Pernahkah Anda meragukan fungsi audit sumber daya manusia di perusahaan Anda?

Fungsi sumber daya manusia (SDM) dewasa ini diharapkan dapat mencapai tujuan perusahaan dalam standar yang sudah ditetapkan.

Apakah audit SDM perlu dilakukan? Yuk, cari tahu jawabannya di sini!

 

Rubrik Finansialku

Rubrik Finansialku Finansialku Planner

 

Pentingnya Sumber Daya Manusia (SDM)

Fungsi SDM dewasa ini diharapkan memberikan kontribusi strategis bagi keuntungan-keuntungan kompetitif perusahaan.

Pada saat yang bersamaan peningkatan tuntutan kerja, peraturan yang kompleks, dan norma-norma etika serta persaingan domestik dan global telah mengubah bentuk SDM.

Di samping tujuan-tujuan perusahaan mengenai keuntungan-keuntungan kompetitif tersebut, departemen SDM harus juga berusaha mencapai tujuan-tujuan sosial dan fungsional karyawan.

Artinya, perusahaan-perusahaan harus mulai memandang bahwa SDM sebagai sebuah faktor penting yang senantiasa meningkat.

Jika demikian, maka perusahaan tersebut diharapkan memberikan perhatian yang besar terhadap fungsi SDM ini.

Dalam rangka tercapainya tujuan-tujuan perusahaan, maka pentingnya faktor manusia haruslah mulai dijunjung tinggi.

Dengan kata lain, pengembangan produktivitas salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM yang terintegrasi dengan pendekatan sistem secara keseluruhan.

Hal ini dapat dicapai dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus menerus (continuous improvement).

Setelah itu, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah-masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius.

Proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara departemen SDM dengan manajer operasi, dengan catatan semua anggota departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.

Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah subsistem atau departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian yang komprehensif.

Audit Sumber Daya Manusia 02 Finansialku

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

 

Intinya, dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna.

Pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan kegagalan atau terjadi penyimpangan-penyimpangan baik penyimpangan yang disengaja maupun tidak, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk meminimalkan ataupun menghilangkannya.

Nah, melihat kebutuhan ini, Finansialku mengajak Anda mendalami pentingnya audit sumber daya manusia (SDM) dalam sebuah perusahaan.

Selain itu, pengelolaan keuangan menjadi salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perjalanan sebuah bisnis.

Pengelolaan keuangan pribadi dan bisnis harus dilakukan sebaik mungkin agar tidak menjadi kendala saat bisnis sedang berlangsung.

Miliki panduan pengelolaan keuangan melalui ebook Finansialku berikut ini, GRATIS!

 

Gratis Download Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis

Ebook Pentingnya Mengelola Keuangan Pribadi dan Bisnis - Mock Up - Finansialku Jurnal

DOWNLOAD EBOOK SEKARANG

 

Lakukan sekarang juga! Jangan sampai bisnis Anda terhenti hanya karena kondisi finansial yang tidak mendukung.

 

Pengertian Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan.

Tujuannya antara lain untuk menjaga dan mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun ekstern.

Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, karyawan perlu didorong untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya manajemen sistem informasi yang baik.

Ada berbagai pendekatan yang dapat dilakukan saat melakukan pengawasan, salah satunya dengan audit sumber daya manusia (SDM).

Audit SDM akan mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu perusahaan.

Hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas SDM.

Audit Sumber Daya Manusia 03 Finansialku

 [Baca Juga: Sudahkah Anda Tahu: Tunjangan dan Kompensasi Kerja? Dan Bagaimana Cara Memanfaatkan dengan Benar?]

 

Pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen.

Semakin besar organisasi suatu perusahaan, diperlukan suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.

Dengan demikian, audit sebagai suatu proses, dengan kemampuan dan independensi seseorang dalam menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi, bertujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan.

Kesimpulannya, audit merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok atau lembaga independen yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.

Ruang lingkup audit sendiri terbagi menjadi 3 yaitu sebagai berikut:

Iklan Perencanaaan Hari Tua - 728x90

Download Aplikasi Finansialku di Google Play Store

#1 Manajemen Audit (Policy Audit)

Suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independen, berorientasi ke masa depan terhadap keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen.

Tujuannya untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang telah ditetapkan, serta pencapaian social objective.

