Apa itu sistem perencanaan sumber daya manusia (SDM)? Tentunya Anda pernah mendengar mengenai perencanaan sumber daya manusia, tapi seperti apa ya sistemnya?

Yuk cari tahu sekarang!

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Finansialku Planner

 

Mengenal Perencanaan Sumber Daya Manusia

Anda tentunya sudah sering mendengar mengenai perencanaan sumber daya manusia. Mari melihat sekilas mengenai perencanaan sumber daya manusia sebagai berikut:

 

Definisi Luas Perencanaan Sumber Daya Manusia

Secara luas, perencanaan sumber daya manusia didefinisikan para ahli sebagai proses yang dijalankan oleh manajemen melalui departemen atau bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan sejumlah tenaga kerja yang berkualifikasi dalam pekerjaan guna lebih menjamin organisasi memiliki tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia Yuk Cari Tahu Sekarang! 02 HRD - Finansialku

[Baca Juga: 10 Tips Meningkatkan Produktivitas Kerja Setelah Pulang Kampung dan Libur Lebaran]

 

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia memang dibutuhkan demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan.

Tentunya terbentuknya perencanaan sumber daya manusia memberikan beberapa manfaat.

Misalnya adalah perusahaan memperoleh informasi mengenai tenaga kerja yang akan digunakan sebagai dasar pengembangan atau promosi dan pembinaan sumber daya manusia di masa yang akan datang.

 

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuannya sendiri semata-mata untuk meningkatkan efektivitas peningkatan perencanaan sumber daya manusia demi menjawab secara proaktif segala tanggung jawab sosial dan tantangan-tantangan yang dihadapi dalam persaingan global.

Nah, setelah mengenal perencanaan sumber daya manusia secara singkat, mari kita mempelajari lebih dalam mengenai sistemnya sebagai berikut:

 

Mengenal Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia memiliki sistem yang terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:

  1. Prakiraan SDM/pegawai
  2. Penyusunan program kepegawaian
  3. Evaluasi dan kontrol

 

Untuk lebih jelasnya ketiga poin tersebut akan dijabarkan lebih lanjut di bawah ini:

 

#1 Prakiraan SDM/Pegawai

Tujuan dari tahap pertama ini antara lain untuk dapat menjawab beberapa pertanyaan berikut:

  1. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk suatu jenis pekerjaan atau suatu unit kerja?
  2. Seperti apa jenis pegawai yang dibutuhkan?
  3. Berapa jumlah pegawai yang dipekerjakan untuk suatu jenis pekerjaan atau suatu unit kerja?
  4. Berapa jumlah pegawai yang akan pensiun dari suatu unit kerja?
  5. Berapa jumlah pegawai yang dapat mengisi kekosongan suatu jabatan, dan lain sebagainya?

 

Prakiraan SDM sebenarnya dimulai dengan menentukan kebutuhan akan SDM (labor demand) bagi sebuah organisasi. Umumnya banyak faktor yang akan mempengaruhi penentuan ini, dan faktor internal memegang peranan penting dibandingkan faktor eksternal.

Mari kita lihat kenapa bisa begitu:

Sebagai contoh, kebutuhan masyarakat akan lapangan pekerjaan (faktor eksternal) tidak bisa dijadikan patokan dalam penentuan kebutuhan SDM, mengingat banyaknya masyarakat yang membutuhkan pekerjaan ini.

Karena tidak mungkin merekrut sebanyak-banyaknya tenaga kerja yang membutuhkan pekerjaan, maka digunakan faktor internal, misalnya seberapa besar beban kerja dan berapa orang yang dibutuhkan untuk menanggung beban tersebut dalam batas kemampuannya.

HR Apakah Karyawan Anda Menghadapi Permasalahan Keuangan Ini 5 Tandanya 01 - Finansialku

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

 

Edwin B. Filippo mengungkapkan bahwa peramalan akan kebutuhan SDM dapat dibagi menjadi jangka panjang dan jangka pendek.

Adapun sebuah metode Delphi yang membuat proyeksi kebutuhan SDM jangka panjang dengan mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

  • Rencana kegiatan perusahaan jangka panjang.
  • Kependudukan (demografi).
  • Perekonomian
  • Kecenderungan teknologi yang mempengaruhi pekerjaan yang tersedia.
  • Kecenderungan sosial.

 

Sedangkan dalam peramalan jangka pendek, biasanya faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:

  • Jadwal dan anggaran produksi.
  • Pemindahan atau penutupan pabrik.

