Apa yang dimaksud dengan purchase Order atau PO? Bagi yang sering beli barang di online shop, Anda peru tahu sistematikanya agar tidak merasa ditipu ya!

Karenanya, jangan lewatkan artikel Finansialku berikut ini yang akan membahas tentang purchase order.

 

Definisi Purchase Order

Apakah Anda pernah mendengar istilah purchase order (PO)? Bagi Anda yang berkecimpung di dunia bisnis mungkin sudah tidak asing lagi mendengar istilah tersebut.

Seiring dengan perkembangan bisnis yang Anda jalani, istilah purchase order semakin akrab di telinga. Pasalnya, ketika usaha yang Anda miliki masih sederhana, pengelolaannya pun masih sederhana.

Definisi Purchase Order PO Adalah 02 - Finansialku

[Baca Juga: Mau Tetap Hemat Saat Belanja Online? Tiru 5+ Jurus Ampuh Berikut Ini]

 

Untuk menyuplai barang pun Anda dengan mudah memesannya pada supplier melalui email atau telepon.

Namun tidak jika bisnis yang Anda kelola semakin besar. Maka dari itu peran purchase order salah satunya adalah memudahkan penyuplaian barang.

Purchase order (PO) bisa diartikan sebagai dokumen yang berisi daftar barang yang ingin dibeli dari pemasok. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah penjelasan mengenai pengertian dan hal-hal lain yang berkaitan dengan purchase order.

 

Purchase Order: Fenomena Online Shop Kekinian

Purchase order atau untuk selanjutnya disebut dengan PO, merupakan dokumen yang berisi permintaan kebutuhan stok barang dari pemasok atau supplier.

Selain sebagai rangkuman kebutuhan barang, PO juga merupakan bentuk kesepakatan berupa kerja sama atau kontrak antara penjual atau pemasok dan pembeli mengenai barang atau jasa yang disediakannya.

Dalam PO memuat detail informasi perusahaan antara lain, nama pemesan, nama perusahaan, alamat, tagihan, nomor telpon dan lain sebagainya.

Selain itu, PO juga memuat detail metode pembayaran yang diinginkan oleh pembeli kepada pemasok. Agar lebih jelas, berikut beberapa hal penting tentang sistematika PO:

 

#1 Metode Pembayaran Sesuai Kesepakatan

Misalnya, Anda memiliki sebuah bisnis retail dan hendak menambah stok barang pada retail Anda. kemudian dapat membuat purchase order terhadap supplier yang telah mengadakan kerja sama.

Membuat daftar barang yang ingin dibeli dari pemasok, mulai dari nama produk, jumlah, dan harga barang tersebut. Selain itu, Anda harus mencantumkan alamat pengiriman.

Metode pembayaran dan cara pengiriman akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan atau kontrak yang telah ditetapkan. Dalam PO juga pembeli atau pemasok bisa menjelaskan syarat dan ketentuan transaksi lebih detail.

 

#2 Perincian yang Detail

PO ini memang banyak memuat rincian barang, semakin rinci pemesanan barang akan semakin efektif juga pembelian tersebut.

Berbeda dengan pemasok yang tidak menggunakan PO, penjual atau vendor dan pembeli dan lainnya dalam PO terikat hukum berupa kontrak yang telah disepakati.

Dengan begitu, segala transaksi yang dilakukan akan dilindungi oleh badan hukum. Hal ini membuat transaksi terlihat jelas dan eksplisit sehingga terhindar dari kesalahan, kekeliruan bahkan kecurangan.

Selain berperan sebagai dokumen pemesanan, PO juga sering digunakan sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan peminjaman kepada perusahaan atau unit organisasi dari pemberi pinjaman atau kreditur.

 

#3 Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice

Selain istilah PO atau purchase order, istilah lain yang akrab terdengar dalam dunia bisnis adalah invoice. Invoice hampir sama dengan PO, yang membedakan adalah pihak yang membuatnya.

Jika PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau supplier, maka invoice ini dibuat oleh penjual atau supplier setelah menyetujui atau menyepakati PO yang dikirim oleh pembeli.

Setelah PO dan invoice dibuat, maka selanjutnya adalah pengiriman barang agar pembayaran dapat segera dilakukan oleh pembeli. Kedua dokumen ini mengikat kedua belah pihak, dengan tujuan saling menguntungkan bisnis satu dengan lainnya.

