Sudah tahu bagaimana cara buat surat undangan rapat? Cek artikel Finansialku kali ini yang akan membahas tentang bagian-bagian surat undangan rapat, cara membuat, dan contohnya.

Simak baik-baik sampai habis, ya, semoga bermanfaat…

 

Summary: 

  • Sama seperti membuat surat lainnya, surat undangan rapat pun terdapat bagian-bagian yang mesti diperhatikan dengan baik.
  • Dalam surat undangan rapat terdapat kaidah penulisan yang baiknya kita ikuti agar pesan dapat tersampaikan sesuai tujuannya.

 

Apa Bagian-bagian dari Surat Undangan Rapat?

Ketika mengadakan sebuah rapat formal yang menghadirkan orang-orang penting, tentu saja kita membutuhkan undangan rapat untuk mengundang mereka.

Undangan rapat biasanya berupa surat yang berisi ajakan untuk mengikuti sebuah rapat atau meeting. Umumnya, undangan ini berbentuk surat resmi yang memiliki struktur dan bagian-bagian yang jelas.

Dalam pembuatan surat undangan rapat, setiap perusahaan biasanya memiliki ketentuan dan struktur masing-masing sesuai kebutuhannya.

Namun, terdapat beberapa bagian yang harus ada dalam surat undangan rapat. Di antaranya, penerima surat, pembuka, isi surat, dan penutup.

Berikut penjelasan lengkapnya mengenai bagian-bagian surat undangan rapat yang perlu kamu ketahui.

 

#1 Penerima Surat

Hal terpenting yang harus ada dalam pembuatan surat adalah nama penerima yang ada di bagian paling atas.

Umumnya, nama penerima surat juga menyertakan alamat penerima surat tepat pada bagian bawah nama penerima.

 

#2 Pembuka & Tujuan

Setelah menulis nama dan alamat penerima surat, selanjutnya perlu menulis kalimat pembuka serta tujuan rapat atau meeting tersebut.

Dalam pembuatannya, perlu memperhatikan siapa penerima surat undangan rapat agar dapat menyesuaikan bahasa yang kamu gunakan.

[Baca Juga: 15+ Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Berbagai Acara]

 

#3 Isi Surat

Setelah menyampaikan maksud dan tujuan, surat undangan rapat juga perlu menyebutkan secara singkat mengenai pelaksanaan rapat atau meeting.

Isi surat menjelaskan waktu dan tanggal rapat, tempat atau lokasi acara, durasi, dan lain-lain terkait pelaksanaannya. Bisa juga menyebutkan agenda rapat secara lebih detail pada bagian ini.

 

#4 Penutup

Bagian terakhir yaitu kalimat penutup dan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat (jika diperlukan).

Bagian ini menjelaskan rasa terima kasih kepada penerima surat dan mengharapkan penerima agar bisa datang tepat waktu.

Tak lupa untuk menulis salam penutup, yang berada di atas nama pembuat surat. Selain nama pembuat, sertakan juga jabatan dan tanda tangan pembuat surat yang terletak pada bagian kanan bawah.

 

Bagaimana Cara Membuat Surat Undangan Rapat?

Setelah mengetahui bagian-bagian surat undangan rapat, selanjutnya kamu perlu memastikan bahwa keempat elemen di atas telah tercantum dalam surat.

Pastikan semua informasi terkait pelaksanaan rapat tertulis dengan baik agar tidak terjadi kesalahan informasi oleh penerima surat.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan cara membuat surat undangan rapat berikut ini.

  • Ketahui tujuan rapat dengan jelas.
  • Perhatikan nama lengkap, alamat, dan jabatan penerima surat.
  • Hindari kesalahan menulis jadwal rapat.
  • Perhatikan nama dan jabatan pengirim surat.
  • Periksa seluruh kalimat dalam surat undangan untuk menghindari adanya kesalahan tulis.
  • Berikan tanda tangan pengirim surat pada bagian yang tertera.
  • Berikan cap perusahaan/instansi/lembaga pada bagian atas identitas pengirim surat.

[Baca Juga: 9 Contoh Surat Pernyataan Lengkap Dengan Cara Membuatnya]

 

Contoh Surat Undangan Rapat

Seperti yang telah Finansialku jelaskan di atas, setiap instansi atau perusahaan tentu memiliki struktur surat resmi yang berbeda-beda.

Untuk memudahkan kamu dalam membuat surat undangan rapat, berikut telah Finansialku merangkum beberapa contohnya.