 

#2 Performance atau Operational Audit

Suatu kegiatan penilaian yang sistematis dan dilaksanakan secara independen dan objektif, berorientasi untuk masa depan atas semua kegiatan yang berada dalam sebuah perusahaan, terutama SDM.

Baik yang menyangkut bidang kegiatan top-middle atau low manajemen, dengan tujuan untuk mengadakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian serta meningkatkan manfaat SDM yang ada pada perusahaan.

 

#3 Financial Audit

Berorientasi pada pengujian atau penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan atau administrasi untuk memberikan perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang diterapkan.

Definisi Audit Adalah 01 - Finansialku

[Baca Juga: Tahukah Anda Apa itu Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia? Yuk Cari Tahu Sekarang!]

 

Sedangkan audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu departemen, divisi, atau perusahaan (mengevaluasi) dengan menitik beratkan pada peningkatan atau perbaikan kegiatan.

 

Pentingnya Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang.

Sumber daya dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut.

Audit juga menciptakan citra departemen SDM yang profesional antara manajer dan spesialis SDM, membantu menjernihkan peran departemen, dan menghasilkan keseragaman yang lebih besar.

Intinya, audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Dengan mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini, dapat dicari dan dilakukan tindakan korektif.

Di samping itu, audit dapat memberi pandangan bahwa departemen SDM responsif terhadap kebutuhan para manajer.

 

Norma Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Lazimnya audit dilaksanakan secara intern oleh departemen audit yang ada dalam perusahaan.

Audit yang dilaksanakan sebagai suatu fungsi penilaian yang bebas dibentuk di dalam suatu organisasi untuk memeriksa dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan perusahaan utamanya yang berkaitan dengan SDM.

Auditor mempunyai tanggung jawab atas penyediaan informasi mengenai kecukupan dan efektivitas suatu sistem pengendalian intern dan mutu pekerjaan departemen SDM.

Informasi untuk masing-masing mungkin berbeda-beda baik dalam bentuk maupun rinciannya, tergantung dari kebutuhan-kebutuhan dan permintaan-permintaan manajemen.

Tugas dan wewenang serta tanggung jawab departemen audit harus sejalan dengan norma-norma tertentu, yang sebaiknya mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

  • Manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas efektivitas sistem pengendalian intern (internal control) dan mutu pekerjaan organisasi tersebut.
  • Anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat untuk menyediakan analisis objektif, penilaian-penilaian, rekomendasi-rekomendasi, saran-saran, dan informasi mengenai pengendalian dan prestasi organisasi atau perusahaan.
  • Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil pekerjaan departemen audit untuk melengkapi pekerjaan mereka karena departemen audit telah menyediakan bukti yang cukup dan independen.

Audit Sumber Daya Manusia 04 Finansialku

[Baca Juga: 10 Tips Meningkatkan Produktivitas Kerja Setelah Pulang Kampung dan Libur Lebaran]

 

Melalui hal-hal di atas, disimpulkan bahwa tujuan dari norma audit adalah sebagai berikut:

  • Menanamkan pengertian atas peranan dan tanggung jawab departemen audit kepada semua level manajemen, badan atau lembaga lainnya yang mempunyai hubungan dengan audit.
  • Menetapkan dasar sebagai pedoman dan pengukuran tugas audit.
  • Perbaikan atas pelaksanaan tugas-tugas audit.

 

Norma-norma tersebut meliputi:

  • Independensi departemen audit dari kegiatan-kegiatan objek yang diperiksa dan objektivitas internal audit.
  • Kemandirian jabatan auditor harus dipergunakan secara saksama.
  • Ruang lingkup tugas departemen audit.
  • Pelaksanaan tugas departemen audit.
  • Pengelolaan departemen audit.

 

Manfaat dan Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Manfaat dari audit manajemen SDM antara lain sebagai berikut:

  1. Mengidentifikasikan kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.
  2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
  3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara karyawan departemen SDM.
  4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM.
  5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
  6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.
  7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.
  8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.
  9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan di dalam departemen SDM.
  10. Memberikan evaluasi yang cermat atas sistem informasi departemen SDM.

 

Definisi Audit Adalah 02 - Finansialku

[Baca Juga: Para HRD Ketahui 5 Hal yang Harus Dibahas Pada Pelatihan Persiapan Pensiun Karyawan]

 

Sementara tujuan audit SDM adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk:

  1. Menilai efektivitas SDM.
  2. Mengenali dan mempelajari aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
  3. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja.

