Apa Saja Aspek dalam Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja? Aspek Pertama: Rekrutmen

Salah satu aspek dalam fungsi pengadaan tenaga kerja (procurement) adalah rekrutmen.

Aspek pertama dari pengadaan tenaga kerja ini memang sangat penting mengingat Anda menentukan karyawan seperti apa yang akan bekerja dalam perusahaan.

Apa itu rekrutmen dan bagaimana tahap-tahapnya?

Rubrik Finansialku

Pengertian Rekrutmen (Recruitment)

Sebagai seorang pebisnis, Anda tentunya sudah sering mendengar mengenai rekrutmen. Namun apakah Anda sudah tahu bagaimana prosesnya saat mulai berbisnis?

Definisi rekrutmen sendiri sudah banyak diungkapkan oleh para ahli, antara lain sebagai berikut:

Kesimpulannya, rekrutmen atau penarikan calon pegawai merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana guna memperoleh calon-calon pegawai yang memenuhi syarat yang dituntut dalam suatu jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan.

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

Artinya, melalui proses ini perusahaan atau organisasi dapat memperoleh pelamar yang sesuai dengan tuntutan jabatannya (job requirement).

Tuntutan jabatan ini akan terurai secara rinci dalam uraian jabatan (job description), spesifikasi jabatan (job specification), dan standar penampilan jabatan (job performance standard).

Free Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis

#1 Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan merupakan sebuah pernyataan tertulis mengenai kewajiban, kondisi kerja, dan aspek lain dari sebuah jabatan yang khusus.

Umumnya, beberapa elemen yang tercantum dalam sebuah uraian jabatan adalah sebagai berikut:

1. Nama dari jabatan itu sendiri, misalnya: sekretaris, salesperson, sales manager, financial manager, dan sebagainya.
2. Tanggal disusunnya uraian jabatan tersebut.
3. Kode jabatan (job code) kalau digunakan komputer dalam sistem informasi kepegawaian.
4. Penyusun uraian jabatan (author) yang penting untuk diminta penjelasannya bila diperlukan.
5. Lokasi jabatan (departemen atau bagian dimana jabatan berada).
6. Tingkat jabatan (dalam struktur gaji jabatan berada dimana)
7. Supervisor (kepada siapa tugas dalam jabatan dilaporkan).
8. Job summary (pekerjaan utama dan umum yang harus dilakukan dalam jabatan).
9. Job duties (kewajiban spesifik yang harus dilakukan).
10. Kondisi kerja (lingkungan fisik, jam kerja, risiko kerja, dan sebagainya).
11. Pengesahan (approval).

[Baca Juga: Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia? Yuk Cari Tahu Sekarang!]

#2 Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi jabatan sering disalahartikan sebagai uraian jabatan, padahal keduanya merupakan hal yang berbeda.

Spesifikasi jabatan sendiri merupakan uraian kewajiban dari suatu jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan di dalamnya kepada pegawai yang berada dalam jabatan tersebut.

Tuntutan yang tercantum biasanya mencakup pengalaman, latihan, pendidikan, kemampuan fisik dan mental.

Agar tidak lagi tertukar, berikut perbedaan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan:

• Uraian jabatan menguraikan apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan
• Spesifikasi jabatan menguraikan syarat kemampuan fisik dan mental dari pemegang jabatan

#3 Standar Penampilan Jabatan (Job Performance Standard)

Selain penyusunan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan, fungsi ketiga adalah standar penampilan jabatan.

Fungsinya adalah sebagai tujuan atau target bagi pegawai, dan merupakan kriteria yang dapat mengukur keberhasilan kerja.

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

Saat ketiganya sudah terbentuk secara penuh, maka sebuah organisasi atau perusahaan telah memiliki data yang cukup untuk menyusun sebuah jabatan.

Proses Rekrutmen

Sebuah proses rekrutmen dimulai dari pencarian pelamar dan diakhiri dengan diterimanya sekelompok surat lamaran. Jadi, hasilnya nanti akan berupa sekelompok pelamar yang dipilih melalui proses seleksi.

