Metode Rekrutmen dan Tahapan Seleksi Karyawan Baru

Salah satu fungsi pengadaan tenaga kerja (procurement) adalah seleksi. Apa saja sih instrumen yang digunakan di dalam proses seleksi ini?

Aspek ini memang sangat penting mengingat Anda menentukan karyawan seperti apa yang akan bekerja dalam perusahaan. Mari mengenalnya lebih dalam pada pembahasannya berikut ini.

Daftar Isi

Pentingnya Proses Seleksi Karyawan

Sebuah proses rekrutmen dimulai dari pencarian pelamar dan diakhiri dengan diterimanya sekelompok surat lamaran. Jadi, hasilnya nanti akan berupa sekelompok pelamar yang dipilih melalui proses seleksi.

Tahapan selanjutnya yakni menetapkan calon pegawai mana yang memenuhi syarat untuk bisa diterima, dan pegawai mana yang ditolak lamarannya.

Tahapan ini disebut seleksi, yaitu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk dapat mengambil keputusan siapa yang dapat menjadi calon pegawai paling tepat (memenuhi syarat) untuk bisa diterima menjadi pegawai dan siapa yang seharusnya ditolak untuk menjadi pegawai.

Seringkali istilah rekrutmen dan seleksi saling dipertukarkan. Padahal, antara rekrutmen dan seleksi ada perbedaannya.

Rekrutmen merupakan terminologi yang lebih luas dan merupakan upaya untuk mendapatkan sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
Seleksi lebih merujuk pada cara atau metode keputusan yang dipilih atau dibuat dalam kerangka rekrutmen.

Proses seleksi dimulai sesaat setelah calon pegawai melamar dan berakhir dengan keputusan untuk mempekerjakannya atau tidak.

Dalam divisi kepegawaian, penarikan pegawai dan seleksi kerap dikombinasikan dan disebut dengan “fungsi penempatan pegawai” (employment function).

Employment function merupakan tanggung jawab khusus dari employment manager dalam perusahaan yang cukup besar. Namun pada perusahaan kecil biasanya ditangani oleh manajer personel.

Perusahaan sering kali meremehkan tahapan rekrutmen dan seleksi ini karena kerap membutuhkan banyak biaya. Namun tahukah Anda proses rekrutmen dan seleksi yang baik justru bisa memberikan manfaat bagi perusahaan?

Karyawan yang terpilih dengan baik tentu akan memberikan kontribusi yang lebih baik pula bagi perusahaan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai sebagaimana mestinya.

Serupa halnya dengan proses rekrutmen dan seleksi yang asal-asalan bisa merugikan perusahaan.

Artinya organisasi atau perusahaan harus mengutamakan kedua proses pengadaan tenaga kerja ini.

Oleh karena itu, perusahaan atau organisasi pun selayaknya memiliki pengaturan keuangan yang baik demi alokasi biaya rekrutmen dan seleksi ini.

Apabila perlu, gunakanlah jasa perencana keuangan profesional.

Sebagai contoh, Anda bisa langsung menghubungi perencana keuangan Finansialku. Mengapa Finansialku?

Finansialku merupakan perencana keuangan dengan tenaga kerja yang profesional. Dengan demikian, Finansialku selalu memberikan fakta dan solusi keuangan yang bermanfaat bagi Anda.

Anda juga bisa menghemat waktu dan tenaga untuk mengatur keuangan organisasi.

Manfaatkan jasa perencanaan keuangan Finansialku sekarang juga dengan

menghubungi telepon (022 – 2056 5890) atau email (Solusi@Finansialku.com).

Nah, setelah memahami pentingnya proses seleksi, mari mengenal lebih jauh mengenai prosedur dan instrumen yang digunakan dalam proses seleksi. Finansialku sudah merangkumnya sebagai berikut:

Prosedur atau Tahapan Seleksi Karyawan

Jika proses rekrutmen ditempuh dengan tepat dan baik, hasilnya adalah adanya sekelompok pelamar yang kemudian di seleksi guna menjamin bahwa hanya yang paling memenuhi semua persyaratanlah yang diterima sebagai pekerja dalam organisasi yang memerlukannya.

Meski tidak ada prosedur standar dalam seleksi calon pegawai, namun secara umum terdapat langkah-langkah yang banyak dilakukan oleh organisasi/perusahaan.

