Inilah pengertian, fungsi, tujuan, hingga pentingnya melakukan stock opname untuk perusahaan! 

Informasi selengkapnya dapat kamu ketahui melalui artikel Finansialku berikut ini. Yuk, simak.

 

Summary:

  • Praktik stock opname dalam perusahaan biasanya dilakukan pada akhir tahun untuk menghitung jumlah stok persediaan barang.
  • Selain mengetahui stok barang sebenarnya, fungsi lain dari kegiatan stock opname yaitu untuk evaluasi bagi perusahaan.

 

Pengertian Stock Opname

Untuk kamu yang bekerja di perusahaan retail, pasti sudah tidak lagi asing dengan istilah stock opname.

Kegiatan ini biasanya memerlukan banyak waktu dan ketelitian, karena karyawan yang melakukannya perlu memastikan kalau perhitungannya tidak salah. Lantas, apa itu stock opname?

Melansir laman jurnal.id, stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang dagang secara fisik.

Hasil perhitungan tersebut kemudian kita sesuaikan dengan catatan akuntansi dalam bisnis.

Stock opname memungkinkan kita untuk mencocokkan barang yang ada di gudang dengan stok yang tertulis di buku akuntansi.

Dengan mencocokkan stok, maka perusahaan bisa memastikan tidak adanya kelebihan biaya operasional. Sehingga, perusahaan bisa menentukan jumlah stok yang tepat ketika akan melakukan pembelian selanjutnya.

Kegiatan ini biasanya perusahaan lakukan di akhir tahun, tapi setiap perusahaan punya ketentuannya masing-masing dalam melakukannya.

Biasanya, perusahaan akan melakukan kegiatan ini setiap tiga atau empat bulan sekali. 

Meski begitu, lebih sering kegiatan ini kita lakukan, maka akan lebih mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian terhadap selisih jumlah barang.

[Baca Juga: Cara Membuat Perencanaan Keuangan Perusahaan dan Manfaatnya]

 

Fungsi Stock Opname

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari kegiatan ini untuk perusahaan:

 

#1 Melakukan Tindakan Preventif Saat Ada Selisih

Sebagaimana yang Finansialku sebutkan di atas, stock opname memungkinkan perusahaan untuk menemukan selisih stok barang yang sebenarnya, dengan stok yang ada di dalam database.

Kadang, selisih jumlah barang ini tidak terdeteksi dengan cepat, terlebih jika perusahaan jarang melakukan stock opname.

Oleh karena itu, dengan perhitungan yang tepat, perusahaan bisa cepat menindaklanjuti kejadian ini. Lalu menemukan solusi yang tepat untuk mencegah adanya kerugian yang berkepanjangan.

 

#2 Mengetahui Stok Barang yang Sebenarnya

Tidak jarang, terdapat kecurangan yang karyawan lain lakukan sehingga mengakibatkan jumlah stok menjadi lebih atau bahkan kurang.

Dengan melakukan stock opname, perusahaan akan dengan mudah mengidentifikasi perubahan ini. Selain itu, persediaan stok akan tetap aman sampai perusahaan melakukan pembelian stok nantinya.

 

#3 Evaluasi untuk Perusahaan

Fungsi  selanjutnya adalah sebagai bahan evaluasi dan tolok ukur untuk perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut, perusahaan bisa mengambil langkah yang tepat nantinya.

 

#4 Bahan Pemantauan Perusahaan

Fungsi selanjutnya adalah sebagai proses monitoring atau pemantauan oleh perusahaan. Arus keluar masuk barang akan lebih terpantau, sehingga masing-masing di antaranya dapat dipertanggungjawabkan.

[Baca Juga: Mengenal Financial Distress: Istilah untuk Masalah Keuangan Perusahaan]

 

Cara Melakukan Stock Opname

Terdapat tiga tahap yang perlu kita lalui ketika melakukan stock opname.