Umumnya, external recruitment akan dilakukan apabila tidak ada karyawan perusahaan yang memenuhi syarat sebuah jabatan, sehingga proses internal recruitment tidak dapat dilakukan.

Adapun penjabaran lengkap mengenai tahap proses rekrutmen adalah sebagai berikut:

#1 Penetapan Jabatan yang Membutuhkan Tenaga Kerja

Dalam tahap ini, akan ditentukan jabatan yang sedang mengalami kekosongan dan diperoleh beberapa informasi sebagai berikut:

1. Unit kerja mana yang memerlukan tenaga kerja.
2. Jabatan-jabatan apa yang memerlukan tenaga kerja dalam masing-masing unit kerja.
3. Berapa jumlah tenaga kerja yang

Contohnya akan diperoleh hasil seperti ini:

1. Unit kerja produksi memerlukan tenaga kerja
2. Jabatan-jabatan yang memerlukan tenaga kerja adalah:
   • mandor (foreman) sebanyak 2 orang
   • operator mesin sebanyak 4 orang
3. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah 2 + 4 = 6 orang

 [Baca Juga: 10 Tips Meningkatkan Produktivitas Kerja Setelah Pulang Kampung dan Libur Lebaran]

#2 Mengambil Data Uraian Jabatan, Spesifikasi Jabatan, dan Standar Penampilan Jabatan

Langkah kedua adalah mengambil data dari masing-masing jabatan yang membutuhkan tenaga kerja. Setelah data terkumpul barulah dilakukan pemeriksaan satu per satu untuk bisa memastikan tenaga kerja yang harus diperoleh.

#3 Mencari Data Sumber Tenaga Kerja Intern

Kemudian akan dilihat apakah ada pegawai intern yang dapat ditransfer ke jabatan kosong tersebut. Misalnya, apakah ada yang dapat dipromosikan, atau adakah yang perlu didemosi (diturunkan jabatannya).

Apabila ada maka akan berhubungan dengan placement atau replacement.

NOTE: Sekilas tentang Placement atau Replacement

Yang dimaksud dengan placement atau replacement atau penempatan pegawai adalah pengaturan awal atau pengaturan kembali dari seorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun jabatan yang berlainan.

Konsep placement berlaku jika dilakukan pada pegawai yang baru bekerja, sedangkan replacement pada pegawai lama.

Beberapa contoh placement atau replacement adalah sebagai berikut:

1. Promosi (perubahan jabatan dimana pemegang jabatan memperoleh pembayaran lebih tinggi, dengan tanggung jawab yang lebih besar serta tingkatan organisasional yang lebih tinggi).
2. Transfer (dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain dengan tingkatan organisasional hampir sama, sehingga pembayaran dan tanggung jawab juga serupa. Contohnya: mutasi dan rotasi).
3. Demosi (perubahan jabatan dimana pemegang jabatan dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain dengan tingkatan organisasional lebih rendah, sehingga pembayaran dan tanggung jawab juga lebih rendah).

[Baca Juga: Para HRD Ketahui 5 Hal yang Harus Dibahas Pada Pelatihan Persiapan Pensiun Karyawan]

#4 Mencari Tenaga Kerja Ekstern

Tahap keempat dilakukan apabila ternyata tidak ada sumber daya intern yang memadai (baik secara kualitas maupun kuantitas) untuk memenuhi syarat jabatan yang kosong.

Dalam tahap ini akan dilakukan penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan.

Metode Rekrutmen

Menurut Filippo, berbagai metode digunakan untuk menemukan informasi penting mengenai seorang pelamar, yang kemudian akan dibandingkan dengan spesifikasi jabatan.

Tidak ada prosedur standar yang sama di semua perusahaan, namun berikut beberapa metode yang umum atau populer digunakan:

#1 Wawancara Awal

Biasanya wawancara awal dilakukan dengan sangat singkat dan sasarannya adalah untuk menyisihkan para pelamar yang tidak memenuhi
syarat.