 

Untuk menentukan jenis pegawai yang dibutuhkan, maka digunakan metode tertentu, yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan.

Namun karena bisa dibilang sangat sulit meramalkan kebutuhan SDM dengan tepat, maka biasanya peramalan tersebut bersifat perkiraan saja.

Para HR, Ketahui 7 Keuntungan Meningkatkan Literasi Keuangan Karyawan Anda 01 - Finansialku

[Baca Juga: 12 Cara Penyelesaian Konflik dan Resolusi Konflik di Tempat Kerja, No 5 adalah Cara yang Harus Anda Buktikan]

 

Adapun landasan umum yang digunakan organisasi dalam penentuan jenis pegawainya adalah sebagai berikut:

  • Tujuan organisasi
  • Rencana organisasi
  • Perubahan dalam tingkat produktivitas
  • Perubahan dalam struktur organisasi
  • Perubahan dalam sistem penyelesaian pekerjaan
  • Anggaran yang tersedia untuk membiayai tenaga kerja

 

Kemudian mereka akan memilih salah satu dari landasan utama tersebut yang dinilai paling relevan dan melakukan perhitungan dengan cara membandingkan landasan yang terpilih dengan pemakaian tenaga kerja menggunakan data masa lampau.

Lalu dilanjutkan dengan perhitungan proyeksi dari landasan terpilih yang akhirnya bisa menghasilkan perhitungan kebutuhan tenaga kerjanya.

Lalu berapa jumlah pegawai yang tersedia (labor supply) untuk suatu jenis pekerjaan atau suatu unit kerja? Hal ini adalah tugas ketiga dari seorang manajer personalia. Biasanya dilakukan dengan cara inventarisasi pegawai dalam setiap jenis pekerjaan.

HR 9 Kebiasaan Mengatur Keuangan yang Harus Ditanamkan Pada Karyawan Perusahaan 02 - Finansialku

[Baca Juga: Ini Dia Hak Karyawan Berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang Perlu Diketahui]

 

Perhitungan ini mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

  • Persediaan sekarang
  • Tingkat produktivitas
  • Tingkat turnover
  • Tingkat ketidakhadiran
  • Perpindahan antar pekerjaan

 

Seluruh kegiatan organisasi akan dikategorikan berdasarkan unit pekerjaannya, kemudian dilakukan pembagian pekerjaan (spesialisasi atau departementalisasi). Kemudian inventarisasi pegawai bisa dilakukan terhadap setiap unit pekerjaan.

Setelah labor demand dan labor supply diketahui, kini dilanjutkan dengan tahap rekonsiliasi untuk mencocokan kedua hal tersebut.

Tujuannya adalah untuk memperoleh data akhir tentang keuangan atau kelebihan pegawai dari tiap unit kerja dalam sebuah organisasi.

Perbandingan labor demand dan labor supply akan menggambarkan apa tindakan yang harus dilakukan untuk menjamin bahwa persediaan akan sama dengan permintaan pada waktu tertentu. Misalnya, dengan proses pengangkatan, pelatihan, manajemen karier, program produk, dan pengurangan tenaga.

 

#2 Penyusunan Program Kepegawaian

Tahap kedua adalah menyusun program kepegawaian yang umumnya mencakup beberapa aktivitas berikut ini:

  1. Penetapan tujuan atau sasaran perencanaan pegawai.
  2. Memunculkan alternatif kegiatan atau program yang dapat menunjang terciptanya tujuan atau sasaran.
  3. Menilai alternatif kegiatan yang dilakukan pada poin 2, memilih yang terbaik kemudian mengkombinasikannya menjadi suatu kegiatan terpadu.
  4. Merumuskan rencana pelaksanaannya.

 

Dalam menetapkan tujuan, biasanya didasarkan pada tujuan umum dari perencanaan pegawai yaitu untuk mengarahkan penyusunan program dan sebagai tolak ukur dari tahap selanjutnya yakni evaluasi dan kontrol.

HR Bagaimana Cara Memotivasi Karyawan Perusahaan Penting!! 01 - Finansialku

[Baca Juga: Sudahkah Anda Tahu: Tunjangan dan Kompensasi Kerja? Dan Bagaimana Cara Memanfaatkan dengan Benar?]

