Inilah 7 contoh surat resmi untuk keperluan Sekolah, Dinas, hingga Organisasi, lengkap dengan caranya agar tidak salah dalam penulisan.
Simak selengkapnya dalam artikel Finansialku berikut ini!
Apa itu Surat Resmi?
Sesuai dengan namanya, surat resmi adalah surat yang tujuannya untuk berkomunikasi secara formal atau resmi. Surat ini biasanya berbagai pihak gunakan seperti perusahaan, organisasi, instansi, dan lembaga tertentu untuk menyampaikan sesuatu yang penting.
Karena bersifat resmi, surat ini harus ditulis dengan aturan-aturan yang formal dan sopan. Penggunaan bahasanya harus baku serta isi suratnya harus singkat, padat, dan jelas.
Surat resmi sendiri terdiri dari banyak jenis surat karena bisa digunakan untuk tujuan-tujuan yang berbeda. Ada surat keputusan, surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat perintah, surat perjanjian kerja sama, dan lain-lain.
[Baca juga: 5 Contoh Surat Undangan Resmi yang Baik dan Benar Terbaru]
Kenapa Masih Memakai Surat Resmi?
Perkembangan teknologi saat ini memang membuat aktivitas manusia menjadi lebih mudah, termasuk dalam berkomunikasi. Kita sudah bisa menggunakan Facebook atau Whatsapp untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Hal ini membuat surat pun jarang digunakan lagi. Namun, saat ini, surat resmi masih tetap diperlukan karena fungsinya untuk keperluan yang penting.
Fungsi Surat Resmi
Berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi yang perlu kamu ketahui, antara lain:
- Menyampaikan pemberitahuan yang penting. Sesuatu yang penting biasanya harus dikomunikasikan secara tertulis.
- Mengajukan permohonan seperti permohonan dana atau permohonan izin.
- Sebagai pedoman kerja untuk aktivitas-aktivitas di perusahaan dan organisasi.
- Sebagai bukti tertulis yang isinya harus dapat dipertanggungjawabkan. Contohnya, surat perjanjian kerja sama. Surat ini bisa digunakan sebagai bukti untuk tidak membenarkan hal-hal yang ada di luar perjanjian.
- Sebagai bukti historis atau arsip.
5 Contoh Surat Resmi yang Bisa Menjadi Panduan Kamu
Jika kamu ingin membuat surat resmi untuk keperluan tertentu, berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi yang bisa kamu jadikan sebagai panduan.
#1 Surat Pemberitahuan Sekolah
SMA SWASTA TANAH TIMUR
Jln. Gerbong Tanah Timur No. 123, Kota Timur, Sumatera Timur
Timur, 01 Agustus 2019
No: 011/SMAS TT/VIII/2019
Lampiran: 1 (satu) lembar proposal
Perihal: Pemberitahuan
Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Murid
Kelas 3A SMA Swasta Tanah Timur
Kota Timur
Dengan hormat,
Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan Indonesia ke-74 pada 17 Agustus 2019, kami selaku badan pendidikan SMA Swasta Tanah Timur akan menyelenggarakan kegiatan perkemahan (camping) yang bertujuan untuk meningkatkan nilai-nilai kebangsaan siswa serta mempererat hubungan persaudaraan satu sama lain.
Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Minggu/18 Agustus 2019
Pukul: 07.30 – 18.00 WIB
Tempat: Pusat Perkemahan Tanah Timur, Kota Timur, Sumatera Timur
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu orang tua/wali murid, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA Swasta Tanah Timur,
Budiono Dwi Halim, S.Pd
#2 Surat Undangan Sekolah
SMA SWASTA TANAH TIMUR
Jln. Gerbong Tanah Timur No. 123, Kota Timur, Sumatera Timur
Timur, 25 Oktober 2019
No: 012/SMAS TT/X/2019
Lampiran: –
Perihal: Undangan Pengambilan Rapor Siswa
Yth. Orang Tua/Wali Murid
Kelas 3A-3J SMA Swasta Tanah Timur
Kota Timur
Dengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya periode Semester Ganjil tahun pelajaran 2017-2018, kami menyampaikan undangan kepada Bapak/Ibu untuk mengambil rapor atau hasil belajar siswa Anda yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu/30 Oktober 2019
Pukul: 09.00 WIB
Tempat: Ruang Guru SMA Swasta Tanah Timur
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Semoga Bapak/Ibu dapat meluangkan waktu untuk hadir dan tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA Swasta Tanah Timur,
Budiono Dwi Halim, S.Pd
#3 Surat Undangan Rapat Dinas
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Jl. Persambungan Sumatera Timur No. 84A, Kec. Persambungan, Kota Timur, Sumatera Timur
Timur, 01 November 2019
Nomor: 787/DPK-ST/XI/2019
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Dinas
Kepada Yth:
Pimpinan Masyarakat Cinta Membaca
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka pelaksanaan Rapat Dinas Provinsi Sumatera Timur, kami selaku panitia mengundang Pimpinan Masyarakat Cinta Membaca untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa/05 November 2019
Pukul: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Gedung Aula Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sumatera Timur
Acara: Pembahasan Rencana Kegiatan Indonesia Membaca 2019
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Semoga saudara dapat meluangkan waktu untuk menghadiri rapat tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sumatera Timur
Widjianto Warapurba, S.Pd
#4 Surat Permohonan Izin
PEMERINTAH KOTA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN NASIONAL
SMA NEGERI 5 TIMUR
Jl. Bunga Anggrek IV No. 52, Kota Timur, Sumatera Timur
Timur, 05 November 2019
Nomor: 035/002/XI/2019
Lampiran: –
Perihal: Permohonan Izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kota Timur
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Guru Nasional yang jatuh pada tanggal 25 November 2019, kami selaku badan pendidikan SMA Negeri 5 Timur menyelenggarakan Lomba Pidato Se-Kota Timur yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin/25 November 2019
Pukul: 09.00 – 18.00 WIB
Tempat: Aula Dinas Pendidikan Kota Timur
Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menggunakan Aula Dinas Pendidikan Kota Timur sebagai lokasi kegiatan.
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA Negeri 5 Timur
Wiriyanto, S.Kom
#5 Surat Undangan OSIS
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA NEGERI 5 TIMUR
Jl. Bunga Anggrek IV No. 52, Kota Timur, Sumatera Timur
Timur, 13 Agustus 2019
No: 025/OSIS/VIII/2019
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Pekan Prestasi
Kepada Yth.
Seluruh Ketua Kelas
SMA Negeri 5 Timur
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Pekan Prestasi SMA Negeri 5 Timur, kami selaku pengurus OSIS mengundang seluruh ketua kelas dari kelas X, XI, dan XII untuk menghadiri rapat persiapan acara Pekan Prestasi pada:
Hari/Tanggal: Jumat/16 Agustus 2019
Pukul: 13.00 – 17.00 WIB
Tempat: Aula SMA Negeri 5 Timur
Demikian surat undangan ini dibuat. Diharapkan para ketua kelas dapat menghadiri rapat tersebut. Atas perhatian dan kerja samanya, kami sampaikan terima kasih.
Mengetahui,
Ketua OSIS SMA Negeri 5 Timur
Freddy Bachtiar Mandala
Itulah 5 contoh yang bisa membantu kamu dalam membuat surat resmi, baik itu untuk pemberitahuan penting, undangan, atau permohonan izin.
#6 Surat Permohonan Resmi
PT. KASSA SIMPATISAN KEREN
JASA FRONT END DEVELOPER
Jl. Jend. Gatot Subroto No.123, Jakarta Selatan
Jakarta, 16 Januari 2023
No: 025/KASSA/VIII/2023
Lampiran: –
Perihal: Surat Permohonan Kerjasama
Kepada Yth,
Direktur Utama Perusahaan XYZ
Jl. Jenderal Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini, John Doe, selaku Manager PT Kassa Simpatisan Keren, ingin mengajukan permohonan kerjasama dengan Perusahaan XYZ.
PT Kassa Simpatisan Keren adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi dan saat ini sedang mengembangkan produk baru yang berkaitan dengan teknologi tersebut. Kami yakin bahwa Perusahaan XYZ memiliki visi dan misi yang sama dengan kami dalam meningkatkan kualitas teknologi.