Sebagai contohnya adalah yang dikemukakan oleh para ahli berikut ini:

Gratis Download Ebook Perencanaan Keuangan untuk Usia 30 an

Download Ebook Sekarang

Filippo

Filippo mengemukakan prosedur seleksi calon pegawai versinya sebagai berikut:

#1 Initial or Preliminary Interview

Merupakan cara seleksi yang tidak memakan waktu terlalu lama dan dilakukan secara singkat, karena informasi yang ingin diperoleh juga tidak banyak.

Sebagai tahap pendahuluan, informasi yang ingin diperoleh antara lain mengenai penampilan (appearance) dan kemampuan berkomunikasi secara lisan.

Selain menerima informasi, tahap ini juga dimanfaatkan untuk memberi informasi tentang kondisi, fasilitas-fasilitas, peraturan-peraturan, serta hal-hal lain yang kiranya cukup penting (khususnya menyangkut jabatan yang dilamarnya) kepada pelamar apabila ia diterima.

Tujuan memberikan informasi tentang organisasi kepada pelamar adalah agar pelamar dapat memantapkan diri untuk melanjutkan atau tidak ke tahap selanjutnya.

#2 Application Blank

Apabila wawancara telah terselesaikan, mereka diminta untuk mengisi formulir lamaran (application blank). Application blank berisi informasi faktual dari diri pelamar.

Melalui formulir ini, organisasi mempunyai gambaran umum tentang diri pelamar, paling tidak tingkat pendidikan, pekerjaan, kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan (aktivitas sosial), minat, agama, dan sebagainya.

#3 Check of References

Seleksi menurut referensi ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang perilaku pelamar di masa lalu.

Biasanya informasi diperoleh dari organisasi atau atasan yang disebutkan identitasnya oleh pelamar, dan bisa dihubungi langsung untuk mengecek kebenaran referensinya.

#4 Psychological Test

Tes ini dilakukan dengan serangkaian kegiatan pengukuran untuk mendeskripsikan sang pelamar mulai dari kemampuan, kepribadian, kecenderungan, dan sebagainya.

#5 Employment Interview

Wawancara merupakan metode yang banyak dipakai untuk menyeleksi calon pegawai. Dua jenis wawancara yang umum dikenal adalah wawancara terpimpin dan wawancara bebas.

Wawancara terpimpin menggunakan interview guide yang telah tersusun secara sistematis. Sedangkan wawancara bebas merupakan pertanyaan yang diajukan secara spontan.

#6 Approval by the Supervisor

Pengesahan oleh atasan langsung. Umumnya, informasi yang telah diperoleh bersifat umum dan merupakan hal-hal yang formal.

Pada kesempatan ini pelamar dihadapi oleh atasan langsungnya, yang akan melakukan seleksi di mana materinya lebih kepada pekerjaan sesungguhnya yang akan diberikan pada pelamar.

#7 Physical Examination

Tes kesehatan disini adalah tes yang menyangkut jasmani, dimana tiga sasaran utamanya adalah sebagai berikut:

Memastikan kesehatan jasmani
Melindungi perusahaan terhadap gugatan yang tidak beralasan berdasarkan undang-undang kompensasi atau tuntutan ganti rugi.
Melindungi organisasi dari masuknya penyakit menular
ke dalam organisasi.

#8 Induction or Orientation

Langkah selanjutnya adalah perkenalan atau orientasi yang akan mengenalkan pegawai kepada perusahaan dan jabatannya. Umumnya perkenalan atau orientasi terdiri atas tiga tahap, yakni sebagai berikut:

Tahap pertama diselenggarakan oleh staf unit personalia, dan berisi penjelasan mengenai tunjangan kesejahteraan karyawan, gaji, kesehatan dan keselamatan kerja, masa percobaan, waktu kerja, hari libur, penempatan, dan lain-lain.
Tahap kedua biasanya dilaksanakan oleh supervisor. Karyawan yang baru diangkat diperkenalkan kepada sesama karyawan, dibawa keliling departemen, dan diberi informasi detil mengenai prosedur kerja, jam kerja, dan lainnya.
Tahap ketiga yakni tindak lanjut atas kedua tahap sebelumnya, dilakukan beberapa minggu kemudian.

