Bagaimana Cara Merencanakan Sumber Daya Manusia?

Bagaimana cara merencanakan sumber daya manusia? Apa tujuan perencanaan sumber daya manusia tersebut?

Tentunya Anda pernah mendengar mengenai perencanaan sumber daya manusia, dan kini saatnya kita melihat pentingnya dan cara merencanakannya sebagai berikut.

Rubrik Finansialku

Daftar Isi

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Anda tentunya sudah sering mendengar mengenai perencanaan sumber daya manusia (SDM).

Secara luas, perencanaan sumber daya manusia didefinisikan para ahli sebagai proses yang dijalankan oleh manajemen melalui departemen atau bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan sejumlah tenaga kerja yang berkualifikasi dalam pekerjaan yang tepat dan dalam waktu yang tepat.

Tentu, terbentuknya perencanaan sumber daya manusia memberikan beberapa manfaat, misalnya adalah perusahaan memperoleh informasi mengenai tenaga kerja yang akan digunakan sebagai dasar pengembangan atau promosi dan pembinaan sumber daya manusia di masa yang akan datang.

Melihat praktiknya, perencanaan sumber daya manusia menjalani sejumlah proses untuk memprediksi permintaan masa depan organisasi terhadap orang-orang dan pekerjaan.

Joseph T. Straub dan Raymond F. Attner (1985:140) menjelaskan bahwa dampak paling terasa adalah pada perekrutan dan penyeleksian pegawai baru serta pada promosi, pemberian kompensasi, pelatihan, dan pemberhentian pegawai.

Tujuannya sendiri semata-mata untuk meningkatkan efektivitas peningkatan perencanaan sumber daya manusia demi menjawab secara proaktif segala tanggung jawab sosial dan tantangan-tantangan yang dihadapi dalam persaingan global.

Nah, setelah melihat pengertian dan tujuannya, kini saatnya para HR melihat langkah-langkah perencanaan sumber daya manusia ini.

Mari simak pembahasan Finansialku berikut ini.

Cara Merencanakan Sumber Daya Manusia (SDM)

Idealnya, semua organisasi atau perusahaan menginventarisasi kebutuhan ketenagakerjaan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Rencana jangka pendek mengutamakan suatu pekerjaan yang harus segera diselesaikan oleh pegawai atau karyawan, sedangkan rencana jangka pendek mencakup pekerjaan yang akan dilakukan dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Misalnya jangka pendek disini adalah setahun, maka:

Rencana jangka pendek untuk pekerjaan <= 1 tahun
Rencana jangka panjang untuk pekerjaan > 1 tahun

Merencanakan sumber daya manusia tidak bisa sembarangan, namun biasanya mengikuti langkah-langkah menurut Joseph T. Straub dan Raymond F. Attner (1985:141) berikut ini:

#1 Perencanaan Sumber Daya Manusia

Mengestimasi kebutuhan sumber daya manusia yang meliputi beberapa kegiatan, misalnya:

Menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam suatu unit kerja tertentu.
Menentukan jenis pegawai yang dibutuhkan.
Menentukan jumlah pegawai yang akan dipekerjakan dalam suatu unit kerja tertentu.
Menentukan berapa jumlah pegawai yang dapat mengisi kekosongan suatu jabatan, dan sebagainya.

#2 Perekrutan

Proses mencari sumber daya manusia yang dapat mengisi suatu jabatan tertentu dalam organisasi atau perusahaan. Prosesnya diawali dengan pencarian aplikan dan berakhir saat aplikasi masuk.

#3 Penyeleksian

Proses menyeleksi seluruh aplikan yang terkumpul akibat aktivitas perekrutan. Proses bermula dengan aplikasi yang terkumpul dan menilik mana yang paling sesuai dengan jabatan yang tersedia.

#4 Melakukan Penilaian

Proses evaluasi terhadap performa pekerja, juga sebagai langkah yang mengindikasikan aktivitas perencanaan sumber daya manusia.

Adapun tujuannya adalah sebagai berikut:

Bagi pekerja: sebagai panduan untuk perilaku ke depannya serta meningkatkan performa.
Bagi Supervisor dan manager: untuk mengevaluasi performa yang mendasari apa tindakan kedepannya.
Bagi HR: untuk mengevaluasi kesuksesan proses rekrutmen dan seleksi sebagai dasar pengambilan keputusan kedepannya.

#5 Pelatihan

Pemberian pengetahuan atau keterampilan kepada pekerja agar mereka bisa melakukan pekerjaannya. Pelatihan yang berkesinambungan bahkan bisa memberikan efek jangka panjang bagi perusahaan.

