Pernah mendengar proforma invoice? Jika belum, yuk kenali pengertiannya, kegunaan, dan contohnya. Simak ulasannya dalam artikel Finansialku berikut ini!

 

Summary:

  • Sebelum membuat faktur sementara perlu hal-hal yang harus pebisnis perhatikan salah satunya harga dan pengiriman.
  • Dengan faktur ini pebisnis dapat memastikan bahwa pembiayaan pembelian pada produk sudah terjamin sebelum menyelesaikan pemesanannya.

 

Pengertian Proforma Invoice

Proforma invoice adalah jenis faktur sementara yang pemasok berikan sebelum penyerahan barang atau secara keseluruhan.

Faktur atau proforma ini biasanya dikirimkan kepada customer sebelum mereka menerima produk.

Dengan kata lain, faktur ini berguna sebagai pengganti sementara. Lantaran barang yang pembeli terima dikirimkan dengan cara terpisah.

Adanya faktur ini bisa memberikan calon klien gambaran secara umum  terkait biaya produk dan layanan yang mereka beli.

Faktur ini juga biasanya berguna dalam praktik bisnis yang menerapkan sistem pembayaran uang muka serta angsuran.

Untuk penerimaan pembayaran proforma invoice sendiri bisa dengan menggunakan sistem cicilan sesuai nominal.

 

Manfaat Proforma Invoice

Pada umumnya terdapat 7 fungsi faktur satu ini yang bisa Anda ketahui. Berikut ini poin-poinnya:

  • Menjadi rujukan yang sah dan resmi untuk memasukkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan
  • Menjadi rujukan yang sah dan resmi sebagai faktur pajak
  • Sebagai rujukan yang sah dan resmi untuk mengajukan komplain jika terjadi suatu kesalahan dalam transaksi, seperti adanya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan
  • Untuk rujukan yang sah dan resmi jika nantinya barang atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli ke pihak lain
  • Menjadi pusat informasi perkiraan atau estimasi harga yang harus dibayar untuk melunasi tagihan
  • Mencatat perkiraan keseluruhan produk yang akan konsumen atau pelanggan beli
  • Memperbaiki barang atau jasa, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan

[Baca Juga: Invoice: Pengertian, Jenis dan Pentingnya Dalam Bisnis]

 

Penggunaan Proforma Invoice

Mungkin banyak yang bertanya terkait kapan sebenarnya perusahaan harus memakainya? Apa jenis transaksi yang mengharuskan perusahaan atau pelaku bisnis bisa mengeluarkannya?

Jadi, pelaku bisnis perlu mengeluarkannya, tepatnya saat menjalankan transaksi dengan metode pembayaran di muka.

Tujuannya tentu untuk memastikan bahwa pembiayaan pembelian tersebut sudah terjamin sebelum menyelesaikan pemesanannya.

Pelaku bisnis juga dapat mengeluarkan dan mengirimkan faktur ini sebagai bentuk permintaan pembayaran kepada pembeli. 

 

Perbedaannya dengan Invoice 

Kelihatannya invoice dan proforma invoice memang terlihat sama. Namun, rupanya keduanya memiliki makna yang berbeda. 

Meski begitu, dalam keduanya terdapat informasi tentang harga barang atau jasa yang harus konsumen bayar.

Selain berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang terbeli, nilai tagihan yang harus terbayarkan, serta termin pembayaran yang perlu pelanggan lunasi, biasanya faktur akan keluar ketika pembelian sudah konsumen selesaikan.

Sementara itu, faktur sementara adalah faktur yang pihak pemilik kirimkan kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. 

Perlu Anda ketahui juga jika faktur ini biasanya berguna sebagai faktur sementara dengan kutipan.

Adapun perbedaan kentara yang paling kentara adalah pencatatan transaksi. 

Pencatatan transaksi pada faktur sementara masih berupa rancangan atau draft. Oleh karena itu, masih perlu mendapat konfirmasi dari pembeli sebelum menjadi invoice.

 

Perbedaan Proforma Invoice dan Purchase Order

Lalu, apa perbedaan proforma invoice dan purchase order? Kedua jenis faktur ini berisi deskripsi, jumlah, harga, diskon, syarat pembayaran, dan syarat penjualan.

Proforma invoice adalah dokumen yang pihak pemilik produk atau jasa kirimkan kepada penjual. Sedangkan purchase order adalah dokumen yang  oleh pihak pembeli kirimkan kepada penjual.

Purchase order bisa juga sebagai dokumen komersial, yang artinya mendapat konfirmasi resmi penjualan.  Sementara itu, faktur sementara adalah kutipan dari penjualan, bukan konfirmasi.

Itulah sebabnya ketentuan dalam faktur sementara masih dapat berubah. Tapi pada purchase order adalah perjanjian yang mengikat secara hukum.

[Baca Juga: Mengetahui Kontrak Bisnis, Jenis, Contoh, dan Hal Penting Lainnya]

 

Unsur-unsur Membuat Proforma Invoice

Apabila Anda ingin membuat faktur ini, terdapat beberapa hal yang perlu Anda masukan ke dalam dokumen tersebut. Detailnya sebagai berikut:

  • Identitas penjual
  • Tanggal proforma invoice dikeluarkan
  • Nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli
  • Harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan jumlah total pembelian
  • Rincian pembayaran
  • Tanggal jatuh tempo yang telah disepakati
  • Informasi lainnya terkait transaksi yang dianggap penting bagi pembeli, termasuk info penjualan dan pemasaran

 

Contoh Proforma Invoice

Sebagai gambaran, Anda juga bisa melihat contoh proforma invoice seperti yang tertera pada gambar di bawah ini:

Hal-hal yang Harus Ada dalam Pembuatan Proforma Invoice

Dalam pembuatan proforma invoice terdapat prasyarat yang biasanya tertulis di bagian bawah, yang mana menyatakan kebenaran isi dari tagihan.

Berikut ini adalah hal-hal penting yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan proforma invoice. 

 

#1 Perhatikan Harganya

Saat membuat proforma invoice, Anda harus memperhatikan semua details hingga yang terkecil. Terutama dari segi kuantitas dan kualitas dari produk yang akan dijual. 

Sebisa mungkin, hindari kesalahan dalam penulisan angka ataupun huruf ketika menjumlahkan total harga.

 

#2 Beri Harga Penawaran

Ketika melakukan pembuatan proforma invoice, Anda juga bisa memberikan harga penawaran atau quotation kepada pelanggan.

Hal ini dilakukan agar mereka bisa menentukan apakah harga tersebut sudah sesuai dengan keinginan mereka atau belum. 

Meski begitu, biasanya penawaran hanya diberikan oleh perusahaan jasa, bukan perusahaan dagang.

[Baca Juga: Yuk, Intip Contoh Surat Penawaran dan Cara Membuatnya!]

 

#3 Harga dan Pengiriman

Pada proforma invoice, Anda juga harus mencantumkan total harga yang harus dibayarkan beserta dengan kurs mata uangnya jika dibayarkan menggunakan mata uang asing. 

Jangan lupa untuk mencantumkan pula metode pengiriman yang akan digunakan. Sehingga kedua belah pihak dapat mengetahui berapa ongkos kirim yang harus dibayarkan.

 

Pentingnya Proforma Invoice 

Dari pembahasan di atas, sekarang sudah bisa Anda ketahui lebih dalam bukan terkait proforma invoice beserta manfaatnya. 

Kesimpulannya adalah jika Anda melakukan pengiriman barang kepada konsumen secara bertahap maka Anda dapat menggunakan proforma invoice.

Dimana faktur tersebut berfungsi sementara atau pengganti sebelum memberikan invoice biasa saat semua barang sudah terkirim.

Namun, jangan lupakan untuk tetap mengatur keuangan bisnis Anda dengan baik dan benar, ya. Sebab hal itu penting sekali agar keuangan perusahaan terkontrol. 

Jika ingin mengetahui informasi lainnya seputar keuangan bagi bisnis, Anda bisa membaca ebook dari Finansialku berikut ini secara GRATIS.

RATISSS, Yuk Download SEKARANG!!!

Ebook Pentingnya MENGELOLA KEUANGAN Pribadi dan Bisnis

14 Ebook Mengelola Keuangan Bisnis dan Pribadi

 

Kalau Sobat Finansialku memiliki pertanyaan atau membutuhkan saran terkait keuangan, langsung saja konsultasikan bersama Perencana Keuangan Finansialku.

Hubungi melalui aplikasi Finansialku atau via WhatsApp di nomor 0851 5698 8473.

 

Bagaimana menurutmu tentang topik tersebut? Jika Anda memiliki pertanyaan tentang artikel ini, jangan lupa untuk menuliskannya di kolom komentar ya. Terima kasih.

 

Editor: Ari A. Santosa

Sumber Referensi:

  • Kikit Azeharie. 6 April 2022. Proforma Invoice adalah: Dokumen Penting Untuk Bisnis. Majoo.id – http://bit.ly/3R8sB5C
  • Jurnal Entrepreneur. Faktur Proforma (Proforma Invoice): Cara Membuat dan Contoh. Jurnal.id – http://bit.ly/3XFinvO
  • Dina Lathifa. 7 Oktober 2019. 5 Hal Tentang Proforma Invoice & Perbedaanya dengan Invoice. Online-pajak.com – http://bit.ly/3DhzHyL