Perusahaan Anda membutuhkan tips rekrutment yang efektif dan efisien untuk meminimalisasi waktu dan uang perusahaan? Anda berada dalam artikel yang tepat!

Salah satu aspek dalam fungsi pengadaan tenaga kerja (procurement) adalah rekrutment. Aspek pertama ini memang sangat penting mengingat Anda menentukan karyawan seperti apa yang akan bekerja dalam perusahaan.

Namun tentu perlu dilakukan dengan efektif efisien sesuai tips berikut:

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Lifestyle (rev)

 

Pengertian Rekrutment (Recruitment)

Sebagai seorang pebisnis, Anda tentunya sudah sering mendengar mengenai rekrutment. Namun apakah Anda sudah tahu bagaimana prosesnya saat mulai berbisnis?

Definisi rekrutment sendiri sudah banyak diungkapkan oleh para ahli, namun dapat disimpulkan bahwa;

Rekrutment atau penarikan calon pegawai merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana guna memperoleh calon-calon pegawai yang memenuhi syarat yang dituntut dalam suatu jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan.

 

Artinya, melalui proses ini perusahaan atau organisasi dapat memperoleh pelamar yang sesuai dengan tuntutan jabatannya (job requirement).

Tuntutan jabatan ini akan terurai secara rinci dalam uraian jabatan (job description), spesifikasi jabatan (job specification), dan standar penampilan jabatan (job performance standard).

 

Proses Rekrutment (Recruitment)

Sebuah proses rekrutment dimulai dari pencarian pelamar dan diakhiri dengan diterimanya sekelompok surat lamaran. Jadi, hasilnya nanti akan berupa sekelompok pelamar yang dipilih melalui proses seleksi.

Umumnya, external recruitment akan dilakukan apabila tidak ada karyawan perusahaan yang memenuhi syarat sebuah jabatan, sehingga proses internal recruitment tidak dapat dilakukan.

Dalam melakukan proses rekrutment, perusahaan terlebih dahulu harus melihat kondisi keuangannya. Hal ini akan menjadi acuan apakah rekrutment dapat dilakukan atau tidak, dan sebagainya.

Di atas semuanya, tahukah Anda bahwa keuangan bisnis dan pribadi Anda haruslah dipisahkan?

Untuk membuat bisnis Anda maju, Anda harus memisahkan keuangan bisnis dengan keuangan pribadi seberapa besar pun skala usaha Anda.

Anda bisa memahami bagaimana cara mengelola keuangan bisnis dan pribadi melalui e-book Finansialku yang bisa Anda unduh secara gratis di sini.

Adapun penjabaran lengkap mengenai tahapan proses rekrutment adalah sebagai berikut:

 

#1 Penetapan Jabatan yang Membutuhkan Tenaga Kerja

Dalam tahapan ini, akan ditentukan jabatan yang sedang mengalami kekosongan dan diperoleh beberapa informasi sebagai berikut:

  1. Unit kerja mana yang memerlukan tenaga kerja
  2. Jabatan-jabatan apa yang memerlukan tenaga kerja dalam masing-masing unit kerja.
  3. Berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan

 

Contohnya akan diperoleh hasil seperti ini:

  1. Unit kerja produksi memerlukan tenaga kerja
  2. Jabatan-jabatan yang memerlukan tenaga kerja adalah:
  • mandor (foreman) sebanyak 2 orang
  • operator mesin sebanyak 4 orang
  1. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah 2 + 4 = 6 orang

Apa Saja Instrumen Seleksi 02 Rekrutmen 2 - Finansialku

 [Baca Juga: 10 Tips Meningkatkan Produktivitas Kerja Setelah Pulang Kampung dan Libur Lebaran]

 

#2 Mengambil Data Uraian Jabatan, Spesifikasi Jabatan, dan Standar Penampilan Jabatan

Langkah kedua adalah mengambil data dari masing-masing jabatan yang membutuhkan tenaga kerja.

Setelah data terkumpul barulah dilakukan pemeriksaan satu per satu untuk bisa memastikan tenaga kerja yang harus diperoleh.

 

#3 Mencari Data Sumber Tenaga Kerja Intern

Kemudian akan dilihat apakah ada pegawai intern yang dapat ditransfer ke jabatan kosong tersebut. Misalnya apakah ada yang dapat dipromosikan, atau adakah yang perlu didemosi (diturunkan jabatannya).

Apabila ada maka akan berhubungan dengan placement atau replacement.

Yang dimaksud dengan placement atau replacement atau penempatan pegawai adalah pengaturan awal atau pengaturan kembali dari seorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun jabatan yang berlainan.

Konsep placement berlaku jika dilakukan pada pegawai yang baru bekerja, sedangkan replacement pada pegawai lama.

Buka Lowongan_ Ikuti 10 Tips Rekrutment Efektif Hasil Maksimal Ini! 03

[Baca Juga: Para HRD Ketahui 5 Hal yang Harus Dibahas Pada Pelatihan Persiapan Pensiun Karyawan]

 

Beberapa contoh placement atau replacement adalah sebagai berikut:

  1. Promosi (perubahan jabatan dimana pemegang jabatan memperoleh pembayaran lebih tinggi, dengan tanggung jawab yang lebih besar serta tingkatan organisasional yang lebih tinggi)
  2. Transfer (dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain dengan tingkatan organisasional hampir sama, sehingga pembayaran dan tanggung jawab juga serupa. Contohnya: mutasi dan rotasi)
  3. Demosi (perubahan jabatan dimana pemegang jabatan dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain dengan tingkatan organisasional lebih rendah, sehingga pembayaran dan tanggung jawab juga lebih rendah)

 

#4 Mencari Tenaga Kerja Ekstern

Tahap keempat dilakukan apabila ternyata tidak ada sumber daya intern yang memadai (baik secara kualitas maupun kuantitas) untuk memenuhi syarat jabatan yang kosong.

Dalam tahap ini akan dilakukan penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan.

 

Tips Rekrutment agar Lebih Efektif dan Efisien

Melihat proses di atas tentu tampak panjang dan ribet, kenyataannya memang demikian. Bayangkan jika ada ribuan bahkan puluhan ribu pelamar, tentu proses ini akan semakin panjang dan memakan waktu.

Lantas bagaimana tips rekrutment agar lebih efektif dan efisien? Yuk kita simak 10 tips-nya berikut ini:

 

#1 Jangan Dijadikan Rutinitas

Para HR, penting untuk berhati-hati agar proses rekrutment tidak terjebak sebagai rutinitas pekerjaan sehari-hari, dimana ternyata rutinitas tersebut tidak tepat guna.

Cobalah lihat dan amati kegiatan rekrutment yang ada di perusahaan Anda mulai tahap awal hingga terakhir, apakah sudah efektif dan efisien?

Jika ternyata belum, stop jadikan proses tersebut sebagai rutinitas. Saatnya Anda melakukan review dan evaluasi proses rekrutment agar jadi lebih efektif dan efisien.

 

#2 Buatlah Lowongan yang Menjadi Media Company Branding

Mengiklankan lowongan pekerjaan juga dapat dimanfaatkan sebagai media branding perusahaan. Prinsipnya adalah bagaimana orang bisa mengetahui bahwa perusahaan Anda benar-benar aktif dan bukan fiktif.

Contoh sederhana keterkaitan rekrutment dengan company branding dapat Anda lihat melalui 2 contoh iklan lowongan pekerjaan berikut:

  1. “Rumah makan A membutuhkan …”
  2. “Kami rumah Makan yang sedang berkembang , memiliki 3 outlet dan akan mengembangkan menjadi 6 outlet di tahun ini, membutuhkan…”

20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

 

Ternyata tidak banyak pelamar yang berminat bergabung saat melihat iklan a, sementara itu pelamar jauh meningkat saat iklan diubah menjadi iklan b.

Di sini terbukti bahwa sebuah lowongan pekerjaan yang menarik minat para pelamar tentu adalah yang menonjolkan company branding dengan tepat.

Dalam mengiklankan lowongan pekerjaan, perusahaan perlu “menjual diri” sebagai sebuah perusahaan bintang 5, yang harus diminati oleh kandidat-kandidat terbaik dan sesuai dengan visi, misi serta.

 

#3 Buatlah Lowongan Sekaligus Promosi

Selain memperhatikan kejelasan dan spesifikasi dalam memberikan detail pekerjaan yang ditawarkan, perusahaan juga dapat mempromosikan berbagai hal tentang perusahaan dalam sebuah lowongan pekerjaan.

Sebagai contoh Anda dapat mencantumkan produk yang ditawarkan, promo yang sedang berlangsung, bahkan bagaimana sejarah mereka dari tahun ke tahun sehingga mereka tetap bertahan sampai saat ini.

Detail informasi yang ditulis, diharapkan menimbulkan kesan yang positif pada para kandidat sekaligus menjadi media promosi yang baik.

