Memimpin rapat manajemen memang memerlukan keahlian tersendiri. Namun sebenarnya, proses ini dapat dipelajari dan dipersiapkan dengan baik.

Mari belajar cara memimpin rapat manajemen dengan berbagai persiapan yang diperlukan melalui rubrik berikut ini. Selamat membaca!

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Lifestyle (rev)

 

Rapat Manajemen

Dalam sebuah perusahaan, komunitas atau organisasi, tentu tak jarang rapat diadakan. Rapat manajemen memang ditujukan untuk membahas berbagai kepentingan perihal perkembangan yang terjadi dari organisasi yang bersangkutan.

Tak jarang ada permasalahan yang dibahas di dalamnya dan memunculkan banyak ide untuk solusi permasalahannya, walaupun terkadang juga terjadi jalan buntu sehingga membutuhkan voting.

Situasi rapat yang gaduh dan menjadi runyam juga bisa mewarnai jalannya rapat jika tidak terjadi kesatuan tujuan dan persepsi.

Cara Memimpin Rapat Manajemen yang Efektif dan Efisien 02 - Finansialku

[Baca Juga: 5 Alasan Karyawan Milenial Belum Mulai Berinvestasi, Padahal Sudah Tahu Manfaatnya]

 

Cara Memimpin Rapat yang Efektif dan Efisien

Jika Anda diminta untuk memimpin jalannya sebuah rapat, apa saja yang akan Anda lakukan sebagai persiapan?

Mari simak ulasan berikut ini mengenai teknik dan cara memimpin rapat agar lebih efektif dan efisien.

 

#1 Tentukan Tujuan Rapat

Jika ingin rapat manajemen yang akan Anda pimpin berjalan dengan lancar dan efektif, maka Anda sebagai pemimpin rapat harus menentukan tujuan rapat secara jelas dari awal.

Apa tujuan dari rapat yang akan diadakan tersebut?

Pertanyaan itu akan membuahkan berbagai persiapan lainnya seperti siapa saja yang akan Anda undang dalam rapat (yang berkepentingan), materi atau agenda pembahasan rapat yang akan dibahas di dalamnya, termasuk waktu yang tepat saat diadakannya rapat.

Sebaiknya tuliskan poin per poin untuk setiap pembahasan yang akan dibahas dalam rapatĀ  tersebut agar tidak ada yang terlewatkan.

Para HRD, Selain Bonus Berikut Ini Cara Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan yang Efektif 02 - Finansialku

[Baca Juga: Mau Bisnis Investasi Emas? Ketahui Dulu Cara Perhitungan Pajak Penghasilan Beli Emas]

 

#2 Undang Peserta Rapat yang Berkepentingan

Ini adalah langkah berikutnya jika ingin rapat manajemen yang Anda pimpin dapat berlangsung sefara efektif.

Bayangkan jika Anda salah mengundang orang yang sesungguhnya tidak berkepentingan ada di dalamnya. Bisa jadi membuang waktu atau mungkin akan mengacaukan jalannya rapat.

Kuncinya ada pada poin pertama.

Jika Anda sudah memiliki kejelasan akan tujuan dari rapat tersebut, maka peserta rapat yang Anda undang harus disesuaikan dengan tujuannya agar sesuai dengan kepentingan dari pembahasan rapat.

 

#3 Buat Aturan Main yang Disetujui Bersama

Salah satu aturan main yang biasanya dipakai adalah mematikan nada dering ponsel atau tidak sibuk dengan gadget masing-masing dengan kepentingan di luar rapat.

Terkadang fokus dari para peserta bisa jadi buyar oleh karena gangguan dari luar.

Ada office boy yang masuk untuk mengantarkan minuman saja bisa menjadi salah satu distraksi yang membuat peserta rapat tidak fokus, apalagi gadget yang ada di atas meja mereka yang bergetar atau berbunyi.

Sebagai pemimpin rapat yang bijak, sebaiknya Anda gunakan aturan main ini agar rapat berjalan dengan efektif dan efisien serta tidak membuang-buang waktu yang ada.

 

Daftar Aplikasi Finansialku

Download Aplikasi Finansialku di Google Play Store

 

#4 Pilih Moderator yang Bagus

Tidak selamanya pemimpin rapat harus menjadi moderator saat jalannya rapat.

Pilih moderator yang dapat mengontrol jalannya rapat dengan baik. Misalnya, mereka yang dapat mengingatkan jika ada yang bicara terlalu panjang lebar sehingga melampaui waktu yang diberikan, mengingatkan untuk tetap pada topik pembahasan dan lain sebagainya.

Terkadang ada peserta rapat yang bisa saja mengutarakan ide yang sebetulnya diluar dari topik pembahasan atau agenda rapat.

Para Manajer! Ketahui Cara Mengawasi dan Mengontrol Psikologi Kepribadian Karyawan 01 - Finansialku

[Baca Juga: Melihat Prospek Berinvestasi di Saham RANC, Pemegang Merk Dagang Ranch Market]

 

Itulah sebabnya moderator perlu mengingatkan agar tetap fokus pada benang merah dari agenda rapat.

Selain itu, tak jarang juga jika terjadi salah paham dalam sebuah rapat karena kesalahan persepsi.

Disinilah letak moderator yang diperlukan menjadi penengah dan memberikan penjelasan secara objektif dan tidak memihak.

 

#5 Pastikan Rapat Berkualitas

Inilah pentingnya sebuah agenda dan melihat seberapa jauh tingkat kepentingan dan urgensi sebuah materi harus dibahas dalam sebuah rapat.

Tidak semua materi harus dibahas dalam rapat.

Apabila permasalahannya tidak begitu besar dan hanya bisa dibereskan melalui komunikasi antar personal, sepertinya tidak perlu dibahas dalam rapat dengan skala yang cukup besar.