Bertujuan untuk menyeimbangkan job demands dengan kapabilitas pekerjanya.

#6 Orientasi

Proses pengenalan pekerja akan pekerjaan dan posisinya saat baru mulai bekerja atau dimutasi serta saat terjadi perubahan jabatan.

Biasanya mencakup proses sosialisasi dan program orientasi pegawai dengan beberapa tujuan:

Mengurangi kecemasan pegawai.
Memperkenalkan tugas seorang pegawai.
Memperbaiki ekspektasi pegawai akan pekerjaannya.
Memperbaiki performa pegawai, sehingga mengurangi kebutuhan pengawasan dan meminimalisasi pengunduran diri.

#7 Penghargaan, Promosi, Transfer, Penurunan Pangkat

Proses ini merupakan hasil dari kontribusi pegawai kepada sebuah organisasi atau perusahaan, dimana kemungkinannya adalah:

Penghargaan: diberikan dengan tujuan mempertahankan pekerja dengan hasil yang produktif alias mempertahankan produktivitas pekerja.
Promosi: diberikan apabila pekerja dinilai mampu bekerja lebih baik dari kebutuhan kerjanya saat ini dengan tujuan menyesuaikan kemampuan pekerja dengan pekerjaannya.
Transfer atau mutasi: diberikan saat pekerja dinilai kurang tepat akan pekerjaannya dan harus pindah ke lokasi atau jabatan lainnya yang lebih sesuai.
Penurunan pangkat: diberikan saat kinerja pekerja dinilai kurang memuaskan sehingga diberikan jabatan lain yang lebih sesuai dengan kemampuannya.

#8 Pemisahan

Merupakan sebuah keputusan bagi seorang individu pekerja yang harus berpisah dengan organisasi atau perusahaannya. Umumnya dibutuhkan metode pemisahan yang baik demi meminimalisasi dampak buruk baik bagi perusahaan dan pekerja terkait.

Pemisahan dapat terjadi dalam beberapa bentuk, antara lain:

Temporary leaves yang merupakan pemisahan sementara karena alasan tertentu (misal kesehatan, urusan keluarga, dan sebagainya)
Attrition yang terjadi karena pensiun, kematian, atau pengunduran diri
PHK yang terjadi karena alasan ekonomi atau perusahaan
Termination yang merupakan pemutusan hubungan kerja permanen karena alasan tertentu

BONUS: Teknik Perencanaan Sumber Daya Manusia

Teknik-teknik yang digunakan untuk menentukan kebutuhan SDM mencakup beberapa poin, yaitu:

Analisis trend
Analisis rasio
Analisis diagram pencari
Peramalan dengan komputer

Manajerial akan memiliki kewajiban dan hak untuk mempertimbangkan teknik mana yang sesuai dan akan digunakan.

Manapun teknik yang dipilih, perlu dilakukan analisis secara berkala karena tingginya kemungkinan ada perubahan pada setiap periodenya.

Adapun beberapa faktor yang menyebabkan timbulnya perubahan adalah sebagai berikut:

Dibutuhkannya peningkatan kualitas produk atau jasa atau memasuki pasar baru, dimana setiap karyawan akan dinilai kecocokannya dengan produk atau jasa baru.
Perubahan teknologi dan administratif yang mengakibatkan peningkatan produktivitas dan berdampak pada menurunnya kebutuhan SDM.
Ketersediaan sumber-sumber keuangan yang akan mempengaruhi berapa jumlah SDM yang bisa direkrut sebuah organisasi atau perusahaan dan menentukan besarnya gaji yang diterima.

Perencanaan Sumber Daya Manusia itu Penting

Menurut penjabaran di atas, tampak pentingnya perencanaan sumber daya manusia berikut bagaimana cara merencanakannya.

Intinya adalah HR diharapkan dapat proaktif dan bukannya reaktif terhadap permasalahan perencanaan sumber daya manusia, dimana:

Proaktif artinya antisipasi sebelum permasalahan timbul
Reaktif artinya respon setelah timbul permasalahan

Sudahkah Anda menjadi HR yang proaktif dalam perencanaan sumber daya manusia?

Mari mulai memperhatikan dan mengutamakan sumber daya manusia di perusahaan Anda demi mencapai tujuan perusahaan!

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai bagaimana cara merencanakan sumber daya manusia lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah.

Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia).
Werther, William B. dan Keith Davis. 1996. Human Resources and Personnel Management. 5th Ed, McGraw Hill Inc.

Sumber Gambar: