Apa Saja Aspek dalam Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja? Aspek Kedua: Seleksi

Setelah mengetahui aspek rekrutmen, mari mengenal aspek kedua dalam fungsi pengadaan tenaga kerja (procurement): SELEKSI.

Aspek ini memang sangat penting mengingat Anda menentukan karyawan seperti apa yang akan bekerja dalam perusahaan. Apa itu seleksi dan bagaimana tahap-tahapnya?

Rubrik Finansialku

Daftar Isi

Pengertian Seleksi

Dalam artikel Apa Saja Aspek dalam Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja? Aspek Pertama: Rekrutmen, Anda sudah mengenal proses rekrutmen atau penarikan calon pegawai.

Sebuah proses rekrutmen dimulai dari pencarian pelamar dan diakhiri dengan diterimanya sekelompok surat lamaran. Jadi, hasilnya nanti akan berupa sekelompok pelamar yang dipilih melalui proses seleksi.

Tahapan selanjutnya yakni menetapkan calon pegawai mana yang memenuhi syarat untuk bisa diterima, dan pegawai mana yang ditolak lamarannya.

Tahapan ini disebut seleksi, yaitu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk dapat mengambil keputusan tentang siapa-siapa dari calon pegawai yang paling tepat (memenuhi syarat) untuk bisa
diterima menjadi pegawai dan siapa-siapa yang seharusnya ditolak untuk menjadi pegawai.

Seringkali istilah rekrutmen dan seleksi saling dipertukarkan. Padahal, antara rekrutmen dan seleksi ada perbedaanya.

Rekrutmen merupakan terminologi yang lebih luas perumpamaan merupakan upaya untuk mendapatkan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Sementara seleksi lebih merujuk pada cara atau metode keputusan yang dipilih atau dibuat dalam kerangka rekrutmen

Proses seleksi dimulai sesaat setelah calon pegawai melamar dan berakhir dengan keputusan untuk mempekerjakannya atau tidak.

Dalam bagian kepegawaian, penarikan pegawai dan seleksi kerap dikombinasikan dan disebut dengan “fungsi penempatan pegawai (employment function)”.

Employment function merupakan tanggung jawab khusus dari employment manager dalam perusahaan yang cukup besar. Namun pada perusahaan kecil biasanya ditangani oleh manajer personel.

Namun proses seleksi tidak selamanya berhasil, di mana seorang employment manager bisa menghadapi beberapa tantangan berikut ini:

#1 Tantangan Persediaan

Tantangan persediaan (Supply Challenges) merupakan kondisi di mana untuk memilih pelamar, organisasi perlu untuk memiliki kelompok pelamar yang qualified dan besar.

Ada beberapa jabatan yang sulit untuk diisi di mana pelamarnya hanya sedikit.

Rasio seleksi adalah hubungan antara jumlah pelamar yang diterima dengan jumlah pelamar yang tersedia. Rasio kecil artinya hanya sedikit pelamar yang bisa diperoleh dengan kualitas pelamar yang rendah pula. Sedangkan rasio besar berarti proses rekrutmen baik.

#2 Tantangan Etik

Tantangan etik (Ethical Challenges) muncul sejak ahli dalam bidang penarikan pegawai dengan kuat mempengaruhi keputusan menyewa atau tidak. Keputusan itu sering kali dibentuk oleh etik mereka.

Standar tidak boleh menjadi turun hanya karena employment specialist mereka suapan, menyewa famili, dan hadiah dari employment agency.

#3 Tantangan Organisasi

Tantangan organisasi (Organizational Challenges) merupakan keterbatasan dari organisasi yang menjadi tantangan bagi proses seleksi.

Secara umum, organisasi mempunyai keterbatasan seperti dana dan kebijaksanaan yang menghambat proses seleksi.

Manajer personel yang baik hendaknya jangan terlalu mengganggu bagian keuangan untuk mengeluarkan dana yang terlalu besar untuk proses seleksi.

Namun organisasi pun selayaknya memiliki pengaturan keuangan yang baik. Apabila perlu, gunakanlah jasa perencana keuangan profesional. Sebagai contoh, Anda bisa langsung menghubungi perencana keuangan Finansialku. Mengapa Finansialku?

Finansialku merupakan perencana keuangan dengan tenaga kerja yang profesional. Dengan demikian, Finansialku selalu memberikan fakta dan solusi keuangan yang bermanfaat bagi Anda. Dengan demikian, Anda bisa menghemat waktu dan tenaga untuk mengatur keuangan organisasi.

Manfaatkan jasa perencanaan keuangan Finansialku sekarang juga dengan menghubungi kontak berikut ini:

Telepon (022 – 2056 5890)

Email (Solusi@Finansialku.com).