Werther dan Davis

Sedangkan menurut Werther dan Davis, langkah-langkah dalam proses seleksi calon pegawai adalah sebagai berikut:

#1 Preliminary Reception of Applicants

Proses seleksi adalah proses saling pilih. Organisasi memilih pegawai dan pelamar memilih majikan alias perusahaan yang diinginkan.

#2 Employment Tests

Merupakan alat yang membantu mencocokkan pelamar dengan tuntutan jabatan. Sebelum suatu tes digunakan, perlu ditetapkan tujuan tes tersebut, rancangannya, petunjuk administrasi, dan penerapannya.

#3 Selection Interview

Merupakan pembicaraan formal dan lebih mendalam dengan tujuan mengevaluasi penerimaan calon karyawan. Pewawancara berusaha mencari jawaban atas dua pertanyaan pokok sebagai berikut:

Dapatkah pelamar melakukan tugas-tugas pada posisi jabatannya?
Jika ada lebih dari 1 orang pelamar, mana yang terbaik untuk berada pada posisi jabatan tersebut?

Interview relatif fleksibel dan dapat diterapkan untuk pekerjaan yang unskilled, skilled, managerial, dan staff.

Instrumen dalam Proses Seleksi Karyawan

Dua konsep penting yang harus diperhatikan dalam seleksi adalah reliabilitas dan validitas.

Reliabilitas berhubungan dengan konsistensi pengukuran yang digunakan sepanjang waktu, serta pertimbangan ukuran berapa banyak kesalahan yang terlihat dalam pengukuran saat ini.

Sedangkan validitas merupakan skor yang akan diberikan pada saat tes atau wawancara sesuai dengan kinerja pekerjaan yang nyata.

Hasil tes akan dinyatakan valid bila hasilnya tinggi dan kenyataan di lapangan memang sesuai.

Adapun beberapa instrumen atau alat yang dapat digunakan dalam proses seleksi sumber daya manusia ini yakni:

#1 Surat Rekomendasi

Surat ini merupakan surat yang diperoleh dari atasan atau manajer tempat calon pelamar bekerja sebelumnya. Surat rekomendasi tidak berkaitan dengan kinerja pekerjaan karena biasanya hanya mengandung pujian atau komentar positif.

Namun yang perlu diperhatikan dari isi surat rekomendasi adalah mengenai sifat calon pekerja yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan evaluasi.

#2 Borang Lamaran

Borang atau format lamaran merupakan format baku formulir lamaran yang mempermudah penyeleksi memperoleh informasi atau data lengkap dari calon pekerjanya.

Perusahaan umumnya menggunakan borang yang memenuhi spesifikasi pekerjaan minimal. Borang tersebut secara khusus meminta informasi yang pernah dialami pelamar dan status pekerjaannya sekarang.

#3 Tes Kemampuan

Tes kemampuan merupakan instrumen yang menilai kesesuaian antara para pelamar dengan syarat-syarat pekerjaan. Tujuan dari tes ini adalah untuk memperoleh pekerja yang sesuai dengan harapan perusahaan.

Tes ini umumnya dilakukan untuk mengukur tingkat kecerdasan (intelligence test) dan kepribadian (personality test), minat (interest test), bakat (aptitude test), prestasi (achievement test), dan sebagainya.

#4 Tes Psikologi

Sudah sejak lama tes psikologi dimanfaatkan oleh para pengusaha retail, pengusaha perbankan, serta pengusaha jasa lainnya. Tes ini dulunya dilakukan untuk para pelamar yang tidak berguna dan dianggap sering mencuri.

Tes ini sendiri berupa sebuah tes yang dilakukan di atas kertas untuk menguji psikologi para calon pelamar.

Namun, seiring perkembangannya tes psikologi dirancang untuk menganalisis apakah para pelamar memiliki etika yang baik dalam bekerja, dapat dimotivasi atau justru mudah dikalahkan oleh tantangan pekerjaan, dan sebagainya.

Tes psikologi juga mengukur kepribadian atau temperamen, kemampuan logika serta pertimbangan, pendapat, kreativitas, dan komponen-komponen kepribadian lainnya.

#5 Wawancara

Wawancara merupakan suatu pertemuan antara individu yang satu dengan lainnya, biasanya dengan tujuan yang khusus dan diselenggarakan dengan kesadaran akan tujuan tersebut.

