Inilah 7 contoh surat resmi untuk keperluan Sekolah, Dinas, hingga Organisasi, lengkap dengan caranya agar tidak salah dalam penulisan.

Simak selengkapnya dalam artikel Finansialku berikut ini!

 

Apa itu Surat Resmi?

Sesuai dengan namanya, surat resmi adalah surat yang tujuannya untuk berkomunikasi secara formal atau resmi. Surat ini biasanya berbagai pihak gunakan seperti perusahaan, organisasi, instansi, dan lembaga tertentu untuk menyampaikan sesuatu yang penting.

Karena bersifat resmi, surat ini harus ditulis dengan aturan-aturan yang formal dan sopan. Penggunaan bahasanya harus baku serta isi suratnya harus singkat, padat, dan jelas.

Surat resmi sendiri terdiri dari banyak jenis surat karena bisa digunakan untuk tujuan-tujuan yang berbeda. Ada surat keputusan, surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat perintah, surat perjanjian kerja sama, dan lain-lain.

[Baca juga: 5 Contoh Surat Undangan Resmi yang Baik dan Benar Terbaru]

 

Kenapa Masih Memakai Surat Resmi?

Perkembangan teknologi saat ini memang membuat aktivitas manusia menjadi lebih mudah, termasuk dalam berkomunikasi. Kita sudah bisa menggunakan Facebook atau Whatsapp untuk berkomunikasi dengan orang lain.

Hal ini membuat surat pun jarang digunakan lagi. Namun, saat ini, surat resmi masih tetap diperlukan karena fungsinya untuk keperluan yang penting.

 

Fungsi Surat Resmi

Berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi yang perlu kamu ketahui, antara lain:

  1. Menyampaikan pemberitahuan yang penting. Sesuatu yang penting biasanya harus dikomunikasikan secara tertulis.
  2. Mengajukan permohonan seperti permohonan dana atau permohonan izin.
  3. Sebagai pedoman kerja untuk aktivitas-aktivitas di perusahaan dan organisasi.
  4. Sebagai bukti tertulis yang isinya harus dapat dipertanggungjawabkan. Contohnya, surat perjanjian kerja sama. Surat ini bisa digunakan sebagai bukti untuk tidak membenarkan hal-hal yang ada di luar perjanjian.
  5. Sebagai bukti historis atau arsip.

 

5 Contoh Surat Resmi yang Bisa Menjadi Panduan Kamu

Jika kamu ingin membuat surat resmi untuk keperluan tertentu, berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi yang bisa kamu jadikan sebagai panduan.

 

#1 Surat Pemberitahuan Sekolah

SMA SWASTA TANAH TIMUR

Jln. Gerbong Tanah Timur No. 123, Kota Timur, Sumatera Timur

 

Timur, 01 Agustus 2019

 

No: 011/SMAS TT/VIII/2019

Lampiran: 1 (satu) lembar proposal

Perihal: Pemberitahuan

 

Kepada Yth.

Orang Tua/Wali Murid

Kelas 3A SMA Swasta Tanah Timur

Kota Timur

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan Indonesia ke-74 pada 17 Agustus 2019, kami selaku badan pendidikan SMA Swasta Tanah Timur akan menyelenggarakan kegiatan perkemahan (camping) yang bertujuan untuk meningkatkan nilai-nilai kebangsaan siswa serta mempererat hubungan persaudaraan satu sama lain.

Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Minggu/18 Agustus 2019

Pukul: 07.30 – 18.00 WIB

Tempat: Pusat Perkemahan Tanah Timur, Kota Timur, Sumatera Timur

 

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu orang tua/wali murid, kami mengucapkan terima kasih.

 

Hormat Kami,

Kepala SMA Swasta Tanah Timur,

 

Budiono Dwi Halim, S.Pd

 

#2 Surat Undangan Sekolah

SMA SWASTA TANAH TIMUR

Jln. Gerbong Tanah Timur No. 123, Kota Timur, Sumatera Timur

 

Timur, 25 Oktober 2019

 

No: 012/SMAS TT/X/2019

Lampiran: –

Perihal: Undangan Pengambilan Rapor Siswa

 

Yth. Orang Tua/Wali Murid

Kelas 3A-3J SMA Swasta Tanah Timur

Kota Timur

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan berakhirnya periode Semester Ganjil tahun pelajaran 2017-2018, kami menyampaikan undangan kepada Bapak/Ibu untuk mengambil rapor atau hasil belajar siswa Anda yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Rabu/30 Oktober 2019

Pukul: 09.00 WIB

Tempat: Ruang Guru SMA Swasta Tanah Timur

 

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Semoga Bapak/Ibu dapat meluangkan waktu untuk hadir dan tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami mengucapkan terima kasih.