#4 Hukum Kesetaraan dalam Penempatan Pegawai (Equal Employment Law)

Informasi dalam Seleksi

Untuk dapat membuat klasifikasi, bagian kepegawaian membutuhkan sejumlah informasi dalam pertimbangannya, antara lain sebagai berikut:

Informasi tentang tingkat pengetahuan ataupun keterampilan umum dan khusus yang dimiliki para pelamar.
Informasi tentang tingkat kecerdasan, sifat-sifat perorangan, motivasi, minat, bakat yang dimiliki pelamar.
Informasi mengenai sikap, pandangan, nilai para pelamar terhadap suatu hal, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan atau jabatan yang dilamarnya.
Informasi tentang pengalaman hidup, pengalaman pendidikan,
pengalaman kerja, serta pengalaman kegiatan sosial lainnya yang dimiliki oleh para pelamar
Informasi tentang identitas, jenis kelamin, usia, status perkawinan, jumlah anggota keluarga, etnis dari setiap pelamar.
Informasi mengenai kondisi kesehatan fisik dari setiap
informasi mengenai perilaku pelamar di waktu-waktu yang lalu.

Setiap informasi yang telah diperoleh tentang diri pelamar kemudian akan dianalisis secara cermat, di mana analisisnya senantiasa mengacu kepada uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar jabatan yang telah disusun oleh organisasi untuk suatu jabatan yang ditawarkan.

Hasil analisis akan dibandingkan satu dengan yang lainnya untuk dapat menetapkan pelamar mana yang paling memenuhi syarat dan pelamar mana yang tidak memenuhi syarat.

Free Download Ebook Perencanaan Keuangan untuk Usia 30 an

Download Ebook Sekarang

Syarat-syarat Seleksi

Seleksi yang baik tentunya menghasilkan tenaga kerja terpilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun yang penting di sini adalah objektivitas, sehingga keputusan memberi dampak positif bagi seluruh pihak yang berkepentingan.

Adapun beberapa syarat dalam proses seleksi adalah sebagai berikut:

#1 Harus Selalu Dihubungkan dengan Job Analysis

Apabila tujuan akhirnya adalah untuk memperoleh pegawai yang paling memenuhi syarat, maka syarat tersebut harus diuraikan dalam uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar jabatan.

Dengan demikian, proses seleksi lebih objektif dan bukan berada pada tangan selector (pribadi yang menyeleksi).

#2 Adanya Reliabilitas

Umumnya proses seleksi dilakukan melalui serangkaian kegiatan ujian. Suatu alat penguji yang baik adalah alat dengan derajat atau tingkat konsistensi yang relatif tinggi.

Artinya, jika seorang pelamnr diuji lebih dari satu kali dengan suatu alat uji yang sama, maka hasilnya haruslah sama (tidak berbeda dalam arti sangat jauh).

#3 Adanya Validitas

Syarat ketiga yakni adalanya keabsahan atau validitas. Artinya setiap alat uji hendaknya dirancang sesuai dengan sebuah tujuan.

Validitas berarti hasil uji secara signifikan dihubungkan dengan performance jabatan atau kriteria relevan lainnya.

Jika hubungannya semakin kuat, maka semakin efektif pula pengujian tersebut sebagai alat untuk menyeleksi. Jika hasilnya tidak berhubungan, maka pengujian disebut tidak valid dan sebaiknya tidak digunakan untuk menyeleksi.

Prosedur atau Tahapan Seleksi

Jika proses rekrutmen ditempuh dengan tepat dan baik, hasilnya adalah adanya sekelompok pelamar yang kemudian diseleksi guna menjamin bahwa hanya yang paling memenuhi semua persyaratan lah yang diterima sebagai pekerja dalam organisasi yang memerlukannya.

Meski tidak ada prosedur standar dalam seleksi calon pegawai, namun secara umum terdapat langkah-langkah yang banyak dilakukan oleh organisasi/ perusahaan. Sebagai contohnya adalah yang dikemukakan oleh:

#1 Filippo

Filippo mengemukakan prosedur seleksi calon pegawai versinya sebagai berikut:

Initial or Preliminary Interview

Merupakan cara seleksi yang tidak memakan waktu terlalu lama dan dilakukan secara singkat, karena informasi yang ingin diperoleh juga tidak banyak.

Sebagai tahap pendahuluan, informasi yang ingin diperoleh antara lain mengenai penampilan (appearance) dan kemampuan berkomunikasi secara lisan.

Selain menerima informasi, tahap ini juga dimanfaatkan untuk memberi informasi tentang kondisi, fasilitas-fasilitas, peraturan-peraturan, serta hal-hal lain yang kiranya cukup penting (khususnya menyangkut jabatan yang dilamarnya) kepada pelamar apabila ia diterima.

Tujuan memberikan informasi tentang organisasi kepada pelamar adalah agar pelamar dapat memantapkan diri untuk melanjutkan atau tidak ke tahap selanjutnya.

Application Blank

Apabila wawancara telah terselesaikan, mereka diminta untuk mengisi formulir lamaran (application blank). Application blank berisi informasi faktual dari diri pelamar.