Oleh karena itu, kami sangat tertarik untuk bekerjasama dengan Perusahaan XYZ dan menawarkan kerjasama dalam hal pemasaran dan distribusi produk tersebut. Kami yakin bahwa dengan kerjasama ini, kedua belah pihak dapat saling membantu dan memperoleh keuntungan yang sama.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik dari Perusahaan XYZ, kami ucapkan terima kasih. Kami tunggu kabar baik dari Perusahaan XYZ.
Hormat kami,
[tanda tangan]
John Doe
Manager PT Kassa Simpatisan Keren
#7 Surat Permohonan Izin Usaha Perdagangan
KOP SURAT
Bandung, 1 Februari 2023
Lampiran: –
Perihal: Permohonan Izin Usaha Perdagangan
Kepada Yth.
Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu
Kota Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia Nomor 45/M-DAG/PER/2/2023 tanggal 2 Februari 2023 tentang Persetujuan Pendirian Perseroan Terbatas, dengan ini kami mengajukan permohonan Izin Usaha Perdagangan untuk :
Nama Perusahaan: PT. Maju Jaya
Alamat Perusahaan: Jl. Merdeka No. 17, Bandung
Jenis Usaha: Perdagangan Eceran Barang Elektronik
Nomor Induk Berusaha (NIB): 123456789012345
Modal Dasar: Rp. 10.000.000.000,-
Modal Disetor: Rp. 5.000.000.000,-
Susunan Pengurus:
- Direktur Utama: [Nama Lengkap]
- Direktur: [Nama Lengkap]
- Komisaris Utama: [Nama Lengkap]
- Komisaris: [Nama Lengkap]
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan:
- Fotokopi Akte Pendirian Perusahaan
- Fotokopi Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia Nomor 45/M-DAG/PER/2/2023 tanggal 2 Februari 2023
- Fotokopi KTP dan NPWP Pengurus
- Surat pernyataan tidak pailit
- Surat pernyataan bersedia mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku
Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Maju Jaya
Direktur Utama
Surat Resmi Digunakan Sebagai Bukti Tertulis
Berbagai lembaga seperti sekolah, organisasi, dan instansi pemerintah masih memerlukan surat resmi untuk menyampaikan informasi yang penting.
Biasanya, hal ini dilakukan untuk meng-arsip setiap aktivitas atau kegiatan yang diselenggarakan sebagai bukti tertulis.
[Baca Juga: Kenali Surat Pernyataan Non PKP Beserta Cara Mengajukannya]
Misalnya, sebuah organisasi sedang menyelenggarakan seminar di sebuah gedung. Namun, ada pihak lain yang mengatakan bahwa penggunaan gedung sebagai lokasi acara tidak memiliki izin.
Jika organisasi tersebut mengikuti prosedur yang benar, mereka bisa menunjukkan surat peminjaman tempat dan surat persetujuan dari pemilik gedung. Surat-surat yang sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak itu bisa digunakan untuk membantah tuduhan tersebut.
Itulah kegunaan dari surat resmi yaitu sebagai bukti tertulis. Jika sesuatu yang penting hanya dikomunikasikan secara lisan, kedua belah pihak bisa melakukan hal-hal yang melenceng dari tujuan sebenarnya.
GRATISSS Download!!! Ebook Panduan Sukses Atur Gaji Ala Karyawan
Nah, kamu sudah tahu kan apa itu surat resmi dan contoh-contohnya? Mungkin masih banyak orang di luar sana yang ingin membuat surat resmi tetapi bingung cara membuatnya.
Jadi, yuk bagikan artikel contoh surat resmi ini kepada keluarga dan teman-teman kamu ya!
Sumber Referensi:
- Admin. 5 Contoh Surat Resmi yang Dapat Dijadikan Rujukan. Notepam.com – https://intip.in/4NB6
- Sijai. 16 Juni 2019. Contoh Surat Resmi: Sekolah, Perusahaan, Undangan Resmi, Dsb. Sijai.com – https://intip.in/Zte2
Sumber Gambar:
- Ilustrasi Menulis Surat – https://intip.in/bgag
Leave A Comment