Berdasarkan pengertian tersebut, wawancara baru dapat terselenggara apabila memenuhi kedua syarat berikut ini:

Mengharuskan adanya pertemuan pribadi (harus saling melihat, saling mendengar, dan saling memahami bahasa yang digunakan).
Mengandung suatu sifat formal (dengan pengertian bahwa pertemuan tersebut diadakan dengan suatu tujuan tertentu).

Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapainya, tingkat kesukaran wawancara bisa berbeda-beda.

Wawancara juga merupakan instrumen yang paling banyak menuai kritik meskipun menjadi alat tes yang paling umum digunakan.

Hal ini terjadi akibat reliabilitas dan validitasnya yang rendah, akibat adanya bias yang umum terjadi dalam proses wawancara.

#6 Assessment Center

Assessment center merupakan salah satu cara penilaian calon karyawan dengan menggunakan tempat tertentu untuk menguji mereka dalam sebuah simulasi atau tugas-tugas tertentu.

Penilaian dalam simulasi ini merupakan aspek kinerja, sehingga hasilnya berupa kesimpulan akan kemampuan dan keterampilan calon pekerja pada area tertentu, misalnya pengorganisasian, perencanaan, pembuatan keputusan, dan kepemimpinan.

Teknik yang dinamakan the on exercise ini mungkin latihan yang paling banyak berkaitan dengan assessment center.

Teknik ini meliputi berbagai masalah, pesan, laporan, serta pembahasan isu-isu menurut sudut pandang mereka masing-masing.

Assessment center merupakan instrumen yang banyak digunakan untuk menyeleksi para pekerja garis depan maupun para manajer.

Gratis Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis

DOWNLOAD EBOOK SEKARANG

#7 Drug Test

Tes ini khusus meminta para pelamar untuk mengetes air seni sebagai pokok dari prosedur seleksi rutin. Pelamar yang memiliki hasil positif akan dihapus dari pertimbangan pemilihan selanjutnya.

Tujuan dari tes ini tak lain adalah untuk menghindari pengangkatan karyawan yang mungkin terlibat pemanfaatan obat-obatan terlarang dan berpotensi menimbulkan masalah.

#8 Honesty Test

Instrumen ini populer pada bidang hukum dan militer karena dapat membantu proses dalam melakukan interogasi.

Namun seiring perkembangan zaman, instrumen ini juga digunakan dalam dunia bisnis dalam melakukan seleksi calon karyawan. Tetapi ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, salah satunya yaitu wilayah privasi peserta.

#9 Handwriting Analysis

Kepribadian dan sifat calon karyawan akan dinilai melalui tulisan tangan mereka dan bagaimana cara menulisnya.

Karena setiap tulisan tangan akan memberikan arti tersendiri, seperti contohnya tulisan tangan yang besar atau kecil, tulisan yang ditekan atau tidak, tulisan yang berantakan atau rapi, dan sebagainya.

Keputusan Penerimaan

Seleksi pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan.

Seleksi yang baik akan menghasilkan tenaga kerja terpilih yang baik juga, sehingga ujung-ujungnya akan memberikan keuntungan pada perusahaan.

Nah, tahapan akhir dari proses seleksi ini adalah keputusan penerimaan dimana kandidat menerima tawaran kerjanya. Jadi, prosesnya berakhir bukan sekedar menyampaikan tawaran.

Selain itu, sangat disarankan untuk tetap memberi tahu pelamar meski tidak terpilih demi memelihara hubungan publik yang baik. Dengan demikian proses seleksi dapat berakhir dengan baik bagi kedua belah pihak.

Umumnya seleksi juga dilakukan meski belum ada lowongan pekerjaan, dimana aplikasi-aplikasi tersebut kemudian akan disimpan dan akan digunakan pada saat ada kebutuhan atau permintaan.

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai instrumen yang digunakan dalam proses seleksi sumber daya manusia lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah.

Jika ada pertanyaan, silakan ajukan juga pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia). Jakarta: Grasindo.
Abu Fahmi, dkk. 2014. HRD Syariah Teori dan Implementasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Sumber Gambar:

Rekrutmen 1 – https://goo.gl/wZQQr2
Rekrutmen 2 – https://goo.gl/TcsbHz
Rekrutmen 3 – https://goo.gl/dYKT3c

Metode Rekrutmen dan Tahapan Seleksi Karyawan Baru

Pentingnya Proses Seleksi Karyawan

Prosedur atau Tahapan Seleksi Karyawan