Baru Memulai Bisnis? Simak Cara Pengadaan Tenaga Kerja dimulai dari Analisis Jabatannya!

Saat baru memulai bisnis, tentunya masih kebingungan dalam pengadaan tenaga kerja (procurement) dan analisis jabatannya.

Namun jangan khawatir, Finansialku siap mengupas tuntas soal pengadaan tenaga kerja ini. Pebisnis pemula, yuk simak artikel berikut ini!

Rubrik Finansialku

Pengertian Pengadaan Tenaga Kerja (Procurement)

Sebagai seorang pebisnis, Anda tentunya sudah sering mendengar mengenai pengadaan tenaga kerja atau dalam bahasa Inggrisnya disebut procurement. Namun apakah Anda sudah tahu bagaimana prosesnya saat mulai berbisnis?

Definisi pengadaan tenaga kerja sendiri adalah usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi.

Umumnya fungsi procurement dalam perusahaan besar berdiri sendiri, dan diserahkan kepada ahli personalia. Tugasnya adalah mengelola, mengatur, dan mengembangkan SDM.

Sedangkan dalam perusahaan kecil umumnya dipegang oleh pimpinan perusahaannya sendiri, mengingat lingkupnya yang masih sempit.

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

Nyatanya, proses pengadaan tenaga kerja adalah sekelompok aktivitas yang rumit dan saling berhubungan satu sama lain. Dan meski hanya dijalankan oleh bagian personalia, namun hasilnya akan berpengaruh kepada departemen lain.

Hal ini terjadi karena karyawan yang diterima dalam perusahaaan akan ditempatkan pada departemen lain yang membutuhkannya.

Bahkan tak jarang ada keterlibatan departemen lain pada salah satu tahap pengadaan tenaga kerja, umumnya saat interview.

Penentuan tenaga kerja tentunya harus mengikuti standar perusahaan, dan biasanya sangat dikaitkan dengan kualitas tenaga kerja. Penentuan kualitas ini umumnya menyangkut 2 hal berikut:

1. Rancangan jabatan (job design)
2. Studi tentang tugas dan kewajiban jabatan (job analysis)

Nah, sebelum memasuki proses pengadaan tenaga kerja yang cukup rumit mari mengulas mengenai job design dan job analysis ini:

Gratis Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis

Rancangan dan Analisis Jabatan (Job Design & Job Analysis)

Jabatan (job) merupakan sekumpulan tugas yang dilakukan oleh seorang pegawai untuk dapat menghasilkan suatu produk atau jasa. Setiap jabatan memiliki tuntutan tertentu agar dapat dilaksanakan dan diselesaikan oleh pemegang jabatan (job holder).

Untuk dapat mengetahui apa saja tuntutan dalam sebuah jabatan, dibutuhkan aktivitas yang disebut job analysis. Aktivitas ini biasanya dilakukan oleh analis jabatan (job analyst).

#1 Definisi Analisis Jabatan

Melihat pembahasan tadi, analisis jabatan dapat didefinisikan sebagai berikut:

Job analysis juga sering disebut dengan istilah lain yakni motion study, meski tidak serupa.

Motion study merupakan suatu proses penganalisisan pekerjaan untuk menentukan metode yang paling mudah, efektif, dan ekonomis untuk melakukannya.

Dengan demikian, dapat dirangkum perbedaan keduanya sebagai berikut:

#2 Cara Menganalisis Jabatan

Analisis jabatan ini biasanya dilakukan dengan cara berikut:

1. Mengidentifikasi tugas-tugas dan perilaku-perilaku yang diperlukan dalam sebuah jabatan.
2. Melakukan spesifikasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan (tugas-tugas dalam sebuah jabatan).

Cara pertama menggunakan pendekatan berorientasi kepada tugas (task-oriented approach). Sebagai contoh: saat seorang analis jabatan menganalisis jabatan seorang sekretaris, analis akan terpusat pada apa yang dikerjakan oleh seseorang yang memiliki jabatan sekretaris tersebut, misalnya:

• Mengetik surat
• Mengarsip surat
• Membuat notulen rapat
• Menyusun laporan
• Mencari data
• Menyajikan data, dan sebagainya.

Sedangkan cara kedua menggunakan pendekatan berorientasi kepada orang yang memegang jabatan (person-oriented approach). Analis akan memusatkan mengenai kualifikasi pemegang jabatan, yakni:

• Pengetahuan yang harus dimiliki
• Keterampilan yang harus dikuasai

[Baca Juga: Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia? Yuk Cari Tahu Sekarang!]