 

#4 Buatlah Kualifikasi yang Tepat

Tahukah Anda? Sebuah lowongan yang baik akan sangat membantu Anda menemukan kandidat dengan kualifikasi yang diharapkan perusahaan.

Selanjutnya, Anda dapat fokus pada penentuan standar kualifikasi kandidat yang dapat digunakan sesuai kebutuhan

Perusahaan yang tidak menentukan kualifikasi kriteria kebutuhan dengan tepat dan secara spesifik, dapat dipastikan akan mengalami kesulitan menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan.

Sebaliknya, ketika kualifikasi yang digunakan cukup spesifik dan sesuai dengan kebutuhan, lamaran yang masuk mungkin hanya sedikit namun dapat sesuai dengan kualitas yang diharapkan perusahaan.

Di sini Anda akan meminimalisasi buang-buang waktu untuk menyaring kandidat yang bahkan tidak sesuai dengan kualifikasi.

 

#5 Percepat CV Screening

Anda mungkin berpikir kegiatan screening lamaran bukan menjadi prioritas utama dalam rekrutment.

Namun, pernahkah Anda benar-benar menghitung berapa banyak kerugian yang dialami dalam membuang waktu pada satu lamaran yang tidak berkualitas?

Bayangkan jika ada ribuan lamaran yang tidak berkualitas, berapa waktu yang Anda butuhkan untuk memilahnya?

Jadi, bagaimana cara yang semestinya untuk tetap memilah berkas yang ada, tanpa membuang waktu pada lamaran-lamaran yang tidak sesuai dengan kualifikasi perusahaan?

Buka Lowongan_ Ikuti 10 Tips Rekrutment Efektif Hasil Maksimal Ini! 05

[Baca Juga: Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia? Yuk Cari Tahu Sekarang!]

 

Jawabannya adalah dengan memanfaatkan teknologi. Saat ini sudah ada sistem pencarian kandidat dengan sistem IT atau dengan menggunakan strategi CRM, yang tentu akan mempermudah CV screening.

Sistem akan secara otomatis menyeleksi informasi kandidat. Jika sesuai dengan kualifikasi Anda, maka profil kandidat tersebut disarankan. Jika tidak sesuai, maka kandidat tersebut akan menjadi yang tidak terekomendasi.

 

#6 Jangan Perumit Syarat Lamaran

Seringkali dengan banyak syarat (misalnya KTP, NPWP, Ijazah Pendidikan, SIM, Surat Keterangan Kerja, Surat Keterangan Perilaku Baik, dan lain-lain) yang dimasukkan dalam kriteria lamaran, maka hal tersebut sebenarnya juga memperumit kerja HR.

Apakah Anda punya cukup waktu memeriksa semua data tersebut dan menganalisanya? Jika tidak, tips rekrutment berikutnya adalah tentukan syarat yang umum di awal, misalnya cukup dengan foto dan KTP.

Setelah proses CV screening berlangsung, barulah Anda bisa meneliti calon pekerja dengan lebih detail. Jadi kita meminimalisasi buang-buang waktu di awal saat jumlah kandidat masih sangat besar, dan menyaring lebih ketat di belakang.

Cara ini tentunya sangat efisien dan lebih menghemat waktu.

 

#7 Periksa First Impression

Seorang HR yang baik mampu melihat seorang yang datang melalui kesan pertama yang mereka berikan. Bagaimana bisa menguasai kemampuan ini? Tentunya dengan berlatih.

Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja Rekrutmen 02 Karyawan - Finansialku

[Baca Juga: 12 Cara Penyelesaian Konflik dan Resolusi Konflik di Tempat Kerja, No 5 adalah Cara yang Harus Anda Buktikan]

 

Namun, di sini kami akan menjabarkan beberapa cara mudah untuk bisa memeriksa first impression dengan baik:

  • Menghubungkan kesan pertama Anda dengan deskripsi pekerjaan yang kelak akan dijabatnya, misalnya saja apakah kandidat memiliki personality yang supel dan pandai berbicara saat melamar menjadi seorang marketing.
  • Menyesuaikan prinsip yang harus dimiliki perusahaan dengan kebiasaan kandidat, misalnya saja apakah kandidat yang perokok berat mampu bekerja dengan image perusahaan makanan sehat.

 

#8 Proses Interview yang Baik dan Benar

Tips rekrutment selanjutnya adalah dalam proses interview, dimana Anda akan mampu menggali berbagai macam hal secara langsung kepada kandidat yang ada. 

