Sudah tahu bagaimana cara buat surat undangan rapat? Cek artikel Finansialku kali ini yang akan membahas tentang bagian-bagian surat undangan rapat, cara membuat, dan contohnya.

Simak baik-baik sampai habis, ya, semoga bermanfaat…

 

Summary: 

  • Sama seperti membuat surat lainnya, surat undangan rapat pun terdapat bagian-bagian yang mesti diperhatikan dengan baik.
  • Dalam surat undangan rapat terdapat kaidah penulisan yang baiknya kita ikuti agar pesan dapat tersampaikan sesuai tujuannya.

 

Apa Bagian-bagian dari Surat Undangan Rapat?

Ketika mengadakan sebuah rapat formal yang menghadirkan orang-orang penting, tentu saja kita membutuhkan undangan rapat untuk mengundang mereka.

Undangan rapat biasanya berupa surat yang berisi ajakan untuk mengikuti sebuah rapat atau meeting. Umumnya, undangan ini berbentuk surat resmi yang memiliki struktur dan bagian-bagian yang jelas.

Dalam pembuatan surat undangan rapat, setiap perusahaan biasanya memiliki ketentuan dan struktur masing-masing sesuai kebutuhannya.

Namun, terdapat beberapa bagian yang harus ada dalam surat undangan rapat. Di antaranya, penerima surat, pembuka, isi surat, dan penutup.

Berikut penjelasan lengkapnya mengenai bagian-bagian surat undangan rapat yang perlu kamu ketahui.

 

#1 Penerima Surat

Hal terpenting yang harus ada dalam pembuatan surat adalah nama penerima yang ada di bagian paling atas.

Umumnya, nama penerima surat juga menyertakan alamat penerima surat tepat pada bagian bawah nama penerima.

 

#2 Pembuka & Tujuan

Setelah menulis nama dan alamat penerima surat, selanjutnya perlu menulis kalimat pembuka serta tujuan rapat atau meeting tersebut.

Dalam pembuatannya, perlu memperhatikan siapa penerima surat undangan rapat agar dapat menyesuaikan bahasa yang kamu gunakan.

[Baca Juga: 15+ Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Berbagai Acara]

 

#3 Isi Surat

Setelah menyampaikan maksud dan tujuan, surat undangan rapat juga perlu menyebutkan secara singkat mengenai pelaksanaan rapat atau meeting.

Isi surat menjelaskan waktu dan tanggal rapat, tempat atau lokasi acara, durasi, dan lain-lain terkait pelaksanaannya. Bisa juga menyebutkan agenda rapat secara lebih detail pada bagian ini.

 

#4 Penutup

Bagian terakhir yaitu kalimat penutup dan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat (jika diperlukan).

Bagian ini menjelaskan rasa terima kasih kepada penerima surat dan mengharapkan penerima agar bisa datang tepat waktu.

Tak lupa untuk menulis salam penutup, yang berada di atas nama pembuat surat. Selain nama pembuat, sertakan juga jabatan dan tanda tangan pembuat surat yang terletak pada bagian kanan bawah.

 

Bagaimana Cara Membuat Surat Undangan Rapat?

Setelah mengetahui bagian-bagian surat undangan rapat, selanjutnya kamu perlu memastikan bahwa keempat elemen di atas telah tercantum dalam surat.

Pastikan semua informasi terkait pelaksanaan rapat tertulis dengan baik agar tidak terjadi kesalahan informasi oleh penerima surat.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan cara membuat surat undangan rapat berikut ini.

  • Ketahui tujuan rapat dengan jelas.
  • Perhatikan nama lengkap, alamat, dan jabatan penerima surat.
  • Hindari kesalahan menulis jadwal rapat.
  • Perhatikan nama dan jabatan pengirim surat.
  • Periksa seluruh kalimat dalam surat undangan untuk menghindari adanya kesalahan tulis.
  • Berikan tanda tangan pengirim surat pada bagian yang tertera.
  • Berikan cap perusahaan/instansi/lembaga pada bagian atas identitas pengirim surat.

