Jenis-Jenis Surat dan Penjelasannya yang Wajib Kamu Ketahui dan Pahami

Surat resmi dapat digunakan untuk berbagai kepentingan. Namun, sudahkah Anda tahu jenis-jenis surat dan penjelasannya?

Artikel Finansialku kali ini akan membahas beberapa jenis surat resmi dan tujuannya serta format penulisan surat tersebut.

Simak penjelasannya berikut ini. Selamat membaca!

Rubrik Finansialku

Daftar Isi

Surat Resmi dan Jenisnya

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi.

Surat ini dapat ditulis sebagai perwakilan dari sebuah lembaga atau perorangan. Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang baku dan sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).

Tujuan dari ditulisnya surat resmi adalah untuk berkomunikasi dan menyampaikan informasi secara formal.

Surat resmi juga dapat digunakan sebagai bukti tertulis yang mana isi di dalamnya harus dapat dipertanggungjawabkan.

Surat resmi memiliki format umum yaitu:

Kop surat yang menyatakan pihak yang mengeluarkan surat resmi.
Tercantum nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika ada.
Isinya harus ditulis dengan singkat, padat, dan efektif serta mudah dipahami dan menggunakan bahasa eksplisit.
Dibubuhi cap atau stempel khusus serta tanda tangan dan meterai.

Format tersebut biasanya disesuaikan dengan masing-masing pihak.

Surat resmi terdiri dari beberapa jenis yang disesuaikan dengan kegunaan dan tujuan ditulisnya surat tersebut.

Berikut adalah beberapa jenis surat resmi yang ada, mulai dari:

#1 Surat Permohonan

Sesuai dengan namanya, surat permohonan ditulis ketika seseorang atau sebuah badan perusahaan ingin menyampaikan sebuah permohonan kepada pihak lain (baik perorangan maupun lembaga).

Dengan kata lain, surat permohonan adalah surat yang bertujuan untuk mengajukan permintaan kepada orang lain.

Beberapa contoh surat permohonan adalah surat permohonan perceraian, surat permohonan bantuan dana dan lainnya.

#2 Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan sebuah keputusan.

Biasanya surat keputusan ini digunakan oleh pimpinan sebuah lembaga (perusahaan atau organisasi) untuk menginformasikan keputusannya kepada setiap anggota yang ditujukan oleh surat tersebut.

Beberapa contoh surat keputusan yang sering ditemui adalah:

Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan.
Surat Keputusan Kenaikan Jabatan.
Surat Keputusan Pengangkatan Direktur.
Surat Keputusan Unit Kegiatan Mahasiswa, dan lainnya.

#3 Surat Kuasa

Terdapat 2 jenis surat kuasa yang dasar hukumnya berbeda, surat kuasa umum dan surat kuasa khusus.

Surat kuasa khusus diatur dalam Pasal 1795 KUH Perdata dan surat kuasa umum diatur dalam Pasal 1796 KUH Perdata.

Surat kuasa adalah jenis surat resmi yang ditulis dengan maksud memberikan wewenang kepada pihak lain yang ditunjuk di dalam surat.

Pemberian wewenang ini ditujukan karena pemberi kuasa mempercayai penerima surat.

Secara garis umum, surat kuasa dapat dibagi menjadi 3 yaitu:

Surat Kuasa Personal.
Surat Kuasa Kedinasan.
Surat Kuasa Istimewa.

#4 Surat Perintah

Biasanya surat perintah ditulis oleh seorang atasan kepada pegawainya yang berisi instruksi. Surat perintah yang paling umum adalah SPK atau surat perintah kerja.

Beberapa contoh surat perintah adalah surat perintah lembur, surat perintah perjalanan dinas dan lainnya.