 

Sumber Data Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber data yang dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain:

  1. Pemeriksaan fisik,
  2. Konfirmasi,
  3. Dokumentasi,
  4. Observasi, dan
  5. Pertanyaan pada klien.

 

Pendekatan Riset Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Riset digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut.

Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan.

Setiap alat menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan sehingga tim auditor akan menyusun pandangan-pandangan tersebut menjadi gambaran yang jelas mengenai segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan.

Adapun alat-alat tersebut adalah interview atau wawancara, informasi eksternal, survei, eksperimen SDM, analisis sejarah, dan audit internasional.

Terdapat 6 pendekatan dalam mengaudit SDM dengan riset, yaitu sebagai berikut:

 

#1 Riset Terapan (Applied Research)

Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM.

Kadang kala risetnya canggih, tergantung pada desain dan statistik yang digunakan.

Melalui riset ini bisa diupayakan untuk memperbaiki kinerja departemen.

 

#2 Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)

Merupakan riset yang sederhana. Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur mereka.

Pendekatan komparatif sering digunakan untuk membandingkan masalah ketidakhadiran, perputaran karyawan, dan data gaji.

Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

 

#3 Pendekatan Otoritas Pihak Luar (Outside Authority Approach)

Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi.

Dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis penyebab timbulnya masalah.

Para HRD, Selain Bonus Berikut Ini Cara Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan yang Efektif 01 - Finansialku

[Baca Juga: Ini Dia Hak Karyawan Berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang Perlu Diketahui]

 

#4 Pendekatan Statistik (Statistical Approach)

Mengembangkan ukuran statistikal kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada.

Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan.

Data menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer operasi dalam mengendalikan masalah.

Pendekatan ini biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain.

Informasi ini juga sering dinyatakan sebagai rasio yang mudah dihitung dan digunakan.

 

#5 Pendekatan Kepatuhan (Compliance Approach)

Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum.

Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data atau informasi formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan penilaian kerja.

Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk  memastikan apakah para manajer patuh terhadap ketentuan yang berlaku di perusahaan.

 

#6 Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective Approach)

Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.

Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur.

Selanjutnya diteliti kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Para HRD 8 Alasan Pentingnya Pelatihan Perencanaan Keuangan untuk Karyawan di Perusahaan Anda 02 - Finansialku

[Baca Juga: 8 Cara Sukses Memulai Bisnis Dengan Tim Baru]

 

Dalam praktiknya, pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan sekaligus pada semua departemen dan departemen SDM.

Lazimnya, banya menggunakan beberapa dari pendekatan yang telah dijelaskan sebelumnya, tergantung pada aktivitas-aktivitas yang akan diaudit.

Di sini auditor biasanya memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan para karyawan.

Umpan balik yang tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi aktivitas-aktivitas SDM.

 

Kesimpulan: Laporan Rekomendasi Hasil Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Hasil dari proses audit sumber daya manusia (SDM) tersebut adalah sebuah laporan audit SDM (audit report) yang memberi deskripsi komprehensif berisi hasil olahan temuan dan kegiatan audit SDM.

Laporan ini meliputi baik penghargaan maupun rekomendasi perbaikan untuk praktik yang kurang atau tidak efektif.

Isinya bukan hanya berupa kesimpulan saja, namun diliputi seluruh informasi yang akurat.

Temuan yang bersifat negatif biasanya dibuat dalam bentuk Kertas Data Temuan (KDT) yang akan dilaporkan pada institusi auditor.

KDT ini kemudian akan ditanggapi oleh perusahaan yang diaudit.

 

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai pentingnya melakukan audit SDM? Tinggalkan komentar Anda di bawah. Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom bawah ini. Terima kasih.

 

Sumber Referensi:

  • CHR. Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia). Jakarta: Gramedia Widiasarna Indonesia

 

Sumber Gambar:

  • Audit Sumber Daya Manusia 1 – https://goo.gl/DV4958
  • Audit Sumber Daya Manusia 2 – https://goo.gl/CbCrQQ
  • Audit Sumber Daya Manusia 3 – https://goo.gl/u6eYxQ
  • Audit Sumber Daya Manusia 4 – https://goo.gl/Vgjn9Q