Dengan demikian, rapat akan semakin berkualitas dengan membahas hal-hal yang bersifat urgensi atau untuk jangka panjang dan dalam waktu yang rasional.

Para HRD, Ini 6 Contoh Cara Jitu untuk Membuat Karyawan Betah Bekerja di Kantor 01 - Finansialku

[Baca Juga: Ingin Investasi Obligasi? Ketahuilah Cara Membeli Obligasi]

 

Terkadang dengan adanya pembahasan di luar materi, rapat menjadi ngalor ngidul atau tidak terarah.

Hal ini bisa membuat beberapa orang menjadi jenuh dan merasa membuang-buang waktu.

Terkadang selalu mengadakan rapat juga bisa membuat para peserta rapat menjadi jenuh, apalagi jika membahas materi yang sebetulnya tidak perlu dibahas dalam rapat skala besar.

Pastikan pembahasan dalam rapat adalah hal-hal yang bersifat sangat penting untuk dibahas bersama agar rapat menjadi berkualitas.

Download Aplikasi Finansialku di Google Play Store

#6 Tak Perlu Terlalu Serius

Rapat manajemen terkadang melibatkan orang-orang penting dengan jabatan tertentu yang cukup tinggi.

Namun terkadang karena menjaga image, malahan membuat suasana rapat menjadi tegang dan bahkan tidak nyaman.

Suasana yang bersifat kekeluargaan namun tetap fokus pada pembahasan dengan ada sedikit candaan akan membuat rileks dan bahkan hubungan antar peserta rapat yang mungkin berbeda jabatan akan membuat lebih nyaman.

Selain itu, jika terjadi jalan buntu, terkadang sebuah humor jenaka dapat membuat pikiran menjadi plong dan membuka ide-ide cemerlang.

Humor ini hanya sekadar mencairkan suasana atau menjadi ice breaking.

Namun demikian, sebuah rapat juga ada kalanya serius dalam membahas materi rapat.

Perlukah Program Kesejahteraan Karyawan Dari Survei PwC 2017, 53% Karyawan Stres Akibat Masalah Keuangan Keluarga 02 - Finansialku

[Baca Juga: Peer to Peer Investasi Baru ZAMAN NOW! (Ada yang Sudah Diawasi OJK)]

 

#7 Akhiri Rapat dengan Review Hasil Rapat

Review hasil rapat ini biasanya ditulis oleh notulis yang bertugas menulis seluruh jalannya rapat dengan setiap hasil keputusan dan juga penanggung jawab dari setiap langkah yang akan dikerjakan oleh setiap divisi.

Pastikan hasil notulen ini di-review ulang agar meminimalkan kesalahan dalam pencatatan hasil rapat.

Bacakan hasil review tersebut dan tanyakan kepada para peserta tentang kejelasan dari hasil rapat tersebut.

Jika semua sudah clear atau merasa jelas dengan hasil rapat dan tanggung jawab masing-masing dalam memenuhi hasil rapat, usahakan untuk mengirimkan hasil rapat juga via email kepada para peserta sebagai pengingat bagi mereka.

Simpan hasil rapat dalam file sebagai arsip.

 

#8 Pastikan To Do List Setiap Peserta Rapat

Jika para peserta sudah merasa mengerti dengan setiap tugas mereka berdasarkan hasil review rapat, pastikan mereka juga memberikan to do list atau daftar langkah atau tugas yang harus mereka kerjakan.

Ini memastikan hasil rapat memang diterima dan dimengerti dengan baik sehingga meminimalkan rapat evaluasi pada saat rapat selanjutnya.

Ingatkan juga kepada para peserta akan jadwal rapat evaluasi selanjutnya.

Perhatikan Kesehatan Mental Karyawan untuk Menambah Keuntungan Bisnis Perusahaan 01 - Finansialku

[Baca Juga: Sebelum Berinvestasi Emas, Ayo Kenali Dulu Karat Emas dan Alasan Investasi Emas]

 

Jangan Takut Melakukan Kesalahan Dalam Memimpin Rapat

Pernahkah Anda diminta untuk memimpin sebuah rapat atau diminta untuk menjadi moderator dalam rapat?

Bagaimanakah pengalaman Anda dalam memimpin atau menjadi moderator dalam rapat?

Jika ini adalah kali pertama, jangan takut jika Anda melakukan kesalahan.

Kesalahan memang harus terjadi sebagai salah satu proses belajar untuk dapat mencapai tahap yang lebih baik dan lebih profesional.

Jadi, jangan takut untuk melakukan kesalahan.

 

Anda dapat membagikan artikel di atas dan juga setiap artikel dari Finansialku kepada rekan Anda yang sedang membutuhkan.

Apabila Anda memiliki kesulitan dalam perencanaan keuangan, Anda dapat menghubungi Konsultan Perencana Keuangan Finansialku yang siap membantu Anda.

Jika Anda memiliki saran, tanggapan atau pertanyaan, Anda dapat menuliskannya pada kolom yang telah tersedia di bawah ini. Terima kasih!

 

Sumber Referensi:

  • Art Pretty. 27 Oktober 2017. How to Make These 5 Common Business Meetings Productive Events. Thebalance.com – https://goo.gl/8YQw6a
  • Mufakir A. 10 Cara Agar Rapat Menjadi Lebih Efektif. Teknikhidup.com – https://goo.gl/QafQHd

 

Sumber Gambar:

  • Memimpin Rapat – https://goo.gl/A2q2Dv
  • Rapat Manajemen – https://goo.gl/rXTCGL

 

Free Download Ebook Panduan Investasi Saham Untuk Pemula

Ebook Panduan Investasi Saham untuk Pemula Finansialku.jpg

Download Ebook Sekarang