Melalui formulir ini, organisasi mempunyai gambaran umum tentang diri pelamar, paling tidak tingkat pendidikan, pekerjaan, kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan (aktivitas sosial), minat, agama, dan sebagainya.

Check of References

Seleksi menurut referensi ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang perilaku pelamar di masa lalu.

Biasanya informasi diperoleh dari organisasi atau atasan yang disebutkan identitasnya oleh pelamar, dan bisa dihubungi langsung untuk mengecek kebenaran referensinya.

Psychological Test

Tes ini dilakukan dengan serangkaian kegiatan pengukuran untuk mendeskripsikan seseorang, baik kemampuan, kepribadian, kecenderungan, dan sebagainya dari sang pelamar.

Employment Interview

Wawancara merupakan metode yang banyak dipakai untuk menyeleksi calon pegawai. Dua jenis wawancara yang umum dikenal adalah wawancara terpimpin dan wawancara bebas. Wawancara terpimpin menggunakan interview guide yang telah tersusun secara sistematis. Sedangkan wawancara bebas pertanyaannya diajukan secara spontan.

Approval by the Supervisor

Pengesahan oleh atasan langsung. Umumnya, informasi yang telah diperoleh bersifat umum dan pada hal-hal yang formal. Pada kesempatan ini pelamar dihadapi oleh atasan langsungnya, yang akan melakukan seleksi di mana materinya lebih kepada pekerjaan sesungguhnya yang akan diberikan pada pelamar.

Physical Examination

Tes kesehatan disini adalah menyangkut jasmani, di mana tiga sasaran utamanya adalah sebagai berikut:

Memastikan kesehatan jasmani pelamar
Melindungi perusahaan terhadap gugatan yang tidak beralasan berdasarkan undang-undang kompensasi atautuntutan ganti rugi;
Melindungi organisasi dari masuknya penyakit menular
ke dalam organisasi.

Induction or Orientation

Langkah selanjutnya adalah perkenalan atau orientasi yang akan mengenalkan pegawai kepada perusahaan dan jabatannya. Umumnya perkenalan atau orientasi terdiri atas tiga tahap, yakni sebagai berikut:

Tahap pertama diselenggarakan oleh staf unit personalia, dan berisi penjelasan mengenai tunjangan kesejahteraan karyawan, gaji, kesehatan dan keselamatan kerja, masa percobaan, waktu kerja, hari libur, penempatan, dan lain-lain.
Tahap kedua biasanya dilaksanakan oleh supervisor l Karyawan yang baru diangkat diperkenalkan kepada sesama karyawan, dibawa keliling departemen, dan diberi informasi detil mengenai prosedur kerja, jam kerja, dan lainnya.
Tahap ketiga yakni tindak lanjut atas kedua tahap sebelumnya, dilakukan beberapa minggu kemudian.

#2 Werther dan Davis

Sedangkan menurut Werther dan Davis, langkah-langkah dalam proses seleksi calon pegawai adalah sebagai berikut:

Preliminary reception of applicants

Proses seleksi adalah proses saling pilih. Organisasi memilih pegawai, pelamar memilih majikan.

Employment tests

Merupakan alat yang membantu mencocokan pelamar dengan tuntutan jabatan. Sebelum suatu tes digunakan, perlu ditetapkan tujuan tes tersebut, rancangannya, petunjuk administrasi, dan penerapannya.

Selection interview

Merupakan pembicaraan formal dan lebih mendalam dengan tujuan mengevaluasi penerimaan calon karyawan. Pewawancara berusaha mencari jawaban atas dua pertanyaan pokok sebagai benkut:

Dapatkah pelamar melakukan jabatan?
Jika ada lebih dari 1 orang pelamar, mana yang terbaik untuk melakukan jabatan tersebut?

Interview relatif fleksibel dan dapat diterapkan untuk pekerjaan yang unskilled, skilled, managerial, dan staff.

Kesimpulan

Seleksi pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Seleksi yang baik akan menghasilkan tenaga kerja terpilih yang baik juga, sehingga ujung-ujungnya akan memberikan keuntungan pada perusahaan.

Karyawan merupakan sumber daya yang paling tinggi dalam sebuah perusahaan. Karyawan yang baik dan memenuhi standar kualifikasi hanya akan diperoleh melalui proses rekrutmen yang efektif.

Jadi, jangan ragu lagi untuk senaniasa memperbaiki proses seleksi di perusahaan Anda ya!

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai aspek dalam fungsi pengadaan tenaga kerja kedua: seleksi lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah. Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia)
Abu Fahmi, dkk. 2014. HRD Syariah Teori dan Implementasi. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia. Pustaka Pelajar, Yogyakarta

Sumber Gambar:

Seleksi – https://goo.gl/ZnJn7L
Seleksi 2 – https://goo.gl/iAjM75

Apa Saja Aspek dalam Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja? Aspek Kedua: Seleksi