 

#4 Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)

Selain PO dan invoice, ada istilah lain yang banyak tidak disadari perbedaannya. Purchase Requisition atau untuk selanjutnya disebut dengan PR, merupakan dokumen daftar barang-barang yang ingin dibeli oleh pembeli kepada pemasok.

PR dan PO sering disamaartikan karena keduanya memuat daftar barang.

PO dan PR memiliki perbedaan tingkat persetujuan, ketika sebuah perusahaan atau pembeli telah melakukan PO pada pemasok, maka berarti pemasok atau supplier tersebut telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

Definisi Purchase Order PO Adalah 03 - Finansialku

[Baca Juga: Apakah Anda Saat Belanja Sering Over Budget? Ternyata Ini Lho Alasannya]

 

Akan tetapi, jika PO belum dibuat, maka penjual atau pemasok bisa menolak PR yang telah diajukan. Proses persetujuan dari PR menjadi PO biasanya dilakukan dan diotoritasi oleh departemen akuntansi dan manajemen.

Jadi, bisa diambil kesimpulan bahwa PO merupakan dokumen yang dibuat ketika PR disetujui oleh pihak terkait.

Contohnya, Anda membuat sebuah PR. Setelah dokumen tersebut diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pemasok atau supplier dan memastikan stok barang-barang yang tertera di PR.

Setelah konfirmasi dilakukan, barulah PO bisa dibuat dan ditandatangani. Dengan begitu, pembeli akan terhindari dari pembatalan pemesanan secara sepihak.

 

Purchase Order Digital vs Purchase Order Manual

Berkembangnya dunia teknologi ternyata ikut mempengaruhi dunia bisnis saat ini. Salah satunya yaitu kehadiran purchase order digital. Seperti namanya, PO ini dilakukan secara digital alias tidak lagi menggunakan kertas.

Di antara purchase order manual dan digital ini manakah cara yang akan Anda pilih?

Dalam melakukan PO secara manual, ada banyak dokumen yang dilibatkan seperti rekuisi, PO, penawaran, good received note, faktur dan lain sebagainya.

Hal tersebut membuat PO secara manual terlihat tidak efektif. Jika Anda menyimpan dokumen tersebut sembarangan dalam tumpukan kertas, tentu saja akan sangat repot mencarinya sewaktu-waktu dibutuhkan.

 

Selain itu, dokumen kertas juga mudah rusak, apalagi jika disimpan pada tempat yang kurang tepat. Belum lagi jika ada permintaan atau pembelian double, kemungkinan kehilangan dokumen tersebut juga bisa saja terjadi.

Maka untuk mengatasi hal tersebut Anda dapat menggunakan sistem pembelian otomatis.

Sistem pembelian otomatis ini mendukung purchase order secara digital. Selain itu, PO digital ini memungkinkan Anda untuk membuat blanket order (kontrak), request for quotation, persetujuan pembelian dan dokumen-dokumen penting lainnya.

Selain itu, sistem pembelian otomatis ini membuat supplier dan pembeli ada pada satu portal sehingga proses transaksi lebih mudah dan cepat untuk dilakukan.

Apakah Anda seorang pebisnis atau baru mau memulai bisnis? Anda harus mengelola keuangannya dengan tepat loh, itu sangat penting. Anda bisa membaca ebook dari Finansialku di bawah ini secara GRATIS.

 

Free Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis

Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis - Mock Up - Finansialku Jurnal

 

Jadi, apakah Anda lebih suka memesan barang secara PO atau lainnya? Bagikan artikel menarik ini kepada para pelaku bisnis terutama di era digital ya, terima kasih.

 

Sumber Referensi:

  • Karunia Saputra Hidayat. 29 December 2018. Contoh Purchase Order (PO) dan Perbedaannya dengan Purchase Requisition (PR). Jurnal.id – http://bit.ly/2Mfgk1t
  • Diana Kusumasari, S.H., M.H. Apakah Purchase Order (PO) Bisa Dianggap Sebagai Perjanjian? Hukumonline.com – http://bit.ly/2HM31jc
  • Kanya Anindita. 01 Agustus 2018. Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda? Hashmicro.com – http://bit.ly/2HJQ49N
  • Shan. 27 Februari 2018. Pengertian, Manfaat Purchase Order dan Cara Membuatnya. Siscomonline.co.id – http://bit.ly/2WgNh1e

 

Sumber Gambar:

  • PO 1 – http://bit.ly/2LZWebh
  • PO 2 – http://bit.ly/2JDf4mH
  • PO 3 – http://bit.ly/2M2Np0f