Sehingga dalam kasus sekretaris tadi, pemegang jabatan haruslah memiliki:

• Pengetahuan tentang model-model surat
• Pengetahuan dalam istilah bisnis
• Keterampilan mengetik 10 jari dengan kecepatan tertentu
• Mampu menggunakan komputer, dan sebagainya.

Gratis Download Ebook Perencanaan Keuangan untuk Usia 30 an

#3 Manfaat Analisis Jabatan

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari analisis jabatan dapat Anda lihat di bawah ini:

1. Sebagai data untuk menyusun uraian jabatan (job description)
2. Sumber data untuk menyusun spesifikasi jabatan (job specifications)
3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil kerja (job performance standard)
4. Untuk menetapkan materi latihan, baik untuk pegawai baru maupun lama
5. Menempatkan pegawai dalam suatu jabatan, sesuai minat dan kemampuannya
6. Untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi pegawai
7. Untuk menetapkan imbalan bagi pemegang jabatan secara lebih adil

[Baca Juga: 12 Cara Penyelesaian Konflik dan Resolusi Konflik di Tempat Kerja, No 5 adalah Cara yang Harus Anda Buktikan]

Gary Dessler (2003) bahkan mengungkapkan bahwa informasi yang diperoleh dari analisis jabatan dapat menjadi dasar bagi kegiatan manajemen yang saling berkaitan, yakni sebagai berikut:

#4 Langkah-langkah Analisis Jabatan

Analisis jabatan dapat dilakukan dengan mengikuti beberapa langkah berikut ini:

1. Tetapkan jabatan yang akan dianalisis
2. Tetapkan jumlah sampel atau responden
3. Susun daftar pertanyaan (job analysis schedule), yang umumnya mencakup:
4. Kewajiban-kewajiban
5. Tanggung jawab
6. Human abilities
7. Hasil standar dari jabatan, dan sebagainya
8. Tetapkan teknik pengumpulan datanya, yaitu:
9. Interview
10. Kuesioner
11. Observasi
12. Kombinasi

[Baca Juga: Ini Dia Hak Karyawan Berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang Perlu Diketahui]

Di samping interview, kuesioner, dan observasi, perusahaan juga kerap menggunakan metode kuantitatif yang lebih jelas dan tepat.

Tiga metode kuantitatif yang kerap digunakan adalah sebagai berikut:

#1 Position Analysis Questionnaire (PAQ)

Merupakan kuesioner analisis jabatan yang sangat terstruktur dan diisi sendiri oleh analis jabatan.

Kelebihannya adalah hasilnya berupa skor kuantitatif terhadap setiap pekerjaan yang didasarkan atas 5 sikap dasar berikut:

• Memiliki kemampuan mengambil keputusan atau berkomunikasi atau tanggung jawab sosial
• Melakukan kegiatan yang menunjukkan keterampilan
• Aktif secara fisik
• Mengoperasikan kendaraan/peralatan
• Memproses informasi

[Baca Juga: Para HRD Ketahui 5 Hal yang Harus Dibahas Pada Pelatihan Persiapan Pensiun Karyawan]

#2 Department of Labor (DOL) Procedure

Metode kuantitatif kedua ini bertujuan untuk menyediakan metode standar, dimana pekerjaan yang berbeda dapat di-ranking, diklasifikasi, dan dibandingkan secara kuantitatif berdasarkan data, orang, dan benda.

#3 Functional Job Analysis

Metode ini didasarkan pada metode kedua (DOL procedure), tetapi menyediakan informasi tambahan berupa tugas, tujuan, dan latihan yang dibutuhkan.

Diperlukan Pengetahuan

Sesungguhnya, proses pengadaan tenaga kerja tidak begitu rumit.

Proses ini merupakan hal yang sangat penting demi keberlangsungan perusahaan Anda. Dengan demikian diperlukan pengetahuan untuk selalu dapat melakukannya dengan baik secara berkesinambungan.

Disini Anda tentu menginginkan tenaga kerja dengan kualitas yang sesuai dengan standar dan keinginan perusahaan, maka jelas bahwa Anda harus menentukan standar tersebut.

Analisis jabatan akan menjadi dasar yang menghasilkan informasi berharga untuk proses pengadaan tenaga kerja selanjutnya.

Jadi, berikan perhatian Anda terhadap pengadaan tenaga kerja mulai sekarang agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Jika Anda belum mulai mementingkan SDM, perbaiki pengadaan tenaga kerjanya sekarang demi perencanaan sumber daya manusia yang lebih baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda!

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai pengadaan tenaga kerja dan analisis jabatan lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah.

Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

• Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia).

Sumber Gambar:

• Pengadaan Tenaga Kerja dan Analisis Jabatan – https://goo.gl/7v8bcF
• Pengadaan Tenaga Kerja – https://goo.gl/N2qh8g