Software HR: Strategi dan Kunci Sukses Menerapkan HRIS

Apakah Anda pernah mendengar software HR? Adakan kunci sukses menerapkan HRIS (Human Resource Information System) agar bisa dimanfaatkan secara maksimal?

Nyatanya, dibutuhkan strategi yang tepat agar HRIS dapat diaplikasikan dengan maksimal dalam manajemen sumber daya manusia.

Seperti apa strateginya? Yuk simak ulasannya dalam artikel Finansialku berikut ini. Selamat membaca!

Rubrik Finansialku

Daftar Isi

Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Apabila Anda pernah bekerja dalam bidang sumber daya manusia atau Human Resources (HR), tentunya Anda tahu aktivitas HR.

Biasanya aktivitas yang dilakukan seperti, mengerjakan rekapan absensi, menghitung proses pencutian, dan menghitung gaji yang harus dibayarkan adalah pekerjaan yang membutuhkan ketelitian luar biasa.

Terlebih perusahaan besar dengan ribuan karyawan, tentunya keterbatasan manusia akan muncul dan menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam proses tersebut.

Oleh karena itulah, muncul sebuah program untuk menolong HRD dalam melakukan manajemen sumber daya manusia perusahaan, terutama untuk mengurus administrasi karyawan, yakni HRIS.

HRIS ialah singkatan dari Human Resource Information System, yang merupakan sistem informasi dalam bentuk program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di suatu perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System.

Melansir dari Wikipedia:

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi yang menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Sedangkan DeSanctis (1986) mendefinisikannya sebagai:

Suatu sistem informasi khusus dalam area fungsional tradisional organisasi, yang dirancang untuk mendukung perencanaan, administrasi, pengambilan keputusan, dan aktivitas pengendalian HRM.

Adapun manfaat, fungsi, dan faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi HRIS terangkum sebagai berikut:

#1 Manfaat HRIS

Menurut Hendrickson (Hendrickson, 2003), HRIS memberikan beberapa manfaat bagi sebuah organisasi dalam proses HR antara lain sebagai berikut:

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dan menyediakan HR mandiri (yaitu pelatihan berbasis komputer, rekrutmen online).
Menghasilkan data sebagai produk sampingan dan memiliki aplikasi web front-end yang dapat mentransfer sebagian pengelolaan data SDM kepada karyawan dan manajer lini.

Aggarwal dan Kapoor dalam Raka et al. (2013) menambahkan, bahwa HRIS tidak hanya membantu manajemen dan departemen SDM, namun juga membantu karyawan dalam beberapa cara.

HRIS mampu meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan secara keseluruhan untuk pengelolaan suatu organisasi.

#2 Fungsi HRIS

Menilai manfaatnya dalam sebuah perusahaan, tak aneh perusahaan memanfaatkannya dalam berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia.

Adapun beberapa fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut:

Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

HRIS dimanfaatkan dalam proses penerimaan pegawai baru ke dalam perusahaan.

SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktik kepegawaian dan menasihati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, maka dibutuhkan pendidikan dan pelatihan dengan tujuan senantiasa mengembangkan SDM dalam perusahaan.

Nah, pengaturan ini umumnya dibantu dengan HRIS.

Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima tunjangan.

Setelah penghentian masih dibutuhkan juga program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Semua ini berbeda bagi setiap karyawan dan sangat terbantu dengan HRIS.

Perencanaan Karier (Career Planning)

Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karier bagi seluruh anggota organisasi.

Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki.

Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karier setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path).

Namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karier dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path).

Bahkan bisa saja berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

Hubungan Karyawan (Employee Relations)

Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan, dan peraturan perusahaan.

HRIS juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

Separation Management

Fungsi akhir dari sebuah manajemen sumber daya manusia adalah separasi atau pemisahan.

HRIS di sini berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dan sebagainya), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

Personnel Administration and HRIS

Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain.

Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll, pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, hingga pencatatan cuti tahunan.

#3 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Implementasi HRIS

Dalam implementasinya, terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi HRIS secara signifikan yaitu sebagai berikut ini:

Faktor Organisasi

Faktor organisasi adalah karakteristik organisasi yang mempengaruhi adopsi HRIS.

Menurut Yang dkk. (2007), adopsi dapat dipengaruhi oleh organisasi yang menunjukkan tingkat pemusatan yang tinggi karena manajemen puncak dapat mengambil keputusan adopsi terlepas dari hambatan dari manajer atau karyawan tingkat rendah.

Faktor Teknologi

Menurut Oliveira & Martins (2010), kesiapan teknologi bergantung pada infrastuktur teknologi organisasi dan sumber daya manusia TI.

Berdasarkan keahlian dan pengetahuan keahlian IT yang mereka miliki, maka HRIS bisa menjadi bagian integral dari perusahaan.

Sebaliknya, perusahaan yang tidak memiliki infrastruktur teknologi yang kuat dan keahlian TI yang luas mungkin tidak mengambil risiko mengadopsi HRIS.

Jadi, bisa dibilang faktor teknologi adalah salah satu faktor utama yang menentukan kesiapan sebuah perusahaan mengadopsi HRIS.

Faktor Lingkungan

Faktor ketiga ini menggambarkan daerah di mana organisasi menjalankan bisnis mereka, dan mencakup industri karakteristik, peraturan pemerintah, dan infrastruktur pendukung (Oliveira & Martins, 2010).

Selain dukungan infrastruktur dan teknis, pemerintah juga dapat memainkan peran penting dalam mendorong adopsi teknologi dengan meningkatkan kesadaran, pelatihan, dan dukungan, dan pendanaan (Raka et al., 2013).

Gratis Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis

DOWNLOAD EBOOK SEKARANG

Strategi dan Kunci Sukses Menerapkan HRIS

Bagaimana? Apakah informasi di atas sudah cukup?

Tentunya belum, masih ada 1 hal yang dibutuhkan dalam mengaplikasikan HRIS dengan baik dalam sebuah perusahaan.

Tepat sekali, Anda harus mengetahui strategi dan kunci sukses dalam aplikasi HRIS di perusahaan, seperti terangkum dalam poin-poin berikut:

#1 Mempersiapkan Sumber Daya Manusianya

Hal pertama yang harus dilakukan agar HRIS dalam bermanfaat secara maksimal dalam perusahaan tentu saja harus mempersiapkan sumber daya manusianya terlebih dahulu.

Kavanagh, Thite, & Johnson (2012) menyebutkan, meskipun HRIS mencakup perangkat keras dan perangkat lunak, namun juga mencakup orang, bentuk, kebijakan dan prosedur, dan data.

Jadi, dapat dikatakan bahwa sumber daya manusia alias SDM merupakan salah satu komponen yang terpenting dalam perusahaan, dan disini mereka berperan sebagai bagian dari aplikasi HRIS itu sendiri.

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem informasi dalam bentuk program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan.

Sehingga, jelas bahwa HRIS diperuntukkan bagi manajemen sumber daya manusia.

Dengan demikian SDM-nya pun perlu untuk dipersiapkan agar bisa sejalan dengan aplikasi HRIS tersebut.

Jika tidak terdapat sumber daya manusia tentunya aplikasi HRIS akan menjadi sia-sia.

#2 Penerapan Sistem dan Teknologi yang Kompeten

Seperti telah diungkapkan sebelumnya, faktor teknologi menjadi salah satu faktor utama yang mempengaruhi implementasi HRIS dalam sebuah perusahaan.

Dibutuhkan infrastuktur teknologi organisasi dan sumber daya manusia TI yang kompeten untuk dapat menunjang kerja HRIS itu sendiri.

Jadi, pastikan perusahaan Anda memang sudah siap mengelola HRIS sebelum mengimplementasikannya.

Hanya dengan demikian HRIS dapat memberikan manfaatnya serta mendukung semua kegiatan di dalam sebuah perusahaan.

#3 Menjaga Rahasia Perusahaan dengan Baik

Tidak peduli secanggih apapun HRIS dalam sebuah perusahaan, tetap akan ada peran manusia yang akan menjalankannya agar tetap sesuai dengan tujuan perusahaan.

Dengan demikian, saat HRIS sudah diimplementasikan dan sumber daya manusianya sudah terlatih untuk menggunakan HRIS, maka semua data yang dibutuhkan dan menjadi rahasia perusahaan harus dapat terjaga dengan baik.

Oleh karena itu sumber daya manusia harus tetap mendukung HRIS dengan menjaga rahasia perusahaan di dalamnya.

#4 Mempertahankan Kualitas Teknologi

Strategi terakhir tentu senantiasa menjaga agar kualitas teknologi dalam perusahaan selalu baik dan maksimal.

Seperti Anda ketahui, perubahan selalu terjadi dan perusahaan yang baik harus bisa berkembang dan beradaptasi dalam proses perubahan itu.

Artinya, HRIS juga harus selalu diperbaharui dan dikembangkan sehingga dapat memiliki kualitas yang baik agar nantinya tidak mengganggu aktivitas di dalam perusahaan.

Kesimpulan: Pentingnya HRIS dalam Perusahaan

Untuk dapat memanfaatkan HRIS dengan maksimal dalam perusahaan, tentu dibutuhkan sebuah sikap yang menerima HRIS secara penuh.

Keterampilan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem baru ini merupakan faktor keberhasilan penting bagi karyawan di perusahaan yang menerapkan HRIS.

Sehingga, sumber daya manusianya pun harus menyadari manfaat dari HRIS sebelum dapat menggunakannya dengan baik.

Maier, Laumer, Eckhardt, & Weitzel (2013) bahkan mengungkapkan bahwa semakin seseorang merasa sistem informasi mudah digunakan, semakin dia menganggap sistem itu berguna.

Dengan demikian penting untuk bisa menjadi perusahaan yang siap mengadopsi teknologi dan tidak bersikap antipati kepadanya.

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai manfaat team building bagi karyawan Anda lainnya? Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Terima kasih.

Sumber Referensi:

Admin. Strategi untuk Menerapkan Sistem HRIS atau Human Resource Information System secara Optimal. Pakarkinerja.com – https://goo.gl/WNrTK6
Sri Maulinda. Makalah Sistem Informasi Manajemen: Human Resource Information System (HRIS). https://goo.gl/coFqnR
Rizki Rismawan. 2017. Penggunaan HRIS dalam Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perusahaan. Academia.edu – https://goo.gl/cgoM8v

Sumber Gambar:

Kunci Sukses Menerapkan HRIS 1 – https://goo.gl/bWD8j4
Kunci Sukses Menerapkan HRIS 2 – https://goo.gl/uPDJSs

Software HR: Strategi dan Kunci Sukses Menerapkan HRIS (Human Resource Information System)