Sebelum mengetahui masing-masing tahapnya, ada hal-hal penting yang perlu kamu ketahui sebagai bahan persiapan, di antaranya:

  • Memberikan label tidak dihitung pada barang yang tidak perlu dihitung, di mana yang melakukan ini adalah pihak gudang.
  • Memberikan label atau tanda pada barang yang sudah dihitung, yang mana pihak yang melakukan ini juga adalah tim gudang.
  • Memastikan seluruh stok sudah memiliki kode, tanda, barcode, atau pembeda apa pun yang akan memudahkan proses penghitungan nantinya.

 

Setelah melakukan beberapa persiapan di atas, kamu bisa memulai tiga tahap selanjutnya. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing tahapan tersebut!

 

#1 Tahap Awal

Tahap awal biasanya perlu kita lakukan sejak jauh-jauh hari sebelum masuk ke tahap utama.

Pada tahap ini, biasanya kita akan banyak berkoordinasi dengan orang-orang gudang. Beberapa hal yang biasanya kita lakukan pada tahap ini adalah:

  • Memberikan instruksi pada bagian gudang untuk menyiapkan stiker yang akan kita gunakan untuk memberi tanda yang sudah kita hitung.
  • Memberikan instruksi pada orang gudang untuk merapikan stok sesuai kode dan jenis barang. Hal ini perlu kita lakukan untuk menghindari kerancuan akibat masalah tata letak barang yang tidak beraturan.
  • Memberikan instruksi kepada bagian gudang untuk melengkapi gudang dengan barcode sesuai dengan program yang dibuat. Oleh karena itu, setiap barang harus memiliki kode barang, yang akan memudahkan kita saat melakukan stock opname.
  • Memberikan instruksi kepada bagian gudang untuk menyiapkan stiker bertuliskan ‘Tidak Dihitung’ yang nantinya mereka tempelkan pada barang-barang yang tidak perlu kita hitung.

 

Adapun, barang-barang yang tidak perlu kita hitung di antaranya adalah:

  • Barang yang sifatnya titipan dari pihak lain, yang biasa juga kita sebut dengan barang konsinyasi. Selain tidak perlu kita hitung, barang ini juga tidak boleh kita aki sebagai stok.
  • Barang yang masuk selama proses penghitungan atau barang yang masuk setelah tanggal cut off stock opname.
  • Barang rusak yang sudah tidak bisa kita retur dan yang nilainya sudah pihak-pihak terkait sepakati untuk dihapus.

 

#2 Tahap Persiapan

Setelah tahap pertama selesai, kita masuk ke tahap selanjutnya yaitu tahap persiapan, yang biasanya kita lakukan H-1. Beberapa kegiatan dalam tahap ini adalah:

  • Memanggil seluruh tim untuk melakukan pengarahan terkait pelaksanaan stock opname. Pengarahan ini biasanya mencakup penjelasan soal tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
  • Memberikan instruksi pada bagian gudang untuk melengkapi input-an terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional saat H-1.
  • Memberikan instruksi bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai proses stock opname selesai.

 

#3 Tahap Akhir

Setelah tahap persiapan selesai kita lakukan, maka saatnya kita masuk ke tahap akhir. Berikut adalah kegiatan yang kita lakukan pada tahap ini:

  • Memastikan kembali kalau transaksi terkait stok sudah kita input ke program.
  • Jika sudah dipastikan bahwa semua stok sudah ter-input ke dalam program, maka kita perlu mencetak seluruh stok. Kemudian kita berikan hasil cetakan stok tersebut kepada bagian accounting di masing-masing tim. Sebagai informasi, tim gudang tidak boleh mengetahui stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
  • Melaksanakan proses. Pada kegiatan ini, pastikan kalau setiap stok yang sudah kita hitung telah kita beri tag atau stiker untuk menghindari adanya perhitungan ganda.
  • Seluruh lembar stok yang telah terisi kemudian kita serahkan pada bagian tim input untuk kita salin ke excel. Adapun, format rumus yang kita gunakan harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname. Dengan begitu, kita bisa mengetahui stok mana saja yang mengalami selisih perhitungan.
  • Setelah proses di atas selesai, yang harus kita lakukan selanjutnya adalah pengecekan ulang pada stok yang kita temukan mengalami selisih.
  • Ketika kelima proses tersebut selesai, maka yang harus kita lakukan selanjutnya adalah menyerahkan laporan ke bagian accounting untuk selanjutnya mereka sesuaikan dengan persediaan yang tercatat dalam program.

