Apakah Anda senang mengatur sebuah acara? Apa Anda memiliki passion untuk bekerja sebagai event planner atau event coordinator?
Sebelum bergabung dalam organisasi pekerjaan tersebut, sebaiknya ketahui terlebih dahulu perbedaan event planner dan event coordinator.
Rubrik Finansialku
Apa Sih Event Planner dan Event Coordinator Itu?
Siapa yang tidak mengenal event organizer? Atau yang biasa dikenal sebagai organisasi penyelenggara acara.
Tentu banyak pihak yang sudah mengetahuinya dan memanfaatkan jasa mereka pada berbagai event, baik itu secara pribadi maupun secara resmi dari perusahaan.
Pekerjaan ini juga menjadi impian banyak orang, karena penyelenggara acara dianggap seperti otak yang mengendalikan tubuh.
Oleh karena itu, orang-orang yang memiliki pekerjaan di bidang penyelenggaraan acara harus memiliki banyak ide menarik agar sebuah acara bisa berjalan dengan sukses dan spektakuler.
Sebagai bagian dari anggota penyelenggara acara juga memiliki tanggung jawab yang besar selama berlangsungnya acara.
Tim penyelenggara acara bisa saja disalahkan jika terjadi kendala atau kesalahan kecil baik secara disengaja maupun tidak.
[Baca Juga: Kisah Sukses Kevin Hartz si pendiri Eventbride]
Memahami Pekerjaan Event Planner dan Event Coordinator Dalam Event Organizer
Tim penyelenggara acara atau yang sering dikenal sebagai event organizer atau disingkat EO memiliki beberapa bagian, serta kategori untuk membagi tugas para anggotanya.
Tugas tersebut disesuaikan dengan keahlian masing-masing anggota. Beberapa kategori penting tersebut adalah event planner dan event coordinator.
Event planner mengemban tugas yang sangat penting, yaitu selain bermain dengan ide yang menarik juga diharuskan mengendalikan banyak tugas, seperti mengatur konsep dan persiapan, mengintai lokasi, melakukan kesepakatan serta penawaran, menjalin hubungan baik dengan vendor beserta klien, bernegosiasi untuk membahas kontrak kerja, hingga memegang pengelolaan anggaran acara.
Namun, tugas secara umum anggota yang berada di posisi ini adalah menjalin komunikasi dengan klien untuk membahas dan memastikan keberlangsungan acara klien atau perusahaan.
Sementara event coordinator atau koordinator acara biasanya harus memiliki keahlian di bidang komunikasi untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan dan perencana acara (event planner).
Selain itu juga bekerja secara praktis seperti melakukan pemesanan lokasi, bertemu klien, mengatur konsumsi, pembersihan hingga mendesain ruangan atau tempat yang dijadikan sebagai lokasi sebuah acara.
Event coordinator juga bertugas untuk melakukan perincian sistem administrasi beserta promosi melalui pers juga dilakukan oleh koordinator acara.
Tugasnya memang beraneka ragam, namun selama bekerja mereka bisa merekrut anggota untuk ikut serta ke dalam bagian divisi-divisi yang lebih kecil sesuai yang diatur oleh koordinator acara.
Mereka juga bisa memberikan perintah kepada anggota yang masih baru atau yang terbagi ke dalam divisi-divisi kecil di bawah mereka sehingga sangat bergantung pada sistem senioritas.
Gratis Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis
Perbedaan dan Pembagian Kerja Event Planner dan Event Coordinator
Anggota yang berperan menjadi dua bagian, baik event planner maupun event coordinator harus memiliki kepercayaan tinggi ketika sedang mengerjakan rencana acara.
Namun secara spesifik keduanya juga bertugas dalam pembagian kerja yang berbeda.
Sebelum Anda menginginkan untuk bekerja di salah satu posisi sebaiknya perhatikan terlebih dahulu perbedaan tugas kerja masing-masing bidang dengan cermat.
Fokus Pekerjaan Event Planner
Tugas utama sebagai event planner yaitu agar memusatkan fokus seluruh perhatian ke detail acara. Selain itu juga memiliki tingkat kreativitas yang tinggi, orientasi secara khusus kepada seluruh detail acara.
Mulai dari pengelolaan produksi konsep dan dekorasi hingga acara usai, serta mendedikasikan waktu luang selama acara berlangsung untuk memberikan layanan tepat kepada klien.
Oleh karena itu, untuk posisi ini dibutuhkan tenaga yang kreatif, ceria, bersemangat, bisa percaya diri dan berpikir positif mengenai project-nya.
Namun, juga bisa mempertimbangkan berbagai resiko yang muncul saat sedang mengambil langkah perencanaan.