 

Hormat Kami,

Kepala SMA Swasta Tanah Timur,

 

Budiono Dwi Halim, S.Pd

 

#3 Surat Undangan Rapat Dinas

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Jl. Persambungan Sumatera Timur No. 84A, Kec. Persambungan, Kota Timur, Sumatera Timur

 

Timur, 01 November 2019

 

Nomor: 787/DPK-ST/XI/2019

Lampiran: –

Perihal: Undangan Rapat Dinas

 

Kepada Yth:

Pimpinan Masyarakat Cinta Membaca

di Tempat

 

Dengan hormat,

Dalam rangka pelaksanaan Rapat Dinas Provinsi Sumatera Timur, kami selaku panitia mengundang Pimpinan Masyarakat Cinta Membaca untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Selasa/05 November 2019

Pukul: 09.00 – 12.00 WIB

Tempat: Gedung Aula Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sumatera Timur

Acara: Pembahasan Rencana Kegiatan Indonesia Membaca 2019

 

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Semoga saudara dapat meluangkan waktu untuk menghadiri rapat tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sumatera Timur

 

Widjianto Warapurba, S.Pd

 

#4 Surat Permohonan Izin

PEMERINTAH KOTA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

SMA NEGERI 5 TIMUR

Jl. Bunga Anggrek IV No. 52, Kota Timur, Sumatera Timur

 

Timur, 05 November 2019

 

Nomor: 035/002/XI/2019

Lampiran: –

Perihal: Permohonan Izin

 

Yth. Kepala Dinas Pendidikan

Kota Timur

 

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Guru Nasional yang jatuh pada tanggal 25 November 2019, kami selaku badan pendidikan SMA Negeri 5 Timur menyelenggarakan Lomba Pidato Se-Kota Timur yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin/25 November 2019

Pukul: 09.00 – 18.00 WIB

Tempat: Aula Dinas Pendidikan Kota Timur

 

Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menggunakan Aula Dinas Pendidikan Kota Timur sebagai lokasi kegiatan.

Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

 

Hormat Kami,

Kepala SMA Negeri 5 Timur

 

Wiriyanto, S.Kom

 

#5 Surat Undangan OSIS

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)

SMA NEGERI 5 TIMUR

Jl. Bunga Anggrek IV No. 52, Kota Timur, Sumatera Timur

 

Timur, 13 Agustus 2019

 

No: 025/OSIS/VIII/2019

Lampiran: –

Perihal: Undangan Rapat Pekan Prestasi

 

Kepada Yth.

Seluruh Ketua Kelas

SMA Negeri 5 Timur

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Pekan Prestasi SMA Negeri 5 Timur, kami selaku pengurus OSIS mengundang seluruh ketua kelas dari kelas X, XI, dan XII untuk menghadiri rapat persiapan acara Pekan Prestasi pada:

Hari/Tanggal: Jumat/16 Agustus 2019

Pukul: 13.00 – 17.00 WIB

Tempat: Aula SMA Negeri 5 Timur

 

Demikian surat undangan ini dibuat. Diharapkan para ketua kelas dapat menghadiri rapat tersebut. Atas perhatian dan kerja samanya, kami sampaikan terima kasih.

 

Mengetahui,

Ketua OSIS SMA Negeri 5 Timur

 

Freddy Bachtiar Mandala

 

Itulah 5 contoh yang bisa membantu kamu dalam membuat surat resmi, baik itu untuk pemberitahuan penting, undangan, atau permohonan izin.

 

#6 Surat Permohonan Resmi

PT. KASSA SIMPATISAN KEREN

JASA FRONT END DEVELOPER

Jl. Jend. Gatot Subroto No.123, Jakarta Selatan

 

Jakarta, 16 Januari 2023

No: 025/KASSA/VIII/2023

Lampiran: –

Perihal: Surat Permohonan Kerjasama

 

Kepada Yth,

Direktur Utama Perusahaan XYZ

Jl. Jenderal Sudirman No. 123

Jakarta Pusat

 

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini, John Doe, selaku Manager PT Kassa Simpatisan Keren, ingin mengajukan permohonan kerjasama dengan Perusahaan XYZ.