Mulai dari contoh undangan rapat organisasi, rapat kantor, sekolah, hingga pemerintah dan kementerian.

 

#1 Contoh Surat Undangan Rapat Manajerial

contoh surat undangan rapat_manajerial

Undangan Rapat Manajerial

 

#2 Contoh Surat Undangan Rapat Kantor

contoh surat undangan rapat_kantor

Undangan Rapat Kantor

 

#3 Contoh Surat Undangan Rapat Internal Kantor

contoh surat undangan rapat_internal kantor

Undangan Rapat Internal Kantor

 

#4 Contoh Surat Undangan Rapat Kementerian

contoh surat undangan rapat_kementerian

Undangan Rapat Kementerian

[Baca Juga: Mengenal Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)]

 

#5 Contoh Surat Undangan Sosialisasi Kesehatan

contoh surat undangan rapat_sosialisasi kesehatan

Undangan Sosialisasi Kesehatan

 

#6  Surat Undangan Rapat RW/RT

contoh surat undangan rapat_kegiatan RW

Undangan Rapat RW/RT

 

#7 Surat Undangan Rapat Kerja Bakti

contoh surat undangan rapat_kerja bakti

Undangan Rapat Kerja Bakti

 

#8 Surat Undangan Rapat Sekolah

contoh surat undangan rapat_sekolah

Undangan Rapat Sekolah

 

#9 Surat Undangan Rapat OSIS

contoh surat undangan rapat_osis

Undangan Rapat OSIS

 

#10 Surat Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa

contoh surat undangan rapat_organisasi mahasiswa

Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa

 

#11 Surat Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa (2)

[Kop Surat]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa

 

Kepada,

Seluruh Anggota Organisasi Mahasiswa,

Universitas [Nama Universitas],

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, kami mengundang saudara-saudari sekalian untuk menghadiri rapat organisasi mahasiswa yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Waktu : [Jam] WIB

Tempat : [Tempat Rapat]

Agenda :

  1. Pembukaan dan pengesahan agenda rapat.
  2. Laporan kegiatan dan keuangan.
  3. Rencana kegiatan mendatang.
  4. Lain-lain.

Kehadiran saudara-saudari sangat kami harapkan untuk kelancaran rapat. Konfirmasi kehadiran dapat disampaikan kepada panitia melalui email kami di [Email Panitia] paling lambat [Tanggal Batas Konfirmasi Kehadiran].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.

 

Hormat Kami,

ttd

[Nama dan Jabatan Panitia Rapat]

 

 

#12 Contoh Surat Undangan Rapat Kantor (2)

[Kop Surat]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Undangan Rapat Kantor

 

Kepada,

Seluruh Karyawan Perusahaan/Instansi,

Perihal : Undangan Rapat

 

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri rapat kantor yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Waktu : [Jam] Waktu Setempat

Tempat : [Tempat Rapat]

Agenda rapat antara lain:

  1. Pembukaan dan penjelasan tujuan rapat.
  2. Laporan progres proyek terkini.
  3. Perencanaan strategi ke depan.
  4. Penutup dan kesimpulan.

Kami Mohon kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat tersebut, sehubungan dengan pentingnya kehadiran Anda untuk kelancaran tindak lanjut kegiatan perusahaan/instansi.

Demikian surat undangan rapat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

ttd

[Jabatan Penanggung Jawab Rapat]

 

 

#13 Contoh Undangan Rapat Karang Taruna

[Kop Surat]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Undangan Rapat Karang Taruna

 

Kepada,

Pengurus dan Anggota Karang Taruna,

[Alamat Karang Taruna],

 

Dengan Hormat,

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi dan membahas berbagai hal terkait dengan program dan kegiatan Karang Taruna, kami mengundang saudara-saudari untuk menghadiri rapat Karang Taruna yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Waktu : [Jam] WIB

Tempat : [Lokasi Rapat]

Agenda rapat meliputi:

  1. Pembukaan dan pengesahan agenda rapat.
  2. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan.
  3. Perencanaan kegiatan mendatang.
  4. Penutup dan kesimpulan.

Kami mengharapkan kehadiran saudara-saudari dalam rapat tersebut demi kelancaran program dan kegiatan Karang Taruna.

Mohon konfirmasi kehadiran dapat disampaikan kepada panitia melalui kontak kami di [Kontak Panitia] paling lambat [Tanggal Batas Konfirmasi Kehadiran].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.