Fungsi yang selanjutnya dibutuhkan yakni dalam segi kepemimpinan. Seorang anggota yang berada di posisi ini harus pandai mengatur dan mengawasi jalannya acara.
Tuntutan peran yang besar mengharuskannya untuk melakukan pertemuan, merencanakan konferensi, pengendalian biaya, mengatur ruangan, logistik perlengkapan, dan lain-lain.Â
Selain itu, bekerja di posisi ini juga harus bisa memenuhi target, yakni dengan memenuhi tugas secara objektif dan berdasarkan jadwal.
[Baca Juga: Apa Itu Volunteer? Berikut Manfaat dan Cara Daftarnya!]
#1 Tugas Objektif
- Melakukan pengelolaan terhadap semua aspek yang telah direncanakan secara tepat waktu, serta menyelesaikan dengan disiplin tuntutan anggaran.
- Menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan vendor serta klien.
- Merencanakan ide-ide kreatif yang sesuai dengan tema acara, mengetahui tren pasaran, dapat mengidentifikasi berbagai risiko dan kendala, serta memberikan jalan keluar atas kendala yang kemungkinan besar ditemui.
#2 Tugas Bulanan dan Harian
- Mengkoordinasi staff internal, vendor, klien dan berbagai pihak yang dibutuhkan ketika acara sedang berlangsung
- Melakukan survey atau penelitian sumber daya untuk menjalankan rapat secara disiplin, dan membahas secara tertib terkait acara yang akan direncanakan.
Fokus Pekerjaan Event Coordinator
Koordinator acara memang memiliki tugas berpikir secara praktis dan mempraktikkannya.
Karena tugasnya yaitu menghubungi mitra untuk bekerjasama, serta mengatur acara sedemikian rupa agar efektif, tidak terjadi gangguan dan meminimalisasi kendala selama acara berlangsung.
Menjalin komunikasi untuk membahas tentang jalannya acara sekaligus menggerakkannya juga menjadi tugas terpenting dari koordinator acara.
Dan juga tidak lupa menyusun surat kontrak dengan klien sekaligus bekerjasama dengan tim hukum. Hal ini perlu dilakukan untuk memperlakukan setiap kontrak kegiatan berlangsung secara legal, aman dan terlindungi secara hukum.
Koordinator acara juga memiliki tugas yang terjadwal, yakni harian dan bulanan, sama seperti yang diemban oleh event planner.
Berikut tugas penting event coordinator secara objektif dan terjadwal yang harus Anda simak:
[Baca Juga: Kisah Sukses Young Lex, Sang Rapper Muda Sukses. Inspiratif!]
#1 Tugas Objektif
- Melakukan pengembangan acara agar bisa ditindaklanjuti, khususnya dalam hal penentuan dan penggalangan dana acara.
- Menerapkan dan mematuhi undang-undang yang ditentukan dalam lingkup lokal, regional, dan
- Menjalankan acara sesuai rencana, menuliskan matriks keberhasilan serta mengendalikan jadwal atau rundown acara dengan baik.
#2 Tugas Bulanan dan Harian
- Mengelola arus kas bulanan.
- Melakukan penelitian terhadap vendor yang harus didasarkan pada berbagai kriteria, seperti kualitas, kreativitas, dan biaya.
- Memesan tempat, menulis jadwal klien, serta menyusun kontrak acara.
- Merekrut volunteer atau pekerja yang menjalankan bagian dari divisi-divisi kecil seperti divisi perlengkapan, penjaga ruang pendaftaran, dan lain-lain.
Memenuhi Tugas Kerja Sebagai Event Planner dan Event Coordinator dengan Baik
Jika Anda memiliki passion di salah satu bidang pekerjaan dalam sebuah event organizer, maka yang perlu dilakukan selanjutnya adalah memenuhi seluruh tugasnya tepat waktu.
Lakukan secara professional tanpa mengeluh terhadap keadaan. Kerjakanlah setiap tugas-tugas Anda dengan senang hati, agar tugas tersebut tidak menjadi beban bagi Anda. Selamat berjuang!
Apakah Anda tertarik untuk bekerja sebagai event planner atau event coordinator? Atau Anda pernah memiliki pengalaman bekerja sebagai event planner dan event coordinator?
Tuliskan pengalaman dan pertanyaan Anda pada kolom komentar di bawah, dan jangan lupa untuk membagikan artikel ini kepada orang lain di sekitar Anda, terima kasih.
Sumber Referensi:
- Admin. How to Write an Event Planner Job Description. Business.linkedin.com – https://goo.gl/z2dzuP
- Admin. How to Write an Event Coordinator Job Description. Business.linkedin.com – https://goo.gl/6ZbNMJ
Sumber Gambar:
- Event Organizer 1 – https://goo.gl/73Fq2n
- Event Organizer 2 – https://goo.gl/8UM43d
Leave A Comment