[Baca Juga: 10 Cara Mengelola Keuangan Usaha yang Tepat Agar Tetap Stabil]

 

Tips Melakukan Stock Opname

Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu gunakan agar proses stock opname menjadi lebih maksimal, di antaranya:

  • Tentukan periode dan konsisten melakukannya sesuai jadwal. 
  • Simpan semua catatan, baik dalam bentuk kertas atau digital.
  • Validasi stock opname setiap kali perhitungan selesai kamu lakukan, kemudian bandingkan dengan catatan sebelumnya.
  • Buat denah gudang, dan persiapkan barang-barang di gudang dengan baik untuk mempermudah proses pemeriksaan.
  • Pilih pegawai yang paling kompeten untuk melakukan peran ini dan bentuk dua tim dengan dengan tugas yang berbeda.
  • Tentukan barang apa saja yang harus kamu hitung dan catat, kemudian urutkan berdasarkan skala prioritas.
  • Persiapkan alat penunjang yang karyawan butuhkan saat proses berlangsung nanti.

 

Pentingnya Evaluasi Bagi Perusahaan

Stock opname memang merupakan proses panjang yang terkadang melelahkan, membuat beberapa orang seringnya menunda-nunda kegiatan ini.

Terlebih para pelaku usaha skala mikro, kecil, atau menengah, yang terkadang tidak memiliki ketentuan atau peraturan saklek.

Meski begitu, perusahaan perlu melakukan stock opname untuk memastikan bahwa persediaan barang tetap terjaga.

Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan evaluasi keuangan secara rutin supaya alur dari pemasukan dan pengeluaran dapat terukur jelas.

Untuk mengetahui bagaimana mengatur keuangan perusahaan, kamu bisa pelajari lewat ebook gratis dari Finansialku berikut ini.

GRATISSS, Yuk Download SEKARANG!!!

Ebook Pentingnya MENGELOLA KEUANGAN Pribadi dan Bisnis

14 Ebook Mengelola Keuangan Bisnis dan Pribadi

 

Apakah kamu memiliki pertanyaan tambahan terkait hal ini? Kalau ada, tuliskan pertanyaanmu di kolom komentar, ya!

Jangan lupa bagikan artikel ini kepada rekan dan kerabat pebisnis lainnya. 

 

Editor: Ari A. Santosa

Sumber Referensi:

  • Amelia Riskita. 28 April 2022. Ini 7 Cara Melakukan Stock Opname, Jangan Sampai Salah. Store.sirclo.com – https://bit.ly/3SsTQXy
  • Jordhi Farhansyah. 05 Februari 2020. Bagaimana Cara Stock Opname yang Benar dan Efisien. Blog.mokapos.com – https://bit.ly/3CYltC1
  • Yusuf Abdhul Azis. 14 Februari 2022. Apa itu Stock Opname? Ini Tujuan, Fungsi, dan Contoh. Deepublishstore.com – https://bit.ly/3eXgKIG
  • Ajar Pamungkas. 09 Agustus 2021. Pengertian dan Tujuan Stock Opname yang Tertata dan Akurat. Majoo.id – https://bit.ly/3gzxBSm
  • Gattar Fath Athallah. 08 Desember 2021. Apa Pengertian, Tujuan dan Manfaat dari Stock Opname?. Mekar.com – https://bit.ly/3zb6BPz
  • Admin. 24 Oktober 2022. Cara Melakukan Stock Opname dengan Benar, Ini Langkahnya!. Jurnal.id – https://bit.ly/3D3Ro3S