Bagaimana Tata Cara Email Bisnis Yang Efektif?

Email saat ini menjadi sangat umum, terutama dalam dunia bisnis. Banyak orang memilih email dibandingkan telepon karena dapat menghindari salah paham dari kesalahan pengucapan. Namun, kini banyak yang tidak paham tata cara menggunakan email yang benar dan efektif. Mari kita lihat beberapa tata cara email bisnis yang benar dan efektif.

Rubrik Finansialku

Daftar Isi

Tata Cara Email Bisnis

Apakah Anda salah satu karyawan di sebuah perusahaan? Ataukah Anda adalah pemilik perusahaan dengan banyak karyawan? Baik sebagai pemilik perusahaan ataupun karyawan, tentunya Anda pernah melihat email yang tidak efektif sehingga menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperjelas makna email tersebut. Finansialku akan menjabarkan beberapa tata cara email bisnis yang dapat Anda gunakan sebagai panduan untuk membuat email bisnis yang efektif.

#1 Buatlah Email yang Jelas dan Ringkas

Lebih banyak belum tentu lebih baik. Sama halnya dengan menulis email, semakin panjang email Anda bukan berarti email Anda semakin baik. Salah satu prinsip email yang baik adalah gunakan kalimat yang jelas dan ringkas. Ungkapkanlah tujuan Anda dengan kata-kata yang padat dan jelas dan hindari melenceng dari tujuan Anda.

#2 Gunakan Judul yang Bermakna

Selalu gunakan judul email yang bermakna. Tidak perlu bertele-tele sehingga judul email menjadi terlalu panjang, dan jangan pernah kosongkan judul email Anda. Judul email yang kosong dapat dianggap sebagai spam, sehingga email mungkin tidak sampai ke tujuan. Judul email yang terlalu panjang atau kosong pun dapat dianggap kurang penting, sehingga penerima tidak langsung bergegas membukanya. Judul email yang bermakna dan merefleksikan isinya akan memungkinkan penerima meresponnya dengan lebih cepat dan baik.

#3 Hindari Format Berlebihan

Email berbeda dengan media sosial, sehingga lebih baik Anda menggunakan format yang profesional. Huruf yang berwarna-warni, serta latar belakang dan gambar yang terlalu ramai dapat mengalihkan perhatian penerima. Selain itu, gambar atau format berlebihan akan memperbesar ukuran email, sehingga penerima akan membutuhkan waktu lama untuk mengunduh email Anda. Jika Anda harus menggunakan gambar tertentu dalam email (misalkan logo perusahaan), gunakanlah secukupnya dan tidak berlebihan.

#4 Balas Email Tepat Waktu

Apabila Anda menerima email, balaslah email tersebut tepat waktu. Jika Anda membutuhkan waktu untuk mencari informasi untuk membalas email, beri tahu penerima kapan mereka akan memperoleh email jawaban dari Anda.

#5 Gunakanlah Perangkat Pembalas Email Otomatis

Di zaman modern seperti sekarang, sudah banyak perangkat pembalas email otomatis yang dapat digunakan. Perangkat ini dapat Anda gunakan saat Anda berada di luar kantor dan tidak dapat membalas email secara langsung. Perangkat ini membantu Anda memberitahukan pengirim email kapan Anda akan merespon email tersebut.

#6 Beri Label yang Tepat pada Email

Terkadang email dapat diberi label “High priority” atau “Important” yang bertujuan mengingatkan Anda seberapa penting email tersebut. Namun, bukan berarti Anda dapat memberi label yang sama untuk semua email. Gunakanlah label yang sesuai secara bijak sehingga dapat mempermudah Anda menyusun email sesuai tingkat kepentingannya.

#7 Pertimbangkan Penerima Email dengan Baik

Dalam email dengan beberapa pengirim atau penerima, terdapat tombol “Balas ke Semua” yang memungkinkan seluruh pengirim atau penerima membaca email dari Anda. Namun, pertimbangkanlah baik-baik siapa saja yang perlu membaca email Anda. Jika Anda terlalu sering mengirim email kepada semua penerima, maka email Anda akan dianggap mengganggu dan mungkin diabaikan.

#8 Bedakan Akun Bisnis dan Akun Pribadi

Hindari menggunakan akun pribadi untuk keperluan bisnis. Walaupun mendesak, sebaiknya gunakan akun bisnis untuk urusan bisnis, begitu pula sebaliknya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah Anda menentukan prioritas dan menghindari tercampurnya urusan pribadi dan urusan bisnis.

#9 Gunakan Nama Akun yang Profesional

Hindarilah menggunakan nama akun yang menggunakan nama panggilan, atau istilah tidak formal yang mencerminkan diri Anda. Gunakanlah nama akun yang profesional seperti nama Anda atau firma tempat Anda bekerja.

#10 Jangan Mengandalkan Email untuk Seluruh Komunikasi

Tidak semua komunikasi dapat menggunakan email sebagai medianya. Terkadang ada beberapa pesan yang lebih baik disampaikan langsung atau via telepon. Sebagai contoh, jika Anda harus menjelaskan sesuatu atau membujuk, tentunya interaksi langsung akan lebih sesuai dibandingkan dengan email.

#11 Jadilah Orang yang Lebih Sensitif dan Pengertian

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, email tidak dapat digunakan untuk segala macam komunikasi. Cobalah untuk lebih pengertian dalam menyampaikan sesuatu yang bertopik sensitif. Sebagai contoh, jangan pernah memecat orang dengan menggunakan email, gunakanlah interaksi langsung untuk penyampaian yang lebih baik.

#12 Hindari Pengiriman Data Berlebih

Tidak semua orang membuka email menggunakan komputer, kini handphone sudah menjadi salah satu media lain untuk mengakses email. Oleh karena itu, alangkah baiknya jika Anda menghindari pengiriman data berlebihan, karena akan menyulitkan penerima untuk membuka email tersebut, terutama jika penerima menggunakan media seperti handphone.

#13 Pikirkanlah Baik-baik Sebelum Mengirim Email

Berhentilah sejenak dan pikirkan baik-baik saat Anda akan mengirim email. Apakah email sudah sesuai tujuan? Apakah email disampaikan dengan baik dan profesional? Hindari email bisnis yang bertele-tele atau melibatkan emosi di dalamnya.

Gunakanlah Email Bisnis dengan Lebih Bijak

Dengan beberapa tata cara membuat email bisnis yang telah disebutkan di atas, tentunya Anda lebih memahami bagaimana menggunakan email bisnis dengan lebih bijak. Finansialku mengajak Anda untuk menjadi seorang pebisnis yang lebih baik dari hal yang kecil sekalipun, seperti contohnya dalam tata cara email bisnis yang efektif.

Apakah Anda mengetahui tata cara email bisnis yang lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah. Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

James Bucki. 22 November 2016. Effective Business Email Etiquette: The dos and don’ts of using email in business. Thebalance.com – https://goo.gl/XV881m

Sumber Gambar: