Pengertian Personalia: Fungsi, Tugas, serta Bedanya dengan HRD

Penasaran apa bedanya antara personalia dan HRD dalam perusahaan? Simak penjelasan selengkapnya mengenai personalia dalam artikel Finansialku berikut ini!

Summary:

Meski pekerjaannya saling berkaitan, personalia dan HRD adalah dua bidang kerja yang berbeda, baik dari sisi fungsi dan tanggung jawabnya.

Personalia memiliki tugas dan fungsi tersendiri yang berorientasi pada kepentingan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.

Daftar Isi

Apa Itu Personalia?

Selama ini kamu mungkin mengira bahwa bagian personalia dan HRD adalah satu divisi dengan lingkup kerja yang sama, namun berbeda istilah.

Padahal, keduanya memiliki definisi yang berbeda, serta fungsi dan tanggung jawab yang berbeda pula. Lantas, apa pengertian personalia?

Istilah personalia atau dalam bahasa Inggris disebut personnel management telah lebih dulu digunakan sejak awal abad ke 20.

Melansir dari KBBI:

Personalia adalah bagian dari suatu instansi (kantor) yang mengurus soal kepegawaian.

Bagian ini memegang kendali dalam mengelola SDM terkait administratif, guna mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

Dari pengertian tersebut, dapat kita ambil kesimpulan bahwa, personalia adalah departemen yang bertugas mengatur segala sesuatu terkait pegawai dan juga kepegawaian dalam perusahaan.

Fungsi Personalia dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, fungsi personalia terbagi menjadi 4 komponen, yakni, perencanaan atau planning, pengaturan/pengorganisasian atau organizing, pengarahan atau directing, serta pengawasan atau controlling.

Berikut adalah penjelasannya!

#1 Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah fungsi dasar yang menjadi penentu bagi personalia dalam membantu perusahaan dalam mewujudkan tujuan organisasi.

Pada fungsi perencanaan, personalia membuat perumusan atau rencana (planning) yang akan mereka gunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

#2 Organizing (Pengorganisasian)

Fungsi organizing adalah cara untuk mewujudkan tujuan dari pengorganisasian tenaga kerja yang tepat. Setelah perusahaan memiliki rencana yang jelas, perlu adanya kemampuan yang baik dalam pengorganisasian.

Dalam pilar organizing, rencana-rencana yang telah dibuat kemudian mulai terealisasi.

Seperti merencanakan waktu wawancara, memastikan status kepegawaian hingga memilih staf yang akan melakukan wawancara dengan calon pekerja.

#3 Directing (Pengarahan)

Selanjutnya, perlu adanya pengarahan atau directing kepada seluruh sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi.

Hal ini berfungsi agar semua tenaga kerja bisa bekerja secara maksimal dan efisien dalam mencapai tujuan tersebut.

Pengarahan juga untuk memastikan rencana dan aturan yang telah perusahaan buat dapat dipahami oleh semua pihak. Baik itu oleh perusahaan, calon pekerja, maupun staf yang akan melakukan wawancara kerja.

#4 Controlling (Pengawasan)

Fungsiyang berikutnya adalah controlling atau pengawasan terhadap kinerja karyawan. Tepatnya, mengawasi jalannya aktivitas tenaga kerja dalam mencapai tujuan dan melihat apakah sudah sesuai rencana atau tidak.

Melalui fungsi controlling, personalia juga dapat melakukan perbaikan jika terdapat hal yang tidak sesuai dengan rencana awal. Tentunya dengan tetap mengedepankan kebaikan bagi semua pihak terkait.

Tugas Personalia dalam Perusahaan

Tugas utama bagian ini adalah segala hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia atau tenaga kerja dalam perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa tugas pentingnya dalam sebuah perusahaan:

Menyusun atau membuat anggaran yang berhubungan dengan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan.

Membuat rencana kerja bagi sumber daya manusia dalam perusahaan seperti job description, job analysis, serta job specification.

Melakukan tahapan seleksi terhadap calon tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan seperti spesifikasi, keahlian, dan jumlah.

Memastikan tenaga kerja yang direkrut telah berada di posisi yang tepat sesuai bidang keahliannya masing-masing.

Menentukan sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan dan berdedikasi untuk perusahaan.

Mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan tenaga kerja meliputi pendidikan kepada tenaga kerja.

Mengurus proses pemberhentian tenaga kerja seperti pensiun dan sebagainya.

Memastikan kesejahteraan tenaga kerja dalam perusahaan.

Apa Perbedaan HRD dan Personalia

Perbedaan antara personalia dan HRD terletak pada ruang lingkup pekerjaan serta tugas dan tanggung jawab mereka terhadap perusahaan.

Umumnya, ruang lingkup HRD memiliki cakupan yang lebih luas daripada bagian personalia.

Human Resource Department (HRD) atau Departemen SDM memiliki tugas untuk mengurus segala hal yang berkaitan dengan kepegawaian.

Mulai dari proses penyeleksian dan mempekerjakan pegawai dalam perusahaan atau proses rekrutmen.

Selain itu, HRD juga melakukan pengembangan, evaluasi, konsultasi, administrasi hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap karyawan.

HRD juga terlibat dalam proses bisnis yang berkaitan dengan berbagai permasalahan dalam lingkup kerja karyawan, baik dari level terendah sampai posisi manajerial.

Berbeda dengan HRD, bagian personalia merupakan serangkaian aktivitas yang mengelola SDM untuk mengorganisasikan berbagai hal terkait administratif.

Pengelolaan dari fungsi personalia ini dapat kita kenal dengan istilah manajemen personalia.

Manajemen personalia bertanggung jawab terhadap employee database, payroll, pembayaran benefit, absensi, pencatatan cuti tahunan, filling dokumen, dan rekrutmen.

Kesimpulannya, perbedaan personalia dan HRD terletak pada lingkup kerjanya. Peran keduanya juga saling berkaitan satu sama lain.

Kehadiran bagian personalia sangat dibutuhkan agar fungsi HRD atau Departemen SDM dapat berjalan dengan maksimal.

Cerdas Atur Keuangan Sebagai Karyawan

Itu dia pengertian personalia, fungsi dan tugasnya, hingga perbedaan personalia dengan HRD dalam perusahaan.

Bicara soal personalia, pembahasan soal payroll dan gaji karyawan juga berkaitan dengan tugas bidang kerja ini.

Nah, buat kamu yang masih kesulitan mengatur gaji, Finansialku punya solusinya dalam ebook Panduan Sukses Atur Gaji Ala Karyawan.

Ebook tersebut akan membantu kamu mengetahui cara melakukan financial planning sebagai karyawan. Sehingga kamu bisa mencapai tujuan keuangan dengan mudah.

Untuk mengaplikasikan perencanaan keuangan yang lebih mudah dan terarah, yuk, gunakan Aplikasi Finansialku. Selamat mencoba…