 

Kemudian dilanjutkan dengan menguraikan alternatif kegiatan yang memungkinkan dalam pencapaian tujuan, misalnya:

  • Tujuan: Meningkatkan output per pegawai sebesar 5% sampai bulan Desember
  • Kegiatan:
    • Meningkatkan keterampilan pegawai dengan pelatihan tambahan.
    • Meningkatkan motivasi pegawai melalui perbaikan cara supervise, disiplin, atau kenaikan upah.
    • Menyempurnakan sistem seleksi.

 

Alternatif kegiatan itu kemudian akan dinilai melalui 2 tahap, yakni:

  1. Memilih kegiatan yang paling baik di antara alternatif yang diberikan.
  2. Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang terpilih dalam suatu kerangka kerja yang utuh.

 

HR Mengapa Program Kesejahteraan Karyawan Sangat Menguntungkan bagi Perusahaan 01 - Finansialku

[Baca Juga: Para HRD Ketahui 5 Hal yang Harus Dibahas Pada Pelatihan Persiapan Pensiun Karyawan]

 

Terakhir, rencana pelaksanaan akan dirumuskan dalam rencana tindakan nyata. Tahap ini umumnya berupa pertanyaan-pertanyaan yang akan dijadikan pedoman dalam bertindak, antara lain:

  • Pertanyaan mengenai sasaran.
  • Kegiatan utama yang akan dilaksanakan.
  • Waktu pelaksanaan.
  • Orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan.
  • Sumber daya yang bisa diperoleh (biaya, tempat, data, fasilitas, dan sebagainya).

 

#3 Evaluasi dan Kontrol

Tahapan ketiga merupakan evaluasi dan kontrol, dimana tujuannya adalah untuk memantau fase-fase tadi dan memberikan umpan balik kepada hasil yang dicapai.

Para HRD 7 Alasan Pentingnya Dana Darurat untuk Karyawan di Perusahaan Anda 01 - Finansialku

[Baca Juga: 10 Tips Meningkatkan Produktivitas Kerja Setelah Pulang Kampung dan Libur Lebaran]

 

Umpan balik tersebut umumnya diberikan kepada top manager untuk menyesuaikan dengan kegiatan yang akan direncanakan selanjutnya, kepada manager personel untuk membantu menyesuaikan kegiatan dengan target, dan kepada perencana SDM sebagai dasar perbaikan proses perencanaan SDM masa yang akan datang.

Umumnya tahap evaluasi dan kontrol yang baik mencapai beberapa hal berikut ini:

  1. Adanya ukuran baku yang dapat dijadikan tolak ukur yang memadai atau tepat.
  2. Adanya alat atau metode untuk membandingkan beberapa kegiatan dan hasilnya, dihubungkan dengan ukuran baku di poin 1 agar dapat diperoleh data tentang penyimpangan yang mungkin terjadi.
  3. Adanya saluran-saluran yang bisa digunakan untuk mengkomunikasikan penyimpangan dan sebab-sebab, juga mengkomunikasikan tindakan-tindakan perbaikan.

 

Terapkan Sistem yang Tepat demi Perencanaan Sumber Daya Manusia yang Baik

Sesungguhnya proses perencanaan sumber daya manusia tidak pernah berakhir, hal ini perlu dilakukan secara berkelanjutan.

Dengan demikian diperlukan sebuah sistem yang sesuai dengan tujuan dan karakteristik perusahaan.

Sistemnya sendiri bisa sederhana atau sangat rumit, keputusan ini bergantung pada kondisi perusahaan dan kebutuhan SDM-nya.

Nah, apakah Anda seorang pebisnis atau pemberi kerja? Jika iya, sudahkah Anda memiliki sistem perencanaan sumber daya manusia yang baik?

Jika belum, perbaiki sistemnya sekarang demi perencanaan sumber daya manusia yang lebih baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda!

 

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai sistem perencanaan sumber daya manusia lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah.

Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

 

Sumber Referensi:

  • Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia).

 

Sumber Gambar:

  • Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia 01 – https://goo.gl/rFk6Kp
  • Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia 02 – https://goo.gl/fUUnpV

 

Free Download Ebook Panduan Investasi Saham Untuk Pemula

Ebook Panduan Investasi Saham untuk Pemula Finansialku.jpg

Download Ebook Sekarang

Summary
Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia? Yuk Cari Tahu Sekarang!
Article Name
Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia? Yuk Cari Tahu Sekarang!
Description
Apa itu sistem perencanaan sumber daya manusia (SDM)? Tentunya Anda pernah mendengar mengenai perencanaan sumber daya manusia.
Author
Publisher Name
Finansialku.com
Publisher Logo