberapa orang mengira keduanya sama. Nyatanya, keduanya memiliki arti bertolak belakang.

Presensi adalah kehadiran, sedangkan absensi adalah ketidakhadiran.

Dengan begitu, presensi mendata orang-orang yang hadir dalam suatu perkumpulan. Sedangkan absensi mencatat orang-orang yang tidak ada di tempat.

 

Manfaatkan Sistem Presensi Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Presensi adalah aspek penting untuk perusahaan. Jika menggunakan sistem yang tepat, perusahaan dan karyawan akan sama-sama diuntungkan. Perusahaan mencapai performa baik, sementara karyawan mendapat pemasukan maksimal.

Berbicara tentang pemasukan, jika Sobat Finansialku ingin mendapat pemasukan tambahan, baik dari penghasilan aktif, investasi, atau pasif.

Yuk, segera download ebook gratis dari Finansialku berikut ini untuk mengetahui strategi dan panduan lengkapnya.

Ebook GRATIS, Strategi Cerdas Menambah Pemasukanmu

Banner Iklan Ebook Strategi Cerdas Menambah Pemasukanmu - PC
Banner Iklan Ebook Strategi Cerdas Menambah Pemasukanmu - HP

 

Jika Anda ingin diskusi lebih lanjut seputar keuangan atau investasi, jangan ragu untuk buat janji kosultasi bersama Perencana Keuangan Finansialku melalui WhatsApp Customer Advisory di nomor 0851 5866 2940.

 

Itulah ulasan tentang sistem kehadiran dalam dunia kerja. Yuk, share info ini ke rekan Anda agar mereka bisa memilih sistem presensi terbaik untuk bisnis. Terima kasih!

 

Editor: Ismyuli Tri Retno

Sumber Referensi:

Jurnal:

  • Rina Fitriana. Pengaruh Tingkat Absensi dan Peran Insentif terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Bagian Produksi pada PT Dekor Asia Jayakarya. Neliti.com – https://bit.ly/3EljUj1

 

Artikel internet:

  • Admin. 07 Juni 2021. Tips HRD: Tips Mengelola Database absensi Karyawan. Linovhr.com – https://bit.ly/3KimDNR
  • Hanif Sri Yulianto. 27 Juni 2022. Pengertian Presensi, Jenis, dan Perbedaannya dengan Absensi. Bola.com – https://bit.ly/3IggMGa
  • Husnul Abdi. 02 Desember 2021. Presensi adalah Kehadiran Seseorang di Suatu Tempat, Kenali Perbedaanya dengan Absensi. Liputan6.com – https://bit.ly/3EjEHDq
  • Jordhi Farhansyah. 24 November 2022. Apa Itu Presensi, Contoh Sistem Online Bagi Perusahaan Adalah? Talenta.com – https://bit.ly/417m1AJ
  • Nisa Destiana. 23 Oktober 2022. Presensi Adalah: Arti, Fungsi, dan Jenisnya. majoo.id – https://bit.ly/3xzDVhZ
  • Radika KC. 2020. Sanksi Bagi Karyawan Mangkir Kerja 5 Hari Berturut-Turut. Hadirr.com – https://bit.ly/3k5hzSx
  • Putu Maya Mahatmavidya. 06 Desember 2021. Memahami Apa Itu Presensi, Contoh dan Jenisnya yang Kerap Digunakan Perusahaan. mekari.com – https://bit.ly/3KlvQoz