 

Hormat kami,

ttd

[Jabatan Pengurus Karang Taruna]

 

#14 Contoh Undangan Rapat DKM

[Kop Surat]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Undangan Rapat Dewan Kemakmuran Masjid

 

Kepada,

Seluruh Anggota Dewan Kemakmuran Masjid (DKM),

Masjid [Nama Masjid],

 

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan Hormat,

Dalam rangka membahas berbagai hal terkait dengan kemajuan dan pengelolaan Masjid [Nama Masjid], kami mengundang saudara-saudari untuk hadir dalam rapat Dewan Kemakmuran Masjid (DKM) yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Waktu : [Jam] WIB

Tempat : [Lokasi Rapat]

Agenda rapat antara lain adalah:

  1. Pembukaan dan pengesahan agenda rapat.
  2. Laporan keuangan dan pengelolaan masjid.
  3. Perencanaan kegiatan keagamaan dan sosial.
  4. Masalah dan usulan dari jamaah.
  5. Penutup dan kesimpulan.

Kehadiran saudara-saudari sangat kami harapkan untuk kelancaran dan kemajuan Masjid [Nama Masjid].

Mohon konfirmasi kehadiran dapat disampaikan kepada panitia melalui kontak kami di [Kontak Panitia] paling lambat [Tanggal Batas Konfirmasi Kehadiran].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

 

Hormat kami,

ttd

[Jabatan Pengurus DKM]

 

#15 Contoh Undangan Rapat Kelurahan

[Kop Surat]

[Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]

Perihal: Undangan Rapat Kelurahan

 

Kepada,

Seluruh Warga Kelurahan,

[Alamat Kelurahan],

 

Dengan Hormat,

Dalam rangka membahas dan memutuskan berbagai hal penting terkait dengan kemajuan dan kebutuhan masyarakat di wilayah Kelurahan [Nama Kelurahan], kami mengundang seluruh warga untuk hadir dalam rapat kelurahan yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Waktu : [Jam] WIB

Tempat : [Lokasi Rapat]

Agenda rapat antara lain adalah:

  1. Pembukaan dan pengesahan agenda rapat.
  2. Laporan perkembangan program pembangunan dan kesejahteraan masyarakat.
  3. Usulan dan masalah dari warga.
  4. Rencana kegiatan mendatang.
  5. Penutup dan kesimpulan.

Partisipasi dan kontribusi dari seluruh warga sangatlah penting untuk kemajuan bersama. Mohon konfirmasi kehadiran dapat disampaikan kepada panitia melalui kontak kami di [Kontak Panitia] paling lambat [Tanggal Batas Konfirmasi Kehadiran].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasi warga Kelurahan [Nama Kelurahan].

 

Hormat kami,

ttd

[Jabatan Penanggung Jawab Rapat]

 

Jangan Lupa Menyusun Anggaran

Itu dia penjelasan mengenai surat undangan rapat dan 10 contoh surat yang perlu Sobat Finansialku ketahui.

Setelah membuat surat undangan rapat, pastikan bahwa setiap bagian telah tercantum secara rapi dan jelas, tanpa salah ketik.

Selain itu, ada yang lebih penting untuk Sobat Finansialku pastikan yakni tidak lupa menyusun anggaran keuangan, baik keuangan pribadi maupun organisasi. 

Sebab, aspek keuangan menjadi hal vital kehidupan. Dengan kita menyusun anggaran, maka tujuan-tujuan keuangan akan semakin jelas dan satu per satu bisa kita wujudkan.

Sebagai referensi untuk Sobat Finansialku yang masih bingung cara membuat anggaran, yuk, baca ebook gratis berikut ini Cara Membuat Anggaran Dengan Tepat.

 

Punya pertanyaan terkait contoh surat undangan rapat? Tuliskan pada kolom komentar di bawah ini, ya!

Jangan lupa share artikel Finansialku ke orang terdekatmu yang sedang membutuhkan informasinya. Semoga bermanfaat. Terima kasih.

 

Editor: Ari A. Santosa

Sumber Referensi:

  • Jordhi Farhansyah. 29 April 2022. Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar. Talenta.co – https://bit.ly/3XAAx26
  • Anisa Sekarningrum. 02 Februari 2022. 10 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya dengan Benar! Ekrut.com – https://bit.ly/3ilsPc3
  • Nisa Maulan Shofa. 27 Juli 2022. 11 Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar dan Cara Membuatnya. Kitalulus.com – https://bit.ly/3iqsUer