PT Kassa Simpatisan Keren adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi dan saat ini sedang mengembangkan produk baru yang berkaitan dengan teknologi tersebut. Kami yakin bahwa Perusahaan XYZ memiliki visi dan misi yang sama dengan kami dalam meningkatkan kualitas teknologi.

Oleh karena itu, kami sangat tertarik untuk bekerjasama dengan Perusahaan XYZ dan menawarkan kerjasama dalam hal pemasaran dan distribusi produk tersebut. Kami yakin bahwa dengan kerjasama ini, kedua belah pihak dapat saling membantu dan memperoleh keuntungan yang sama.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik dari Perusahaan XYZ, kami ucapkan terima kasih. Kami tunggu kabar baik dari Perusahaan XYZ.

Hormat kami,

 

[tanda tangan]

John Doe

Manager PT Kassa Simpatisan Keren

 

#7 Surat Permohonan Izin Usaha Perdagangan

KOP SURAT

 

Bandung, 1 Februari 2023

Lampiran:

Perihal: Permohonan Izin Usaha Perdagangan

Kepada Yth.

Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu

Kota Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia Nomor 45/M-DAG/PER/2/2023 tanggal 2 Februari 2023 tentang Persetujuan Pendirian Perseroan Terbatas, dengan ini kami mengajukan permohonan Izin Usaha Perdagangan untuk :

Nama Perusahaan: PT. Maju Jaya

Alamat Perusahaan: Jl. Merdeka No. 17, Bandung

Jenis Usaha: Perdagangan Eceran Barang Elektronik

Nomor Induk Berusaha (NIB): 123456789012345

Modal Dasar: Rp. 10.000.000.000,-

Modal Disetor: Rp. 5.000.000.000,-

Susunan Pengurus:

  • Direktur Utama: [Nama Lengkap]
  • Direktur: [Nama Lengkap]
  • Komisaris Utama: [Nama Lengkap]
  • Komisaris: [Nama Lengkap]

Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan:

  1. Fotokopi Akte Pendirian Perusahaan
  2. Fotokopi Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia Nomor 45/M-DAG/PER/2/2023 tanggal 2 Februari 2023
  3. Fotokopi KTP dan NPWP Pengurus
  4. Surat pernyataan tidak pailit
  5. Surat pernyataan bersedia mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku

Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Maju Jaya

 

Direktur Utama

 

Surat Resmi Digunakan Sebagai Bukti Tertulis

Berbagai lembaga seperti sekolah, organisasi, dan instansi pemerintah masih memerlukan surat resmi untuk menyampaikan informasi yang penting.

Biasanya, hal ini dilakukan untuk meng-arsip setiap aktivitas atau kegiatan yang diselenggarakan sebagai bukti tertulis.

[Baca Juga: Kenali Surat Pernyataan Non PKP Beserta Cara Mengajukannya]

 

Misalnya, sebuah organisasi sedang menyelenggarakan seminar di sebuah gedung. Namun, ada pihak lain yang mengatakan bahwa penggunaan gedung sebagai lokasi acara tidak memiliki izin.

Jika organisasi tersebut mengikuti prosedur yang benar, mereka bisa menunjukkan surat peminjaman tempat dan surat persetujuan dari pemilik gedung. Surat-surat yang sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak itu bisa digunakan untuk membantah tuduhan tersebut.

Itulah kegunaan dari surat resmi yaitu sebagai bukti tertulis. Jika sesuatu yang penting hanya dikomunikasikan secara lisan, kedua belah pihak bisa melakukan hal-hal yang melenceng dari tujuan sebenarnya.

 

 

GRATISSS Download!!! Ebook Panduan Sukses Atur Gaji Ala Karyawan

Mockup Ebook Karyawan

 

Nah, kamu sudah tahu kan apa itu surat resmi dan contoh-contohnya? Mungkin masih banyak orang di luar sana yang ingin membuat surat resmi tetapi bingung cara membuatnya.

Jadi, yuk bagikan artikel contoh surat resmi ini kepada keluarga dan teman-teman kamu ya!

 

Sumber Referensi:

  • Admin. 5 Contoh Surat Resmi yang Dapat Dijadikan Rujukan. Notepam.com – https://intip.in/4NB6
  • Sijai. 16 Juni 2019. Contoh Surat Resmi: Sekolah, Perusahaan, Undangan Resmi, Dsb. Sijai.com – https://intip.in/Zte2

 

Sumber Gambar:

  • Ilustrasi Menulis Surat – https://intip.in/bgag