[Baca Juga: 9 Contoh Surat Pernyataan Lengkap Dengan Cara Membuatnya]

 

Contoh Surat Undangan Rapat

Seperti yang telah Finansialku jelaskan di atas, setiap instansi atau perusahaan tentu memiliki struktur surat resmi yang berbeda-beda.

Untuk memudahkan kamu dalam membuat surat undangan rapat, berikut telah Finansialku merangkum beberapa contohnya.

Mulai dari contoh undangan rapat organisasi, rapat kantor, sekolah, hingga pemerintah dan kementerian.

 

#1 Contoh Surat Undangan Rapat Manajerial

contoh surat undangan rapat_manajerial

Undangan Rapat Manajerial

 

#2 Contoh Surat Undangan Rapat Kantor

contoh surat undangan rapat_kantor

Undangan Rapat Kantor

 

#3 Contoh Surat Undangan Rapat Internal Kantor

contoh surat undangan rapat_internal kantor

Undangan Rapat Internal Kantor

 

#4 Contoh Surat Undangan Rapat Kementerian

contoh surat undangan rapat_kementerian

Undangan Rapat Kementerian

[Baca Juga: Mengenal Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)]

 

#5 Contoh Surat Undangan Sosialisasi Kesehatan

contoh surat undangan rapat_sosialisasi kesehatan

Undangan Sosialisasi Kesehatan

 

#6  Surat Undangan Rapat RW/RT

contoh surat undangan rapat_kegiatan RW

Undangan Rapat RW/RT

 

#7 Surat Undangan Rapat Kerja Bakti

contoh surat undangan rapat_kerja bakti

Undangan Rapat Kerja Bakti

 

#8 Surat Undangan Rapat Sekolah

contoh surat undangan rapat_sekolah

Undangan Rapat Sekolah

 

#9 Surat Undangan Rapat OSIS

contoh surat undangan rapat_osis

Undangan Rapat OSIS

 

#10 Surat Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa

contoh surat undangan rapat_organisasi mahasiswa

Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa

 

Jangan Lupa Menyusun Anggaran

Itu dia penjelasan mengenai surat undangan rapat dan 10 contoh surat yang perlu Sobat Finansialku ketahui.

Setelah membuat surat undangan rapat, pastikan bahwa setiap bagian telah tercantum secara rapi dan jelas, tanpa salah ketik.

Selain itu, ada yang lebih penting untuk Sobat Finansialku pastikan yakni tidak lupa menyusun anggaran keuangan, baik keuangan pribadi maupun organisasi. 

Sebab, aspek keuangan menjadi hal vital kehidupan. Dengan kita menyusun anggaran, maka tujuan-tujuan keuangan akan semakin jelas dan satu per satu bisa kita wujudkan.

Sebagai referensi untuk Sobat Finansialku yang masih bingung cara membuat anggaran, yuk, baca ebook gratis berikut ini Cara Membuat Anggaran Dengan Tepat.

Selanjutnya, kamu bisa langsung menyusun anggaran secara mudah dan praktis di Aplikasi Finansialku, dan manfaatkan beragam fitur menarik lainnya yang membuatmu lebih mudah dalam mengelola keuangan. Semoga bermanfaat…

Banner Iklan Fitur Anggaran

 

Punya pertanyaan terkait contoh surat undangan rapat? Tuliskan pada kolom komentar di bawah ini, ya!

Jangan lupa share artikel Finansialku ke orang terdekatmu yang sedang membutuhkan informasinya. Semoga bermanfaat. Terima kasih.

 

Editor: Ari A. Santosa

Sumber Referensi:

  • Jordhi Farhansyah. 29 April 2022. Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar. Talenta.co – https://bit.ly/3XAAx26
  • Anisa Sekarningrum. 02 Februari 2022. 10 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya dengan Benar! Ekrut.com – https://bit.ly/3ilsPc3
  • Nisa Maulan Shofa. 27 Juli 2022. 11 Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar dan Cara Membuatnya. Kitalulus.com – https://bit.ly/3iqsUer