Anda di sini perlu memastikan beberapa hal berikut:

  • Apakah Anda sudah memiliki daftar pertanyaan yang akan diajukan saat interview berlangsung?
  • Apakah hanya berisi pertanyaan yang bersifat formalitas, yang sebetulnya bisa didapatkan jawabannya di CV yang ada?
  • Ataukah sudah mampu menggali sisi terdalam yang dimiliki oleh kandidat?

Saat Anda mampu menyusun berbagai pertanyaan yang tepat, maka sisi yang sebenarnya ditutupi mampu akan terlihat dengan lebih jelas. Terlebih jika pertanyaan yang ada, mampu menimbulkan perilaku tertentu dari kandidat.

 

#9 Optimalkan Alat Bantu

Dalam proses rekrutment umumnya ada tes psikologi atau psikotes. Nah, umumnya perusahaan menggunakan jenis psikotes yang ‘standar’ yang disarankan oleh para ahli psikologi.

Namun, yang perlu dilihat lebih dalam adalah alat yang sudah ‘standar’ tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

Anda dan perusahaan sangat dapat merancang kebutuhan alat Anda sendiri, dengan menuliskan hal-hal apa saja yang ingin diukur dalam pengambilan data saat rekrutment.

Anda tentu saja dapat mengesampingkan alat tes yang ‘standar’, jika memang yang diukur tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Dengan mengoptimalkan alat ukur ini tentu proses akan jauh lebih efektif dan membuahkan hasil yang memang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

 

#10 Format Pelaporan yang Baik

Pada tahapan akhir rekrutment Anda memiliki beberapa kandidat saja yang benar-benar sesuai dengan harapan perusahaan Anda. Sekarang, hal penting yang perlu diperhatikan adalah format pelaporan dari proses yang sudah dilalui.

Format pelaporan yang digunakan harus bisa menggambarkan secara utuh profil dari kandidat. Anda dapat membuat sendiri format laporan yang bermanfaat dan sesuai dengan budaya perusahaan.

Apa Saja Instrumen Seleksi 03 Rekrutmen 3 - Finansialku

[Baca Juga: Sudahkah Anda Tahu: Tunjangan dan Kompensasi Kerja? Dan Bagaimana Cara Memanfaatkan dengan Benar?]

 

Anda dapat melakukannya dengan membuat kriteria utama yang dibutuhkan perusahaan, lalu tinggal merumuskannya dalam sebuah diagram psikogram atau dalam bentuk apapun sesuai dengan kebutuhan user.

 

Penasaran akan Aspek Kedua dalam Pengadaan Tenaga Kerja?

Sesungguhnya proses pengadaan tenaga kerja itu panjang dan rumit, namun proses ini sangat penting demi keberlangsungan perusahaan Anda.

Dengan demikian diperlukan pengetahuan untuk selalu dapat melakukannya dengan baik secara berkesinambungan.

Di sini Anda sudah mengetahui tips rekrutment, sehingga Anda bisa melanjutkan ke topik selanjutnya yakni seleksi. Anda bisa membacanya dalam artikel finansialku berikut ini:

Apa Saja Aspek dalam Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja? Aspek Kedua: Seleksi

 

Pastinya kini Anda sudah mendapatkan jawaban dari tips rekrutment yang efektif dan efisien dari artikel ini.

Tapi, masih banyak perekrut yang masih belum memahami hal ini.

Anda bisa menjadi kawan yang informatif dengan berbagi artikel kepada rekan-rekan satu komunitas Anda. Siapa tahu, mereka sedang membutuhkan informasi ini dan Anda menjadi pembawa solusi bagi mereka.

 

Sumber Referensi:

  • Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia). Jakarta: Grasindo
  • Admin. 11 Maret. Anda Ingin Rekrutment Di Perusahaan Lebih Efektif? Lakukan 7 Cara Berikut!. Sinergiaconsultant.com – http://bit.ly/2PcRa3e

 

Sumber Gambar:

  • Tips Rekrutment 01 – http://bit.ly/33Wn8Vy
  • Tips Rekrutment 02 – http://bit.ly/2qHEibd
  • Tips Rekrutment 03 – http://bit.ly/32Duayd
  • Tips Rekrutment 04 – http://bit.ly/2NkY2sX
  • Tips Rekrutment 05 – http://bit.ly/2obVcO8

 

Bagaimana CARA AMPUH Membeli Rumah Pertama?

Download ebook-nya, GRATIS!!!

ebook rumah pertama

Download Ebook Sekarang