Apabila pelamar itu tampaknya mempunyai kesempatan untuk mengisi lowongan kerja yang ada, pelamar diberi formulir lamaran untuk diisi dengan lengkap.

#2 Formulir Lamaran

Formulir lamaran telah dibahas pada bagian sebelumnya.

#3 Referensi

Maksud dari referensi adalah untuk memperoleh informasi mengenai perilaku pelamar pada masa lalu dan mengecek ketelitian dan kejujuran informasi yang tercantum dalam formulir lamaran.

#4 Tes Psikologi

Memang betul tidak semua perusahaan menjalankan tes psikologi, terutama perusahaan kecil.

Namun umumnya tes ini dilakukan dengan serangkaian kegiatan pengukuran untuk mendeskripsikan seseorang, baik kemampuan, kepribadian, kecenderungan, dan sebagainya.dari sang pelamar.

 [Baca Juga: Ini Dia Hak Karyawan Berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang Perlu Diketahui]

#5 Wawancara Penempatan

Penggunaan format terstruktur menggunakan pertanyaan yang sama atau serupa. Wawancara ini digunakan untuk seluruh pelamar dalam suatu jenis pekerjaan sehingga kendalannya meningkat.

#6 Persetujuan Supervisor

Pada tahap keenam ini akan dilakukan wawancara yang ketiga, yakni oleh supervisor. Disini yang utama adalah watak atau ciri pelamar yang berorientasi pada pekerjaan yang kelak akan ditanganinya.

#7 Tes Kesehatan

Tes kesehatan disini adalah menyangkut jasmani, dimana tiga sasaran utamanya adalah sebagai berikut:

• Memastikan kesehatan jasmani pelamar.
• Melindungi perusahaan terhadap gugatan yang tidak beralasan berdasarkan undang-undang kompensasi atau tuntutan ganti rugi.
• Melindungi organisasi dari masuknya penyakit menular ke dalam organisasi.

#8 Perkenalan atau Orientasi

Tes kesehatan jasmani merupakan tahap terakhir. Apabila pelamar telah lolos maka artinya dirinya sudah berhasil lolos dan diangkat menjadi pegawai.

Langkah selanjutnya adalah perkenalan atau orientasi yang akan mengenalkan pegawai kepada perusahaan dan jabatannya.

[Baca Juga: Sudahkah Anda Tahu: Tunjangan dan Kompensasi Kerja? Dan Bagaimana Cara Memanfaatkan dengan Benar?]

Umumnya perkenalan atau orientasi terdiri atas tiga tahap, yakni sebagai berikut:

1. Tahap pertama diselenggarakan oleh staf unit personalia, dan berisi penjelasan mengenai tunjangan kesejahteraan karyawan, gaji, kesehatan dan keselamatan kerja, masa percobaan, waktu kerja, hari libur, penempatan, dan lain-lain.
2. Tahap kedua biasanya dilaksanakan oleh supervisor langsung. Karyawan yang baru diangkat diperkenalkan kepada sesama karyawan, dibawa keliling departemen, dan diberikan informasi detail mengenai prosedur kerja, jam kerja, dan lainnya.
3. Tahap ketiga yakni tindak lanjut atas kedua tahap sebelumnya, dilakukan beberapa minggu kemudian.

Penasaran akan Aspek Kedua dalam Pengadaan Tenaga Kerja?

Sesungguhnya proses pengadaan tenaga kerja itu panjang dan rumit, namun proses ini sangat penting demi keberlangsungan perusahaan Anda.

Dengan demikian diperlukan pengetahuan untuk selalu dapat melakukannya dengan baik secara berkesinambungan.

Disini Anda sudah mempelajari tentang rekrutmen, sehingga Anda bisa melanjutkan ke topik selanjutnya yakni seleksi.

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai aspek dalam fungsi pengadaan tenaga kerja pertama: rekrutmen lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah.

Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

• Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia).

Sumber Gambar:

• Pengadaan Tenaga Kerja Rekrutmen 01 – https://goo.gl/TRdtJi
• Pengadaan Tenaga Kerja Rekrutmen 02 – https://goo.gl/2kBiQ7