Contoh penulisan surat perintah adalah sebagai berikut:

[KOP SURAT (berisi nama perusahaan, nomor telepon, alamat)]

SURAT TUGAS

[nomor surat]

Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah Menengah Negeri 1 Susukan Kecamatan Susukan Kabupaten Cirebon memberikan tugas kepada:

Nama: Budi Santoso, S. Pdi

NIP: 89347583

Pangkat/Gol.: Penata Muda/IIIB

Jabatan: Guru

Unit Kerja: SMA Negeri 1 Susukan

Demikian surat tugas ini diberikan untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Setelah selesai mengikuti kegiatan di mohon untuk menyampaikan laporan secara tertulis untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Peningkatan Mutu Guru Mata Pelajaran Pendidikan Jasmani yang akan dilaksanakan di Dinas Pendidikan Provinsi Cirebon mulai tanggal 19 Maret 2018 s/d 26 Maret 2018.

[Tempat dan tanggal dibuatnya surat]

[Jabatan atau pekerjaan penulis surat]

[Tanda tangan]

[Nama Penulis surat]

#5 Surat Pengantar

Surat pengantar adalah sebuah surat yang digunakan untuk mengantarkan seseorang untuk tujuan tertentu.

Surat ini dapat digunakan untuk kepentingan pribadi sekaligus kepentingan sebuah organisasi.

Salah satu contoh penulisan dan format surat pengantar dari perusahaan adalah sebagai berikut:

[KOP SURAT (berisi nama perusahaan, nomor telepon, alamat)]

Surat Pengantar

[Nomor Surat]

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kinerja karyawan per tiga bulan, dengan ini kami akan mempersiapkan tim untuk melakukan evaluasi.

Berikut daftar yang akan melakukan evaluasi:

Nama: Adrian Darmawan

Jabatan: Direktur Utama

Nama: Rena Chandra

Jabatan: Kepala HRD

Nama: Delia Santosa

Jabatan: Wakil Direktur Utama

Kami berharap seluruh pihak yang terlibat akan mempersiapkan diri dan bekerja sama demi kelancaran evaluasi ini.

Demikian surat pengantar ini kami buat dan sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

[Tempat dan tanggal dibuatnya surat]

[Jabatan penulis surat]

[Tanda tangan]

[Nama Penulis surat]

#6 Surat Edaran

Surat edaran biasanya ditulis kepada kalangan tertentu yang isinya ditujukan untuk menginformasikan sebuah kegiatan tertentu. Surat edaran ini biasanya dapat ditemukan di lingkungan sekolah.

Beberapa contohnya adalah surat edaran liburan sekolah, surat edaran renovasi dan lainnya.

Di bawah ini adalah salah satu contoh penulisan surat edaran sekolah, yaitu:

[Nama sekolah, alamat dan nomor telepon sekolah]

[Tempat dan tanggal dibuatnya surat]

Nomor: [Nomor Surat]

Lampiran: [Jumlah lembah lampiran (jika ada)]

Perihal: [Perihal ditulisnya surat]

Yth. Orang tua / Wali Murid

[Kelas atau tingkatan tertentu]

Dengan hormat,

Dalam rangka peningkatan pengetahuan para siswa-siswi SMA Negeri 2 Yogyakarta, khususnya kelas XII. Melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, hendak mengadakan kegiatan Study Tour.

Kegiatan ini juga bertujuan untuk mengenalkan secara langsung mengenai ilmu yang dipelajari selama di ruang kelas sehingga para siswa-siswi diharapkan dapat mengaplikasikannya di kehidupan nyata.

Adapun acara tersebut akan di laksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 24 Juli 2018

Pukul: 07.00 s.d. 17.00 WIB

Tempat: Yogyakarta

Acara: Penelitian bentang alam

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

[Jabatan Penulis Surat (biasanya kepala sekolah)]

[Nama penulis surat]

#7 Surat Undangan

Surat resmi yang satu ini adalah surat yang paling umum ditemui. Surat undangan adalah sebuah surat yang bertujuan untuk mengundang atau memanggil seseorang untuk menghadiri acara tertentu.

Surat undangan tersebut misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan polisi dan lainnya.